Gender Equality Plan (GEP) NWO-D

NWO bevordert wetenschappelijk onderzoek van wereldklasse. Dit onderzoek heeft wetenschappelijke en maatschappelijke impact. Onderdeel daarvan is het stimuleren van een inclusieve wetenschapscultuur met oog voor diversiteit in de breedste zin. Dat wil zeggen: diversiteit in culturele, etnische en/of religieuze achtergrond, in gender, seksuele oriëntatie, arbeidsvermogen/gezondheid, leeftijd, talenten en kwaliteiten. Het is belangrijk dat wetenschap door mensen met verschillende achtergronden en ervaringen wordt bedreven. Een verscheidenheid aan perspectieven zorgt voor vernieuwend en creatief onderzoek. Bovendien wordt het vertrouwen in de wetenschap vergroot bij een betere representatie van de samenleving in het onderzoeksveld.

Gendergelijkheid, kansengelijkheid, academische vrijheid en sociale veiligheid in de wetenschap zijn belangrijke thema’s die hoog op de agenda staan in het politieke en publieke debat in Nederland. Ook de Europese Commissie heeft zich ten doel gesteld om gendergelijkheid in het Europese onderzoeksveld te bevorderen. Zo stelt de Europese Commissie institutionele gendergelijkheidsplannen verplicht voor financiering vanuit Horizon Europe, het kaderprogramma voor onderzoek en innovatie.

De verantwoordelijkheid en bijdrage van NWO aan het verbeteren van diversiteit en inclusie (D&I) in de wetenschap is tweeledig:

• NWO heeft de verantwoordelijkheid, positie en middelen om invloed uit te oefenen op het stimuleren van inclusie en diversiteit in de wetenschappelijke gemeenschap. Door diversiteit en inclusie in het primaire proces van NWO te stimuleren, een eigen duidelijke koers te bepalen en eisen te stellen aan de wetenschappelijke gemeenschap, kunnen we gewicht in de schaal leggen in het verbeteren van de diversiteit en inclusie in de wetenschap. Dit doen we met het zogeheten D&I-subsidiebeleid van NWO.
• Tegelijkertijd kennen we het D&I-werkgeversbeleid, waarmee NWO streeft naar een inclusieve organisatie met een divers personeelsbestand. Het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek en het vergroten van wetenschappelijke en maatschappelijke impact, kortom het succes van NWO, valt of staat met de inzet, kwaliteit, bevlogenheid en diversiteit van onze medewerkers. We streven naar een werkomgeving waarin ruimte is voor verschillen, waarin iedereen zichzelf kan zijn en zich veilig en gewaardeerd voelt.

Het thema diversiteit en inclusie staat al jarenlang hoog op de agenda bij NWO. We hanteren een positieve benadering, waarbij we de focus leggen op de toegevoegde waarde van diversiteit en inclusie. Om onze ambities te bereiken, hanteren we een integrale aanpak en werken we op cultureel, institutioneel en individueel niveau. Met als uiteindelijk doel een duurzame verankering van diversiteit en inclusie te realiseren binnen NWO in zowel het subsidiebeleid als het werkgeversbeleid.

Het implementatieplan diversiteitsbeleid is in 2018 vastgesteld. Dit integrale plan bevat doelstellingen voor het subsidiebeleid van NWO en ZonMw en voor het werkgeversbeleid van NWO-D en NWO-I. Veel doelstellingen uit dit plan zijn in de voorbije periode gerealiseerd. Er wordt momenteel gewerkt aan een geactualiseerd plan, met als doel om a) de implementatie van het beleid goed in te bedden in de huidige organisatiestructuur en b) het beleid aan te passen aan interne en externe ontwikkelingen. Vanzelfsprekend worden hierbij de geleerde lessen uit de voorliggende periode benut. En ook met een geactualiseerd plan is de eindstreep nog niet bereikt. Voor NWO is diversiteit en inclusie een opgave die blijvend aandacht vergt en vraagt om voortdurende ontwikkeling en monitoring van nieuwe initiatieven, inspelend op veranderingen in de samenleving en het wetenschapsveld. Monitoring gebeurt in ieder geval aan de hand van de data waarop gerapporteerd wordt en er vindt jaarlijks monitoring plaats op de plannen die zijn gemaakt.  

