Riigihangete registri kasutusjuhendid

1. Millal avaldatakse registris hankega seotud teated?

(Täiendatud 16.06.2023)

Hankija esitatud teated avaldatakse registris tööpäeviti: 

a) kell 10:00 (siseriiklikud teated, mis on kinnitatud kuni sama tööpäev kell 9:00 ja TEDi saadetud teated, mille saatmisest on möödas 48h*);

b) kell 11:00 (lisandunud juunis 2023. Siseriiklikud teated, mis on kinnitatud kuni 10:00 ja TEDis samal tööpäeval kell 10:00 avaldatud teated*);

b) kell 15:00 (siseriiklikud teated, mis on kinnitatud kuni 14:00).

*ELT-le avaldamiseks saadetavate teadete puhul kehtib erikord. Riigihangete registris ei tohi hanke teadet või selle muudatust avaldada enne, kui see on avaldatud ELT veebiväljaandes TED, või enne 48 tunni möödumist väljaannete talituselt kättesaamise kinnituse teate saamisest. EL Väljaannete Talitus avaldab teateid tööpäeviti 5 päeva jooksul nende kättesaamisest. 

2. Kuidas saab alustatud hankes hanke alusandmeid, hanketeadet või dokumente muuta/lisada?

Kui tehtud on hanke alusandmete sisestamise ja hanke alustamise tegevus, siis saab teha tegevuse "Hanke alusandmete täiendamine". Seejärel tuleb teha muudatus vastaval hanke alusandmete töölehel või lisada/muuta kehtetuks hanke alusdokument. Tegevuse lõpetamisel esitatakse hanketeatel tehtud muudatuse kohta hanketeate muudatus registrile avaldamiseks. Kui hanketeate andmeid ei muudetud, hanketeadet ei esitata. Hanke juurde registreerunutele saadetakse alusandmete muutmise kohta teavitus.

Tähelepanu! Kui lisate alusdokumente ja muudate hanketeatel olevaid andmeid, muutuvad alusdokumendid nähtavaks alles hanketeate avaldumisel. Vajadusel tehke kaks erinevat hanke alusandmete täiendamise tegevust, esmalt lisage/muutke alusdokumendid, lõpetage tegevus ja alusdokumendid muutuvad huvilistele nähtavaks. Järgmise hanke alusandmete täiendamise tegevusega muutke hanketeate andmeid ja esitaga teate muudatus.

Tähelepanu! EL Väljaannete talitusele edastatavat teadet ei saa muuta hiljem kui 48 tundi enne taotluste, pakkumuste või ideekavandite esitamise tähtpäeva. Arvestada tuleb minimaalselt 3 tööpäevaga. Väljaannete talitusele edastatud andmeid saab muuta ainult pärast muudetava teate avaldamist.

3. Kas pakkuja saab koostatud või juba esitatud taotlust/pakkumust muuta?

Pakkuja saab koostamisel seisundis pakkumust igal ajal muuta või kustutada. Üleslaetud hankepassi faili saab asendada lohistades või laadides üles uue faili - pakkumuse koosseisu jääb alati viimane versioon. Lisafaile saab üles laadida pakkumuse dokumentide lehele. Enne esitamist saab registrisse sisestatud andmetest ja üleslaetud dokumentidest ülevaate vajutades nupule "Moodusta pakkumuse dokumendid". Pakkumus tuleb kindlasti ka esitada!

Kui taotlus/pakkumus on esitatud, kuid esitamise tähtpäevani on veel aega, saab taoltluse/pakkumuse tagasi võtta, teha muudatused ja uuesti esitada. Hankija ei saa enne esitamise/avamise tähtpäeva saabumist esitatud pakkumusi näha ega avada.

Kui esitamise tähtpäev on saabunud, ei saa enam koostamisel taotlust/pakkumust esitada ega esitatud taotlust/pakkumust tagasi võtta või muuta. 

