Alkoholowe akta w firmach. Tylko dwa tygodnie na obowiązkowe zmiany. Sprawdź, jak je zrobić

— Wątpliwości interpretacyjne budzi obowiązek przenoszenia dokumentów dotyczących dotychczasowych kontroli w miejscu pracy. Tym bardziej że niektóre są powiązane np. ze zwolnieniami z pracy i przechowywane są w innych częściach akt — wskazuje dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w Kancelarii Raczkowski.

WIĘCEJ INFORMACJI PRAWNYCH W SEKCJI BUSINESS INSIDER POLSKA — PRAWO

Nowe wymogi dla zatrudniających

Zgodnie z nowymi przepisami w części B akt osobowych trzeba zamieścić potwierdzenie, że pracownik został poinformowany o:

• wprowadzeniu kontroli trzeźwości zatrudnionych lub na obecność narkotyków
• grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą
• sposobie przeprowadzania takiej weryfikacji.

Firmy muszą też wydzielić nową, piątą część akt osobowych (część E). Ma ona zawierać informacje dotyczące:

• kontroli trzeźwości lub na obecność narkotyków przeprowadzonej przez pracodawcę
• badania stanu trzeźwości pracownika lub na obecność narkotyków przeprowadzonego przez organ porządku publicznego (np. policję).

Dokumenty znajdujące się w module E akt należy gromadzić w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery (E1, E2 i kolejne). Informacje o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku (wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo nietrzeźwości), przechowuje się — co do zasady — maksymalnie przez rok od ich zebrania. Jeśli dane te mogą stanowić dowód w postępowaniu (np. przed sądem, w razie sporu z pracownikiem zwolnionym z powodu nietrzeźwości), to przechowuje się je do prawomocnego zakończenia postępowania.

Czytaj też: Firmy chcą oszczędzić na pracy zdalnej. Sprawdź, jak nie dać się oszukać

Dwa tygodnie na dostosowanie

W praktyce wątpliwości interpretacyjne może wywoływać zawarty w rozporządzeniu przepis przejściowy. Firmy mają dostosować sposób przechowywania dotychczas zgromadzonych dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości do zmienionego rozporządzenia. Będą mieć na to dwa tygodnie od momentu wejścia w życie zmian (czyli muszą zrealizować ten obowiązek do 3 kwietnia 2023 r.). Warto jednak przypomnieć, że teoretycznie przed 21 lutego 2023 r. (wejście w życie nowelizacji kodeksu pracy) firmy nie mogły samodzielnie badać trzeźwości zatrudnionych. W razie podejrzeń miały wzywać np. policję lub straż miejską. W praktyce jednak wiele przedsiębiorstw samodzielnie prowadziło badania pracowników przy użyciu alkomatów. Dotyczy to w szczególności np. firm transportowych i dużych zakładów przemysłowych, które uzasadniały kontrole koniecznością zadbania o bezpieczeństwo pracowników i osób postronnych (klientów, pasażerów).

— Załóżmy, że firma stosowała taką kontrolę i przechowuje protokoły badania przy stanowisku pracowników ochrony, bo to oni sprawdzają pracowników przy użyciu alkomatów. Pojawia się więc pytanie, czy należy teraz sprawdzić wszystkie protokoły i usunąć te, które są przechowywane dłużej niż rok, a pozostałe przenieść do części E akt osobowych? Na dodatek, jeśli z powodu nietrzeźwości pracownik został zwolniony np. dyscyplinarnie, to dokumenty związane z badaniem mogą być obecnie przechowywane w części C akt, w których gromadzi się pisma związane ze zwolnieniem z pracy. Czy teraz należy je przenosić do części E, jeśli nie minął rok od badania? — wskazuje mec. Dörre-Kolasa.

Czytaj też: Kierowcy dorobią bez ograniczeń. To grozi wypadkami

Jak interpretować nowy obowiązek?

Część prawników podkreśla, że zmiany w kodeksie pracy, które umożliwiły firmom samodzielne badanie trzeźwości, weszły w życie wcześniej niż nowe przepisy o dokumentacji pracowniczej. A to może sugerować, że do nowej części E akt osobowych trzeba jedynie przenosić dokumenty z kontroli przeprowadzonych w okresie od 21 lutego 2023 r. do 21 marca 2023 r., czyli gdy już obowiązywały nowe przepisy kodeksu pracy dopuszczające weryfikację trzeźwości, a nie weszły jeszcze w życie regulacje zobowiązujące do utworzenia nowej części akt osobowych i przechowywania w niej dokumentów dotyczących badania pracowników.

— Wydaje się jednak, że to zbyt wąska interpretacja — wskazuje mec. Dörre-Kolasa.

Wszystko wskazuje więc, że firmy muszą obecnie sprawdzać protokoły przeprowadzonych wcześniej kontroli trzeźwości i przenosić do części E te dotyczące badań z ostatniego roku (a te z wcześniejszych lat najprawdopodobniej trzeba usunąć, chyba że mogą one stanowić dowód w postępowaniu). To oznacza, że działy kadrowe czeka w najbliższych tygodniach wiele pracy.

— Jeśli firma nie dostosuje się do nowych wymogów, to musi liczyć się z ewentualnymi zarzutami nieprawidłowego przechowywania danych osobowych — podsumowuje mec. Dörre-Kolasa.