Beleid sponsoring en evenementen
NWO is een onafhankelijke wetenschapsfinancier en wil dit te allen tijde uitdragen en uitstralen, ook tijdens grote bijeenkomsten zoals evenementen, congressen, symposia en conferenties. Dit kader biedt afbakening en richtlijnen hiervoor. Het document is openbaar en dient ter bewustwording en als handelingsperspectief.
NWO maakt onderscheid tussen de relatie met derden waarin:
- beide partijen actief bijdragen aan een gezamenlijk geformuleerde inhoudelijke doelstelling van het evenement, en
- een van de partijen is uitgenodigd een invulling te geven aan een gedeelte van het programma (zoals deelname aan een panel, aanwezigheid via stand) zonder invloed op de inhoudelijke doelstelling van het evenement
Afweegkader samenwerking met derden
Iedere samenwerking moet worden afgewogen op basis van het afweegkader samenwerking met derden. Bij het organiseren van evenementen samen met derden, het uitnodigen van derden voor evenementen of het aanwezig zijn van NWO bij evenementen op uitnodiging van derden, is het in eerste instantie belangrijk de meerwaarde ervan zorgvuldig te overwegen en heldere afspraken te maken. Daartoe zijn de paragrafen 1.1, 1.2 en 2.2 punt 2 te gebruiken van het ‘afweegkader samenwerking met derden’. De formulering ‘samenwerking’ moet in dit kader als ‘betrokkenheid’ worden gelezen.
Afweegkader samenwerking met derden
Additionele randvoorwaarden
- Aanwezigheid van derden bij een door NWO georganiseerd evenement is alleen mogelijk tegen kostprijs. NWO accepteert geen enkele vorm van additionele vergoeding (sponsoring) buiten de kostprijs en gemaakte afspraken rondom samenwerking.
- De communicatie door samenwerkingspartners is gelijkwaardig aan die van andere mede-organisatoren van het evenement en NWO.
- De communicatie door aanwezigen is beperkt tot vernoeming als aanwezige partij; en eventueel conform geldende afspraken met betrekking tot de communicatie op het evenement zelf (denk aan aankleding van een stand).