4. Mida teha, kui esitamise tähtpäev on saabumas, aga taotlust/pakkumust ei saa esitada?

Pakkuja peaks taotluse/pakkumuse koostamise tegevust alustama aegsasti. Probleemide ilmnemisel tuleb sellest kohe teavitada registri kasutajatuge ja hankijat. Kui esitamise tähtpäevani on piisavalt aega, saab hankija esitamise tähtpäeva vajadusel edasi lükata. Kui kasutajatugi tuvastab registri tehnilise tõrke, lisab register süsteemi tõrke perioodi ja teavitab sellest hankijaid, kelle hangetes saabub esitamise tähtpäev tõrke ajal või 8 tunni jooksul pärast tehnilise tõrke lõppemist. Vastavalt RHS § 81 lg 3 lükkab hankija esitamise tähtpäeva edasi vähemalt 1 päeva. Seotud hangetes tekib hankijale võimalus alustada tegevust "Esitamise tähtpäeva edasilükkamine registri tõrke tõttu". 

Pärast esitamise tähtpäeva möödumist, ei ole registril ega hankijal võimalik ettevõtjat esitamata jäänud taotluse/pakkumuse osas aidata.

5. Hankija on saatnud pakkujale sõnumi, aga ma ei näe seda registris?

Kontrollige, et olete hanke registreerimislehel pakkujaga seotud isikute hulgas ja, kui koostatud on taotlus/pakkumus, siis ka taotluse/pakkumusega seotud isikute hulgas. Pakkujatel on nüüd taotluse/pakkumuse meeskonnad. Kõik pakkujaga seotud isikud ei näe automaatselt kõiki ettevõtja taotlusi/pakkumusi, vaid iga taotluse/pakkumuse sisse näevad vaid selle konkreetse taotluse/pakkumuse juurde lisatud isikud. Ettevõtja peakasutaja rollis isik saab end alati taotluse/pakkumuse juurde lisada, samuti saab ta teisi pakkuja esindajaid lisada. Nii pakkuja peakasutaja kui esindaja saavad taotlust/pakkumust koostada ja esitada.

Kui tegemist on ettepanekuga esitada pakkumus 2-etapilises hankes, tuleb veenduda, et olete ka esitatud taotlusega seotud isik. Kui tegemist on minikonkursiga tuleb veenduda, et olete raamhankes esitatud pakkumusega seotud isik. 2-etapilistes hangetes ja minikonkurssides saab pakkumustega toimetada ainult taotlusega või raamhanke pakkumusega seotud isik. Pakkuja peakasutaja saab muuta kõikide hangete registreerimislehel pakkuja kontaktisikuid ning kõikide taotluste/pakkumuste seotud isikuid.

6.  Kuidas lisada/lõpetada hankelepinguid raamlepingu alla ja raamlepingut lõpetada?

Raamlepingu lõpetamseks on esmalt vaja registrisse lisada raamlepingu alt sõlmitud hankelepingud. Hanke töölaualt "Hanke täitmine/lõpetamine" etapi alt tuleb alustada tegevust "Hankelepingu lisamine raamlepingule". See tegevus võimaldab "Lepingud" lehel konkreetse raamlepingu alla hankelepingut lisada ja see sõlmituks märkida. Alates RHR versioonis 4.8 (27.01.2021 kl 17:00) saab sõlmituks märgitud lepingu lõpetada sama tegevuse käigus (nt tagantjärele koondina lisatavate hankelepingute puhul). Kui see on tehtud, siis tuleb minna uuesti töölauale ja seal pooleliolev tegevus lõpetada. 

Lepinguid saab lõpetada "Hanke täitmine/lõpetamine" etapi all, alustades tegevust "Lepingu lõpetamise andmete sisestamine".
See tegevus võimaldab raamlepingu alla lisatud hankelepinguid lõpetada ja ka vajadusel kohe raamlepingut lõpetada.  0 maksumusega saab raamlepingut lõpetada vaid siis, kui hankelepinguid ei ole sõlmitud. Raamlepingu kogumaksumus moodustub registrisse lisatud hankelepingute maksumuste summast. Kui kõik on tehtud, siis tuleb töölaual pooleliolev tegevus lõpetada.

