Die Bücherregale füllen sich langsam mit bunten Aktenordnern und die Ecke des Wohnzimmers wurde kurzerhand zum Mini-Büro umfunktioniert – in deutschen Wohnungen und Häusern haben während der Coronapandemie kleine Büros Einzug gehalten. Was zunächst als kurzfristige Zwischenlösung gedacht war, hat sich in vielen Haushalten mittlerweile zum Dauerzustand entwickelt.
Mit Folgen: Die Schubladen sind verstopft, Stifte und Papierkram fliegen überall herum, bunte Post-its kleben am Bildschirm und die vielen Kabel unter dem Schreibtisch bilden ein kaum lösbares Durcheinander. Wer auf das Chaos blickt und dabei das schlechte Gewissen bemerkt, das immer lauter wird, fragt sich: Wie räume ich am besten mein Büro auf und wo fange ich mit dem Ausmisten am besten an?
Ordnen, sortieren, wegwerfen
Manchen Menschen fällt das Aufräumen leichter als anderen. Um sich mit dem Projekt "Büro ausmisten" nicht sofort zu überfordern, sollte man am besten klein anfangen, mit dem Schreibtisch zum Beispiel. Dieser ist häufig der Mittelpunkt der Arbeit oder dort sammelt sich schnell allerlei Zettelwirtschaft an.
Zu Anfang stellt man fünf Kisten zum Ordnen bereit:
- Kiste: Bleibt. Alles, was darin landet, wird behalten.
- Kiste: Weitergeben. Dieser Behälter ist für all das reserviert, was andere erledigen oder gebrauchen können.
- Kiste: Sofort erledigen. Dort landen alles, was noch beim Aufräumen selbst erledigt werden kann. Zum Beispiel per Telefon, E-Mail oder durch das direkte Absortieren in die Ablage.
- Kiste: Unentschieden. Diese Box kommt nach dem Befüllen in den Abstellraum oder Keller.
- Kiste: Weg damit. Dieser Inhalt wird weggeworfen.
Dann geht es ans Sortieren: Was kann in die Tonne, was wird noch gebraucht und was kann vielleicht sogar direkt erledigt werden? Erfahrungsgemäß verschaffen die "Kisten-Kategorien" 3 und 5 besonders schnell Erleichterung. Was bleibt, wird abgelegt, zum Beispiel in Ordner, Hängeregister oder Projektmappen. Was weitergegeben wird, landet in Kiste Nummer 2 und das Übrige in Kiste 4.
Den Schreibtisch auf diese Weise wieder frei zu bekommen geht ziemlich schnell. Alles, was dann noch auf dem Tisch liegt – zum Beispiel Stifte und andere Büroutensilien – werden abgeräumt und die Fläche mit einem feuchten Lappen abgewischt. Danach wird die Fläche wieder belegt. Dabei hilft die Faustregel: Der Schreibtisch braucht natürlich nicht komplett leer zu sein, doch es sollten nur Dinge daraufstehen, die täglich benötigt werden.
Zum Schluss werden die fünf Kisten entsprechend wieder weggeräumt (Kiste 4 in den Abstellraum und Kiste 5 in den Müll) – oder gleich für das nächste Ausmisten-Projekt genutzt.
Einen Fundus schaffen
Alles, was nicht täglich gebraucht wird, bleibt in Schreibtischnähe und gehört in Schubladen oder Regale. Für Dinge, die eher unregelmäßig benötigt oder die auch von anderen Personen benutzt werden, bietet sich ein Fundus an. Das kann zum Beispiel ein kleines Regal mit Boxen sein, in dem Druckerpapier, Netzteile, Batterien und anderes Bürozubehör wie zum Beispiel Locher gelagert werden.
Leer gewordene Möbel am besten entfernen
Nachdem der Schreibtisch und die erweiterte Ablage aufgeräumt sind, kann der Fokus auf die weiteren Bereiche des Arbeitszimmers – wenn vorhanden – gelegt werden. Regale, Fensterbänke und weitere Schubladen sind an der Reihe. Auch hier hilft beim Ausmisten das Fünfer-Kisten-Prinzip, um Ordnung zu schaffen und die Dinge zu priorisieren.
Wichtig dabei: Wenn die Regale und Ablagesysteme freigeräumt und vieles weggeworfen wurde, bitte nicht sofort wieder vollstellen. Die Erfahrung zeigt, dass sich freigeräumte Flächen schneller wieder füllen, als einem lieb sein kann. Daher gilt: Nicht mehr benötigte Möbel am besten direkt wegstellen oder an jemand anderen weitergeben. So kommt man gar nicht erst in Versuchung, wieder Dinge dort abzulegen, die dann zu Staubfängern mutieren.
Kabelsalat sortieren
Ebenfalls ein beliebter Staubfänger: der dicke Kabelsalat unter oder hinter dem Schreibtisch. Viele versuchen – mal mehr und mal weniger elegant – ihn hinter einem Rollcontainer oder einer Pflanze zu verstecken. Kabelbinder und Kabelführungen am Tisch helfen, die Verkabelungen der Technik wieder neu zu sortieren. Und beim Entwirren des großen Knotens wird sicher auch das ein oder andere Kabel dabei sein, das schon längst nicht mehr benötigt wird. Weg damit!
Eine sinnvolle Ordnung schaffen
Und last but not least: Geben Sie den Dingen im Büro eine Heimat! Bedeutet: Die neue Ordnung am Arbeitsplatz wird im Idealfall dazu führen, dass jeder Gegenstand einen (sinnvoll) definierten Platz zugewiesen bekommt und diesen auch behält – sei es auf dem Schreibtisch oder im Regalsystem.
Auf diese Weise ist das Risiko geringer, dass sich die neu geschaffene Ordnung wieder verselbstständigt und erneut zum Durcheinander mutiert. Ziel sollte es sein, alle für die tägliche Arbeit nötigen Dinge innerhalb einer Minute finden und erreichen zu können.
