Firmy chcą oszczędzić na pracy zdalnej. Sprawdź, jak nie dać się oszukać

Kodeksowe przepisy zobowiążą firmy m.in. do wypłacania pracownikom ryczałtu za prąd zużyty przy pracy w domu i dostęp do internetu. To dodatkowy koszt, którego firmy starają się uniknąć. Oczywiście mogłyby całkowicie rezygnować z pracy zdalnej, ale w obecnych realiach to w praktyce niemożliwe z uwagi na oczekiwania zatrudnionych. Część przedsiębiorców stara się więc zaoszczędzić na ryczałtach, wykorzystując inne przepisy nowelizacji Kodeksu pracy.

— Chodzi o okazjonalną pracę zdalną, która — według założeń — miała być stosowana w razie nagłej potrzeby pracy z domu. Niektórzy pracodawcy chcą automatycznie zaliczać część zwykłej pracy zdalnej jako tę świadczoną w formie okazjonalnej. W ten sposób obchodziliby przepisy o rekompensacie kosztów — wskazuje Paweł Śmigielski, dyrektor wydziału prawno-interwencyjnego Ogólnopolskiego Porozumienia Związków Zawodowych.

WIĘCEJ INFORMACJI PRAWNYCH W SEKCJI BUSINESS INSIDER POLSKA — PRAWO

Różne formy pracy poza firmą

Nowe przepisy przewidują dwa odmienne tryby wykonywania obowiązków z domu. Pierwszy dotyczy zwykłej, regularnej pracy zdalnej. Zatrudniony będzie mógł wykonywać obowiązki całkowicie lub częściowo (tryb hybrydowy) poza siedzibą firmy. Reguły świadczenia takiej pracy mają być określane w porozumieniach zawieranych ze związkami zawodowymi lub w regulaminie (jeśli nie uda się porozumieć ze związkami lub tych ostatnich nie ma w firmie). Zasady te będzie można też ustalić indywidualnie, w porozumieniu z samym pracownikiem. Co ważne w wyjątkowych sytuacjach, np. stanu zagrożenia epidemicznego lub klęski żywiołowej, zatrudniający sam wyda polecenie pracy zdalnej.

W tym klasycznym formacie firma ma zapewnić zatrudnionemu materiały i narzędzia niezbędne do pracy zdalnej oraz pokryć koszty energii elektrycznej, oraz usług telekomunikacyjnych (dostęp do internetu). Można będzie ustalić ryczałt, którego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem obowiązków z domu.

Nowelizacja przewiduje także drugi, odrębny tryb pracy na odległość. Chodzi o okazjonalną pracę zdalną, świadczoną na wniosek pracownika, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. W takim przypadku nie trzeba będzie przestrzegać niektórych obowiązków, jakie ustawa przewiduje w przypadku klasycznej pracy zdalnej, w tym — co najistotniejsze — nie ma obowiązku wypłaty wspomnianego ryczałtu z tytułu podwyższonych kosztów przy pracy z domu. Ten tryb — w założeniach — ma być stosowany w przypadkach, gdy zatrudniony pracuje stacjonarnie, ale nagle, np. z powodów rodzinnych, potrzebuje popracować z domu. W praktyce, jak wskazują związkowcy, niektóre firmy starają się go wykorzystać do innych celów.

Czytaj też: Kierowcy dorobią bez ograniczeń. To grozi wypadkami

Sprytna próba uniknięcia kosztów

— Zdarza się, że w trakcie negocjacji porozumienia w sprawie stosowania pracy zdalnej, pracodawca proponuje ustalenie liczby dni w miesiącu, które zatrudniony może przepracować zdalnie. Jeśli pracownik zawnioskuje o skorzystanie ze zdalnego trybu, to automatycznie połowa zadeklarowanego czasu pracy zdalnej miałyby być udzielana w formie okazjonalnej, a nie klasycznej — wskazuje Paweł Śmigielski.

Czyli np. jeśli pracownik zawnioskuje w danym miesiącu o 10 dni pracy zdalnej, to pięć dni będzie traktowane jako okazjonalna praca zdalna, za którą nie przysługuje ryczałt za zużyty prąd i internet. Reguła ta będzie stosowana aż do wyczerpania pełnego wymiaru pracy okazjonalnej w danym roku kalendarzowym (24 dni). W praktyce oznacza to, że np. w modelu "pół na pół" (połowa dni pracy w firmie, a druga połowa zdalnie) zatrudniający przez dwa miesiące w roku nie płaciłby zatrudnionym ryczałtu. Co na to prawnicy?

Czytaj też: Przez aferę w NCBiR firmy tracą miliony złotych. Mogą pójść do sądów

Trzeba odmawiać lub składać skargi

— Takie rozwiązanie jest niedopuszczalne, należy je traktować jako przykład obchodzenia prawa. Okazjonalna praca zdalna to forma benefitu, extra uprawnienia dla pracowników. Firma godzi się na nią w sytuacji, gdy zatrudniony ma potrzebę pracy z domu. Ten ostatni ponosi wówczas koszty wykonywania obowiązków z domu, w tym prądu i dostępu do internetu. Takiej pracy nie można planować — wskazuje dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski.

Teoretycznie omawiane rozwiązanie oznaczałoby, że w firmie stosowana jest np. hybrydowa praca zdalna, ale w praktyce, gdyby pracownik chciał z niej skorzystać, to musiałby wybrać też zdalną pracę okazjonalną, za którą nie dostanie ryczałtu.

— To niezgodne z przepisami. Porozumienie lub regulamin w sprawie pracy zdalnej nie może obejmować pracy świadczonej w formie okazjonalnej. Tę ostatnią stosuje się na podstawie odrębnej procedury, na wniosek pracownika, bez żadnej sugestii ze strony zatrudniającego, który może jedynie zdecydować czy udziela takiej pracy, czy jej odmawia — podkreśla prof. Monika Gładoch, radca prawny z kancelarii M. Gładoch Specjaliści Prawa Pracy.

Oczywiście w praktyce pracodawcy mogą nieformalnie wymuszać na zatrudnionych, aby wnioskowali o okazjonalną pracę zdalną lub godzili się — jak w podanym wcześniej przykładzie — na "zaliczanie" zwykłej pracy z domu jako tej świadczonej okazjonalnie. Może być to skuteczne, w szczególności, jeśli od takiej zgody będą uzależniać samą możliwość stosowania pracy z domu (na której często zależy podwładnym).

— Nie da się wykluczyć takich prób ze strony zatrudniających. W takich przypadkach zatrudnieni mogą oczywiście zawiadomić Państwową Inspekcję Pracy, która weryfikuje czy działania pracodawcy są zgodne z przepisami. Interweniować mogą też związki zawodowe i społeczni inspektorzy pracy, jeśli działają w firmie — podsumowuje prof. Gładoch.