7. Millal valida ettevõtja kontrollis või eduka pakkuja kontrollis tingimuste juures "vastab kinnituste alusel" ja millal "vastab"? Millal valida lõpptulemust kinnituste alusel ja millal tõendite alusel?

Kui hankepass ei ole kasutusel, tuleb ettevõtjate kontrollis ja ka eduka pakkuja kontrollis kõrvaldamise aluste või kvalifitseerimise igas konkreetses tingimuses olema märgitud tulemuseks "vastab" mitte "vastab kinnituse alusel" ning lõpptulemuseks "kõrvaldada"/ "mitte kõrvaldada tõendite alusel" ja "kvalifitseerida"/"mitte kvalifitseerida tõendite alusel".

Kui kasutusel on hankepass, on ettevõtjate kontrollis võimalik valida tingimustele vastavuseks "vastab kinnituste alusel" ja lõpptulemuseks  "kõrvaldada"/"mitte kõrvaldada kinnituste alusel" ja "kvalifitseerida"/"mitte kvalifitseerida kinnituste alusel". Eduka pakkuja kontrollis peab hankepassi kasutamisel olema kõrvaldamise aluste või kvalifitseerimise igas konkreetses tingimuses märgitud tulemuseks "vastab" ning lõpptulemuseks "kõrvaldada"/"mitte kõrvaldada tõendite alusel" ja "kvalifitseerida"/"mitte kvalifitseerida tõendite alusel".

8. Kuidas lõpetada vanas registris sisestatud lepingut, milles on mitu osa?

Tegevust "Lepingu lõpetamise andmete sisestamine" saab uues registris alustada ühele hanke osale korraga. Vanas registris lisatud lepingute osas, kus on mitu osa, tuleks toimida järgneva näite järgi:

Leping on sõlmitud hanke osadele 1, 2, 3.

1. Alustada lepingu lõpetamise tegevust osaga 1;
2. Sisestada lepingu osa 1 kohta summa, lepingu lõpetamise kuupäeva ja ainult SALVESTADA (st ei kuuluta lepingut lõppenuks);
3. Lõpetada tegevus osaga 1;
4. Alustada lepingu lõpetamist osaga 2;
5. ...
6. Alustada lepingu lõpetamist osaga 3. Nüüd saab lepingu märkida lõppenuks, sest kõikidele osadele on summad olemas;

8. Lõpetada tegevus hanke töölaual.

9. Kuidas esitada hankelepingu sõlmimise teadet (HLST), kui ei pidanud esitama alustavat teadet (nt väljakuulutamiseta läbirääkimistega hange) ja pakkumused ei esitatud registris (RHR)?

Hankijana tuleb alustada oma töölaualt uue hanke sisestamist. Hanke üldandmetesse tuleb märkida pakkumuste esitamise tähtaeg minevikku. Kindlasti tuleb üldandmetes märkida, et tegemist ei ole e-hankega (st pakkumused EI OLNUD esitatud RHRis ehk meie keskkonnas). Selleks tuleb küsimusele „Kogu teabevahetus toimub elektrooniliselt“ vastata eitavalt ja väljal „Põhjus, miks ei ole elektrooniline“ kirjeldada põhjust. Kõik hanke alusandmete lehed tuleb läbi käia ja igal pool valida Lõpeta andmete sisestamine. Kindlasti on vaja sisestada hindamise kriteeriumid, sest ka need peavad hankelepingu sõlmimise teatel avalduma.

Kui kõik hanke alusandmete lehed on läbi käidud ja rohelise linnukesega aktsepti saanud, siis Menetlemine nupu alt hanke menüüs tuleb minna selle hanke töölauale ja lõpetada tegevus Hanke alusandmete sisestamine. Seejärel tuleb alustada tegevust Hanke alustamine. Sellega te avaldate selle hanke nö iseenda jaoks ja keegi seda veel ei näe.