NWO heeft haar toewijding in de buitenwereld onderstreept door het tekenen van de Charter van Diversiteit in Bedrijf en de Verklaring van Amsterdam. In 2020 is het Nationaal actieplan voor meer diversiteit en inclusie in wetenschappelijk onderwijs gelanceerd, in nauwe samenwerking met (onder andere) NWO. Ook is NWO lid van Workplace Pride.

Zoals gezegd richt NWO haar blik zowel op diversiteit en inclusie in de wetenschappelijke gemeenschap als op diversiteit en inclusie binnen haar eigen medewerkerspopulatie. Beide pijlers kennen een NWO-breed programma, dat wordt geleid door een programmacoördinator. De pijlers zijn beide op het hoogste niveau geborgd binnen zowel de raad van bestuur als het directeurenteam van NWO.

• Het D&I-subsidiebeleid heeft projecten gestart en (deels) voltooid die gericht zijn op inclusief beoordelen, samenwerken en communiceren, over diversiteit en doelgroepen en over de positionering van NWO in het speelveld. De diversiteit van het onderzoeksobject is steeds onderdeel van deze projecten. Ieder project heeft een projectleider.
• Het werkgeversbeleid wordt uitgevoerd door een werkgroep waarin P&O, communicatie en de D&I-netwerken (LHBTI+) vertegenwoordigd zijn.

Voor beide pijlers is er capaciteit beschikbaar voor de ontwikkeling, implementatie, verankering en monitoring van het D&I-beleid. Naast het beschikbaar stellen van tijd en mensen, is er ook budget beschikbaar voor verschillende projecten die bijdragen aan meer inzicht in de randvoorwaarden voor en aan het bevorderen van diversiteit en inclusie in het wetenschapsveld. NWO streeft ernaar die projecten gaandeweg in al haar subsidie-instrumenten te verankeren. Op dit moment lopen de volgende initiatieven:

1. We ontwikkelen maatregelen die impliciete associaties over vrouwen en minderheden tegengaan bij de beoordeling van wetenschappelijk onderzoek. Dat doen we door in NWO-calls de beoordelingscriteria aan te passen, teksten en woordgebruik te verbeteren om barrières voor verschillende doelgroepen weg te nemen en onze deskundigheid hierin te bevorderen. Het gaat om een bedrag van 1.400.000 euro, waarvan 700.000 euro is toegekend door het Ministerie van OCW.
2. Voor het stimuleren van vrouwen in bèta- en technische wetenschappen is tijdelijk 2.500.000 euro per jaar beschikbaar gesteld door het Ministerie van OCW. Voor het stimuleren van onderzoekers met een migratieachtergrond is ook 2.500.000 euro per jaar beschikbaar gesteld.
3. Om vrouwen in het Talentprogramma (Aspasia) te stimuleren, is structureel 3.000.000 euro per jaar beschikbaar gesteld door het Ministerie van OCW.
4. Mozaïek is een promotiebeurzenprogramma dat gericht is op de in Nederland onder gerepresenteerde groep afgestudeerden met een migratieachtergrond uit Afrika, Azië, het Caribisch gebied, Midden- en Zuid-Amerika en Turkije. Het is een wetenschapsbreed programma; elk onderzoeksonderwerp kan in aanmerking komen. Er is 4.000.000 euro beschikbaar voor een vervolg op het programma: Mozaïek 2.0.
5. Het LNVH is het Landelijk netwerk Vrouwelijk Hoogleraren, dat als doel heeft om gelijke vertegenwoordiging van vrouwen te bereiken in de universiteit gemeenschap. Dit netwerk krijgt een basisfinanciering vanuit NWO.