Kokkuvõtlikult, ilma eelneva alustamisteateta ja ilma pakkumusteta registris lepingu sõlmimisest teavitamiseks on oluline, et hanke üldandmetes:
• ei ole elektroonilise teabevahetuse märget,
• pakkumused ei ole märgitud RHRis esitamisega,
• esitamise aeg on minevikus.

Kui tegevusega Hanke alustamine on hange läinud Alustatud seisundisse, siis tuleb minna hanke menüüs Taotlused/pakkumused – Registreerimisleht ning registreerida sinna ettevõte(d) ning märkida pakkuja tunnused ja eduka pakkuja tunnused, kellega on leping sõlmitud.

Seejärel tuleb taas minna Menetlemine nupu alt selle hanke töölauale ja töölehel Hanke täitmine/lõpetamine alustada tegevust Menetluse lõppemisest teavitamine. Selle tegevusega saab valida nii vabatahtliku teate esitamise (kui leping ei ole veel sõlmitud ja on olemas otsus lepingu sõlmimise kohta ning soovitakse sellest otsusest vabatahtlikult teavitada) kui ka kohe hankelepingu sõlmimise teate (HLST) esitamise.

Vabatahtliku teate korral jääb lisatud leping koostamisel seisundisse ning sõlmimise kuupäeva väljale tuleb sisestada otsuse kuupäev. Peale vabatahtliku teate avaldumist, kui leping on sõlmitud, tuleb taas alustada tegevust "Menetluse lõppemisest teavitamine" ja siis juba HLST eesmärgiga ja siis saab koostatud lepingu sõlmituks märkida ning tegevuse lõpetamisel esitada HLST avaldamiseks.

10. Kuidas käib registris nn pöördmenetlus?
 

Mõistet "pöördmenetlus" seaduses küll pole, kuid selle all mõtleme RHS § 52 lõikes 3 mainitud võimalust avatud hankemenetuses kontrollida pakkumuste vastavust ning hinnata vastavaks tunnistatud pakkumusi enne pakkujate suhtes kõrvaldamise aluste puudumise ja kvalifikatsiooni kontrollimist. Sama saab kasutada kõigis 1-etapilistes hangetes, kui selline kord oli  alusdokumentides ette nähtud. Registris tähendab see seda, et pärast pakkumuste avamist jätkatakse vastavuse kontrolli tegevusega mitte ettevõtjate kontrolli tegevusega. Tegemist on lühema menetlusega, kus kõrvaldamise aluseid ja kvalifikatsiooni kontrollitakse vaid ühe ehk eduka pakkumuse esitanud ettevõtja osas.

Nn tavamenetluse tegevused:

Pakkumuste avamine
Ettevõtjate kontroll (hankepassi korral ettevõtjate formaalne kontroll hankepassis esitatud kinnituste alusel)
Vastavuse kontroll
Hindamine
Eduka pakkumuse valmine
Eduka pakkuja kontroll (hankepassi korral sisuline kontroll)

Nn pöördmenetluse tegevused:

Pakkumuste avamine
Vastavuse kontroll
Hindamine
Eduka pakkumuse valimine
Eduka pakkuja kontroll (sisuline kontroll)

11. Kuidas lahendada registris olukord, kui pakkumuse maksumuses esineb arvutusviga?
 

Tegemist on olukorraga, kus hinnakalkulatsiooni dokumendis on pakkuja teinud arvutusvea (liitmine, lahutamine, korrutamine, jagamine) ja registri töölehel "Hindamiskriteeriumid ja hinnatavad näitajad" on seetõttu kogumaksumusena sisestatud vale summa.

RHS § 117 lg 3 järgi, kui hankija avastab pakkumuse maksumuses arvutusvea, parandab hankija arvutusvea ja teatab sellest viivitamatult pakkujale. Registri teabevahetuses on selleks otstarbeks sõnumid ettevõtjale sektsioonis eraldi sõnumi liik "Palve nõustuda arvutusvea parandamisega", mis lisab pakkujale vaikimisi vastamise tähtajaks 2 tööpäeva (vt ka RHS § 117 lg 3).

Kui pakkuja sõnumile vastates hankija arvutuskäiguga ei nõustu, lükkab hankija pakkumuse tagasi vastavuse kontrolli tegevuse käigus. Iga vastavustingimuse kontrolli tulem saab olla vastav, kuid kokkuvõtlik otsus pakkumusele ikkagi „tagasi lükata“. Hankija lisab otsusesse vastava kommentaari.

Kui pakkuja on sõnumile vastates hankija arvutuskäiguga nõustunud, jätkab hankija pakkumuste hindamise tegevusega. Kui maksumus on registris vale, ei pruugi hankija seetõttu registri hindamise tegevuse raames saada korrektset hindamise tulemit või, ainult maksumuse kriteeriumi puhul, pakkumuste järjestust.  Mitme hindamiskriteeriumiga hankes arvutab hankija korrektsed hindepunktid väljaspool registrit. Hankija kajastab korrektsed hindepunktid ja/või pakkumuste järjestuse kommentaarina registri koostatud otsuse dokumendis või eraldi dokumendis.

NB! Registrisse sisestatud pakkumuse maksumust ei tohi lasta pakkujal parandada kohandamise tegevuse kaudu. Kohandamise tegevus on ette nähtud vaid läbirääkimiste tulemusena kokku lepitud lõplike pakkumuste esitamiseks.

Eduka pakkuja valimise tegevuse käigus on hankijal võimalik märkida korrektne edukas pakkuja või pakkujad. Menetluse lõppemisest teavitamise tegevuse käigus on hankijal võimalik lisada korrektne lepingu maksumus (süsteem lisab vaikimisi eduka pakkumuse maksumuse).

Selliste olukordade vältimiseks soovitame hankijatel hinnatabel võimalusel ette valmistada registri töölehel „Hindamiskriteeriumid ja hinnatavad näitajad“ ja loobuda hankija enda koostatud maksumuse vormidest. Register oskab pakkuja esitatud ühiku hinnad korrutada hankija määratud kogusega ja liita maksumused kokku korrektselt.

12. Kuidas esitada hankelepingu muutmise teadet, kui lepingu maksumus ei muutu?
 

Hanke töölaual etapis "Hanke täitmine/lõpetamine"  tuleb alustada tegevust "Lepingu andmete parandamine". Valides tegevusel "Jätka tegevust" suunab süsteem hankija "Lepingud" lehele, kus sõlmitud seisundis lepingul saab valida "Muuda". Vajadusel saab lepingu andmetesse salvestada muudatusi, nt täitmise tähtaega.

Kui sõlmitud lepingus midagi muuta ei ole vaja, aga on vaja muutmise teade esitada (vt RHS § 123 lg 5), siis saab seda teha. Tegevuse "Lepingu andmete parandamine" lõpetamisel tuleb lisada muudatuse põhjendus ning kindlasti valida nupp "Lõpeta tegevus" (mitte "Lõpeta tegevus ilma teadet esitamata"). Registrile esitatakse hankelepingu muutmise teade koos muudatuse põhjendustega.

13. Kuidas esitada vabatahtlikku teadet?

Vabatahtliku teate esitamine on võimalik kõigis ilma hanget alustava teateta alustatud hangetes, sh väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlus, erandi alusel, lihtsustatud korras tellitav teenus (ainult KJ sektoris). Valikus "Erandi alusel" menetlust  registris ei toimu. Võimalik on esitada vaid vabatahtlikku teadet ja hankelepingu sõlmimise teadet.

Esmalt tuleb registrisse sisestada hanke andmed. Hanget saab avaldada nii e-hankena kui mitte e-hankena. Kui pakkumuste esitamist eRHRis ei olnud, siis tuleb hanke üldandmetes lisada märge, et pakkumusi ei esitatud eRHRis. Sel juhul on vaja peale alusandmete sisestamist teha hanke alustamise tegevus. Registreerimislehele tuleb seejärel lisada ettevõtja ning talle lisada pakkuja ja eduka märked. Seejärel tuleb etapi "Hanke täitmine/lõpetamine" alt alustada tegevust "Menetluse lõppemisest teavitamine", valides eesmärgiks vabatahtliku teate esitamine (mitte tavapärane HLST ehk hankelepingu sõlmimise teate esitamine).