Op verschillende manieren wordt informatie verzameld en gerapporteerd over diversiteit & inclusie binnen NWO.

Jaarlijkse externe rapportage

Jaarlijks rapporteert NWO als werkgever in het jaarverslag over zowel de man-vrouwverhoudingen binnen haar eigen medewerkerspopulatie en bestuurlijke posities als binnen de onderzoeksaanvragen en honoreringen (o.a. voor het Talentprogramma, de Open Competitie en de Nationale Wetenschapsagenda).

Ook levert NWO data aan het Europese onderzoeksproject CRITERIA dat wordt uitgevoerd door het Research on Research Institute.

Interne rapportages

Vanaf 2022 worden per trimester diversiteitsaspecten van de medewerkerspopulatie, zoals man-vrouwverhouding, maar ook salaris, deeltijdfactor en leeftijd in een personeelsdashboard geanalyseerd en gepresenteerd in de afdelingen. Tevens is aandacht voor diversiteit geborgd in de rapportage van de planning & control cyclus op alle niveaus (van afdelingen tot aan RvB niveau). Vanuit het subsidiebeleid wordt ook een D&I-datadashboard ontwikkeld, waarin alle beschikbare data inzichtelijk gemaakt wordt en beter benut kan worden. Een belangrijk peilstokmoment voor het meten van inclusie, welzijn en sociale veiligheid van medewerkers is het terugkerende medewerkersonderzoek.

Vooruitlopend op het ondertekenen van de Verklaring van Amsterdam heeft NWO afgelopen voorjaar al de benchmark van Workplace Pride ingevuld om meer inzicht te krijgen in de kwaliteit van het LHBTI+-beleid van de organisatie. De benchmark stelt praktische verbeteringen voor en geeft inzicht in hoe de organisatie scoort ten opzichte van soortgelijke organisaties. Een van de verbeterpunten die daaruit volgde is het verstevigen en ondersteunen van structuren die bijdragen aan inclusie van de LHBTI+-medewerkers op de werkvloer. Daarnaast wordt onderzocht of de arbeidsvoorwaarden inclusief zijn voor alle groepen medewerkers.

Al deze cijfers zorgen voor een beter inzicht in de diversiteit en vormen zo waardevolle informatie voor gerichte initiatieven om de diversiteit en inclusie te vergroten.

Om diversiteit te bevorderen en de ervaren inclusie van de organisatie te verbeteren, is het belangrijk dat alle medewerkers binnen de organisatie betrokken zijn. Door veel medewerkers te betrekken bij projecten en acties, wordt het bewustzijn vergroot. Door aandacht te besteden aan onbewuste vooroordelen en hier medewerkers in te trainen, wordt iedereen zich meer bewust van eigen vooroordelen en kunnen medewerkers elkaar hierbij helpen. Ook hier is weer sprake van de twee pijlers: het werkgeversbeleid en het subsidiebeleid. In de afgelopen jaren zijn veel resultaten bereikt. Het actuele overzicht is te zien op NWO’s webpagina diversiteit & inclusie.

Een aantal recente en impactvolle veranderingen/interventies die de onbewuste vooroordelen aanpakken, zijn hier uitgelicht:

• Het uniform narratief CV is ingevoerd in alle Talentprogramma’s van NWO. Hiermee komt bij de beoordeling de nadruk meer te liggen op kwaliteit en (duurzame) impact en minder op kwantiteit en prestige.
• Om het beoordelingsproces van onderzoeksaanvragen te optimaliseren heeft NWO in 2020 beleid over Inclusief beoordelen ontwikkeld en informatievideo’s voor beoordelingscommissieleden en referenten geïntroduceerd. Door onbewuste vooroordelen bewust te maken, willen wij het vaak beperkte ideaalbeeld over wat een goede wetenschapper of een goede aanvraag is, verbreden. Ook bieden we met de video’s, factsheets en webpagina’s handreikingen om het gehele beoordelingsproces inclusiever te maken. De video voor commissieleden zal bij elke commissievergadering of bijeenkomst van commissieleden getoond worden. Om de beleidsmedewerkers die commissievergaderingen begeleiden hier goed op voor te bereiden en ze de juiste handvatten te geven, volgen zij hiervoor de training ‘een inclusief beoordelingsproces’. Negen NWO-medewerkers zijn opgeleid om collega-beleidsmedewerkers te trainen.
• Vanuit dezelfde gedachte zal NWO als werkgever een inclusieve manier van werven en selecteren introduceren. Het werving- en selectieproces biedt veel kansen om tot een divers en inclusief NWO te komen. We willen op de arbeidsmarkt iedereen bereiken en zorgen dat iedereen zich uitgenodigd voelt om te solliciteren en bij te dragen aan het resultaat van NWO. Bovendien gaan we actief op zoek naar mensen en talenten die een aanvulling zijn op het huidige personeelsbestand. Het reduceren van onbewuste vooroordelen, is bij werving en selectie bij uitstek van belang. Alle betrokkenen bij werving en selectie van nieuwe medewerkers worden getraind, te beginnen met het P&O-team. In lijn hiermee wordt ook de arbeidsmarktcommunicatie onder de loep genomen.
• Leidinggevenden hebben een belangrijke rol in de cultuur binnen de organisatie, door een veilige en stimulerende werkomgeving voor alle medewerkers te creëren en zelf het goede voorbeeld te geven. NWO is in 2021 een leiderschapsprogramma gestart waarin alle leidinggevenden met elkaar aan de slag gaan met hun ontwikkeling. Eén van de doelstellingen is om de leidinggevenden handvatten te bieden hoe je een veilige en inclusieve werkomgeving creëert en/of behoudt op en tussen alle niveaus van de organisatie.
• De inclusieve ‘NWO viert … ‘-kalender is een initiatief om de betrokkenheid en bewustwording op het gebied van diversiteit en inclusie bij alle medewerkers te vergroten. Een kalender waar álle bijzondere dagen opstaan: dagen die wij als NWO'ers samen kunnen vieren. We hopen elkaar hiermee beter te leren kennen, meer kennis te krijgen over andere feestdagen dan de dagen die we zelf gewend zijn te vieren en hierdoor het gesprek te openen over welke (feest)dagen bijzonder voor ons zijn, en waarom.
• Alle evenementen van NWO proberen we zo inclusief mogelijk te organiseren. Daarnaast staat bij een aantal evenementen voor medewerkers ook het thema diversiteit en inclusie centraal, zoals bij een ‘Connect-bijeenkomst’ voor alle medewerkers rondom het thema ‘onbewuste vooroordelen’. 
• Bij NWO streven we ernaar om medewerkers en bezoekers de hulpmiddelen en faciliteiten te bieden die zij nodig hebben. Denk aan rolstoeltoegankelijkheid, kolf- en stilteruimtes of het inhuren van een tolk.
• Voor de LHBTI+-gemeenschap is de laatste jaren bij NWO meer aandacht gekomen. Dit heeft vooral gestalte gekregen in het LHBTI+-contactpersonenoverleg, de aansluiting bij Workplace Pride (met in het najaar 2021 de organisatie van een Workplace Pride Tech-conferentie), netwerkbijeenkomsten en aandacht voor Coming Out Day. De komende jaren werken we aan het uitbreiden van de netwerkfunctie, een inclusieve cultuur en de mogelijkheden om het verminderen van drempels om je LHBTI+-identiteit te uiten. Op de kantoren van NWO wordt onderzocht of het mogelijk is ten minste één genderneutraal toilet(blok) op comfortabele loopafstand vanaf de werkplek te realiseren.

NWO vindt het belangrijk dat alle medewerkers gedurende hun hele loopbaan en dus in verschillende fases van hun leven hun werk op een gemotiveerde manier kunnen doen. Elke NWO’er moet met plezier aan de slag gaan. Dit noemen wij ‘duurzame inzetbaarheid’. Een goede balans tussen werk en privé vinden wij daarvoor een voorwaarde. We bieden een groot scala aan mogelijkheden voor het in balans brengen van werk en privé, in verschillende situaties of levensfasen.

Afhankelijk van individuele omstandigheden ('levensfase') kunnen medewerkers behoefte hebben aan meer tijd voor privé. Voor het tijdelijk of meer langdurig aanpassen van de werktijden zijn er in de CAO regelingen opgenomen. Daarnaast kent de CAO vormen van buitengewoon verlof voor specifieke gebeurtenissen, waaronder betaald ouderschapsverlof voor ouders, pleegouders en adoptieouders. Wanneer een dienstreis gemaakt moet worden, worden incidentele kosten voor kinderopvang door de werkgever vergoed. Voor collega’s die te maken hebben met de verzorging van een zieke naaste, is er betaald zorgverlof. Ook is het mogelijk om tijdelijk een minder belastende functie uit te oefenen, wanneer iemands omstandigheden daarnaar vragen.

Voor oudere medewerkers hebben wij het Generatieplan dat medewerkers die minder dan vijf jaar van de AOW-datum zijn verwijderd de mogelijkheid biedt om (gedeeltelijk betaald) één of twee dagen per week minder te gaan werken. Daarnaast biedt de ABP-pensioenregeling de mogelijkheid om vanaf de leeftijd van 60 jaar volledig of gedeeltelijk met pensioen te gaan.

Aandacht voor de werk-privébalans van medewerkers bestaat niet alleen uit regelingen, maar dit is ook geborgd in onze manier van werken en cultuur. Denk daarbij aan het terugkerende medewerkersonderzoek, het leiderschapsprogramma en de gesprekken binnen de R&O-cyclus (de Resultaat & Ontwikkelingscyclus).

Net als veel andere organisaties, heeft NWO een model ontwikkeld voor Hybride Werken. Er zijn uitgangspunten geformuleerd die een basis vormen voor het maken van werkafspraken voor hybride werken. Werk en privé zullen als gevolg van hybride werken meer in elkaar overlopen. Dat kan zorgen voor een betere balans in alle verantwoordelijkheden van iemand. Tegelijkertijd is het ook een verantwoordelijkheid van NWO als werkgever en van elke werknemer om goede afspraken te maken, zodat iedereen zo goed mogelijk hun werk kan doen, afhankelijk van de omstandigheden.

En ook bij dit thema zien we dit belang niet alleen bij onze medewerkers, maar hechten we ook waarde aan de werk-privébalans van de onderzoekers die bij ons een aanvraag doen. NWO heeft tegemoetkomingsregelingen vastgelegd om te waarborgen dat aanvragers die door verschillende externe oorzaken (zoals zwangerschap, kindverlof, zorgverlof, ziekte of bepaalde overmachtssituaties) hinder ondervinden bij het indienen van een aanvraag of het doorlopen van de beoordelingsprocedure, ook gelijke kans maken op een subsidie van NWO.

Onder ‘Training en capaciteitsopbouw’ is al ingegaan op het leiderschapsprogramma van NWO voor alle leidinggevenden. Genderdiversiteit is een voorwaarde geweest bij de inkoop van het leiderschapsprogramma en in de inhoud van het leiderschapsprogramma zelf. Eén van de leersessies gaat over diversiteit en inclusie en onbewuste vooroordelen. Het blijft niet bij een leersessie, maar vooral de toepassing in de praktijk en de leerervaring dat leidinggevenden elkaar kunnen helpen, zullen effect hebben op het leiderschap.

NWO stuurt al sterk op genderdiversiteit in onderzoekscommissies. Dit wordt nog uitgebreid voor de referenten die we aanschrijven.