Vabatahtliku teate valiku korral tuleb samuti lisada lepingu andmed, aga sõlmimise kuupäeva asemel tuleb sisestada otsuse kuupäev, jätta leping koostatud seisu ja tegevuse lõpetamisel esitatakse registrile vabatahtlik teade. Enne tegevuse lõpetamist saab "Hanke teated" lehel veenduda, et teate sisu on õige.

Kui leping saab sõlmitud, tuleb "Menetluse lõppemisest teavitamise" tegevust korrata, valides nüüd eesmärgiks hankelepingu sõlmimise teate ehk HLST esitamine. Leping tuleb märkida sõlmituks, lisada lepingu sõlmimise kuupäev ning tegevus lõpetada. 

14. EL Teatajale (TED) avaldamiseks saadetavas teates on valideerimisvigu. Mida teha?

12.05.2023 läksime riigihangete registris üle uutele e-vormidele (SDK versioon 1.3), mis rahvusvahelistes hangetes peavad vastama EL Teataja poolt vastavale versioonile seatud valideerimisreeglitele.

Kui tegevuse lõpetamisel tuleb teavitus, et teatel esineb valideerimisvigu, siis tuleb minna Hanke teated lehele ning koostamisel teate juures valida Valideeri ning süsteem ütleb, milles viga seisneb. Hetkel on veakirjeldused vaid inglise keeles. Kui vea kirjeldus on arusaadav, korrigeerib hankija vastavat puudusega andmestikku. Valideerimisveaga teadet EL Väljaannete Talitusele saata ei saa.

Allpool on välja toodud enamesinenud valideerimisvead ja käitumisjuhised hankijale vea esinemisel. Küsimustega palume pöörduda registri kasutajatoe poole.

Huviline leiab e-vormide kohta lisainfot:

• e-vormide määrus ja selle lisa (Annex 2);
• EL Teataja Väljaannete Talituse poolt koostatud tehniliste nõuete dokumendid.

1. Valideerimisvead hanget alustavas teates

2. Valideerimisvead hankelepingu sõlmimise teates

Soovitame kõigil kasutajatel tutvuda ka registri kasutusjuhenditega. Küsimuste korral abistab registri kasutajatugi [email protected], 611 3693.

Rahandusministeerium on analüüsinud hankijate poolt riigihangete registrile riigihanke menetluste tulemuste, sõlmitud lepingute ja täidetud lepingute kohta esitatud andmeid ning leidnud andmetes mitmeid puudusi. Selleks, et riigihangete andmed oleksid korrektsed ja avalikkusele, poliitika kujundajatele jm riigihangete teabest huvitatud isikutele õigeaegselt kättesaadavad, on oluline, et hankijad järgiks andmete esitamisel riigihangete seadusest tulenevaid nõudeid.

Palume kõikidel hankijatel üle vaadata riigihangete registris oma riigihangete andmed ja esitada andmed, kui nende esitamise tähtpäev on saabumas või vajadusel esitatud andmed parandada. Muu hulgas oleme leidnud eksimusi lepingu maksumuse esitamisel, näiteks on lepingu maksumuseks esitatud ühikuhind, mitte lepingu kogumaksumus.

Esimesel võimalusel palume esitada teave, mille esitamise tähtaeg on möödunud. Üldreeglina on andmete esitamiseks aega 30 päeva alates hankemenetluse lõppemisest, lepingu sõlmimisest või lepingu lõppemisest.

Andmete analüüsi tulemusena leitud oletatavate puuduste korral pöördume järgnevatel nädalatel e-posti teel paljude hankega seotud isikute poole või hankija või tema õigusjärglase üldisel e-posti aadressil.

Vajadusel saate riigihangete registri kasutamisega seotud küsimustes abi registri kasutajatoelt.

Registrile andmete esitamisel on abiks Rahandusministeeriumi koostatud juhend (lisatud 11.02.2022). 

03.02.2022