Onderzoek laat zien dat organisaties zeggen de beste kandidaat te willen selecteren, terwijl in werkelijkheid de persoon waarmee (onbewust) de beste ‘klik’ is vaak de voorkeur geniet. Kandidaten uit ondervertegenwoordigde groepen krijgen zo vaker niet het voordeel van de twijfel, want een ‘klik’ wordt eerder gevoeld bij kandidaten die op onszelf lijken. In het hoofdstuk ‘Training’ is al toegelicht dat NWO een werkwijze voor inclusieve werving & selectie van nieuwe collega’s introduceert. In alle stappen van het proces worden betrokkenen, waaronder leidinggevenden en wervingscommissieleden, door P&O meegenomen. Doel is om tot een diverse en inclusieve medewerkerspopulatie te komen door:

• onbewuste vooroordelen weg te nemen uit het hele wervings- en selectieproces;
• te zorgen voor een inclusieve werving, door middel van een inclusieve vacaturetekst;
• het wervingsproces gestructureerd en daardoor zo objectief mogelijk in te richten;
• zorg te dragen voor een zo toegankelijk mogelijk NWO als het om faciliteiten gaat.

Sinds een aantal jaar organiseert NWO met input van LNVH, ECHO, KNAW de Jonge Akademie, PNN, PostdocNL en Young Academy Europe tweejaarlijks het carrière evenement Insight Out voor vrouwen in bèta- en technische wetenschappen.

Voor het subsidiebeleid geldt dat we instrumenten hebben voor vrouwen in de wetenschap, zoals het Aspasia-programma. Dit programma heeft als doel de bevordering van vrouwelijke wetenschappers tot universitair hoofddocent of hoogleraar te versnellen. Ook zet NWO nog scherper in op het verhogen van het vrouwenaandeel in haar commissies en besturen.

In 2022 zal NWO de call ’Advancing Equity in Academia through Innovation’ lanceren. Dit financieringsinstrument is bedoeld om bij te dragen aan een culturele verandering in de academische wereld en om een ​​duurzaam pad van gelijkheid & inclusie van ondervertegenwoordigde etnische groepen te creëren dat kan worden vertaald naar andere ondervertegenwoordigde groepen. Momenteel hebben we verder (nog) geen genderdimensie toegevoegd in de inhoud van onderzoek.

NWO wil een inclusieve en diverse organisatie zijn en dat kan alleen als we met elkaar een open, veilige en positieve werkomgeving creëren. Het afgelopen jaar heeft iedereen bij NWO-D de training ‘Samen werken met vertrouwen’ gevolgd. Hierin zijn we aan de slag gegaan met het bespreekbaar maken van (on)gewenst gedrag en het oefenen van gewenst gedrag. In het vervolg willen we een focusverschuiving aanbrengen naar positief gedrag.

Voor het geval dat er onverhoopt toch een keer een vorm van ongewenst gedrag beleefd wordt, zijn er allerlei manieren uitgelegd om ongewenst gedrag aan te kaarten, aan de hand van een escalatieladder: zo veel mogelijk wordt direct feedback gegeven en anders kunnen gesprekken plaatsvinden met leidinggevenden, P&O, of een onafhankelijke vertrouwenspersoon. Er bestaat ook altijd de mogelijkheid om een formele klacht in te dienen, zie de NWO uitvoeringsregeling 12. We hebben de communicatie rondom klachtenprocedures verbeterd en er is gewerkt aan verdere professionalisering van de vertrouwenspersonen.

Tot slot wordt ook in het eerder genoemde medewerkersonderzoek aandacht besteed aan het signaleren van ongewenst gedrag, in verschillende uitingsvormen. Leidinggevenden worden toegerust om dit thema bespreekbaar te maken in hun teams.

Ook voor haar onderzoekers wil NWO een open, veilige, diverse en inclusieve omgeving creëren. Onderzoekers hebben de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij het NWO Meldpunt wetenschappelijke integriteit. NWO beraadt zich op manieren waarop zij verder zorg kan dragen voor een veilige werkomgeving. Het adviesrapport van de KNAW-commissie ‘Voedingsbodem en preventie ongewenst gedrag in de wetenschap’ zal hier richtinggevend voor zijn.