Czy firma powinna odpowiadać za VAT, a więc zapłacić podatek wykazany na pustej fakturze, jeśli to pracownik oszukiwał i ją wystawił, posługując się danymi spółki? Na to pytanie odpowiedział wczoraj Trybunał Sprawiedliwości UE w sprawie polskiej spółki prowadzącej stację paliw. Wyrok jest korzystny dla firmy. Tego typu sporów jednak nie zakończy – oceniają eksperci podatkowi.
- Zapadł ważny wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE w polskiej sprawie
- Chodziło o sytuację, gdy pracownicy oszukiwali, wykorzystując dane firmy, a organy podatkowe zażądały VAT od tej firmy
- Eksperci podkreślają, że firmy po wyroku Trybunału powinny przyjrzeć się swoim zasadom fakturowania, bo nie zawsze im się upiecze
- Więcej informacji o biznesie znajdziesz na stronie Businessinsider.com.pl
Spory o należytą staranność w VAT toczyły się przez wiele lat. Najnowszy wyrok TSUE (sygn. C-442/22) to kolejna odsłona. Sprawa dotyczyła pustych faktur na stacji benzynowej. Proceder polegał na tym, że kierowniczka stacji kazała pracownikom zbierać paragony wyrzucane do kosza przez kierowców tankujących paliwo. Następnie paragony wymieniała na faktury, z których można było odliczać VAT. Firmy, z którymi kierowniczka się dogadała, nie wpłaciły jednak podatku, a żądały zwrotu VAT od fiskusa. Pracownicy stacji mieli z tego swój "procent". Proceder trwał cztery lata, kierowniczka wystawiła prawie 1,7 tys. faktur. Skarb Państwa stracił na tym ok. 320 tys. euro (po dzisiejszym kursie euro to prawie 1,4 mln zł).
Spółka prowadząca stację nie była świadoma, że pracownicy oszukują na VAT. Gdy na stację przyszli kontrolerzy skarbówki i zorientowali się w procederze, zażądali zapłaty VAT od stacji. Spór sprowadzał się do tego, czy VAT z pustych faktur ma zapłacić fiskusowi spółka prowadząca stację, czy kierowniczka, która je wystawiła, bez wiedzy i zgody pracodawcy.
Zobacz także: Wielu dyrektyw nie wdrożyliśmy na czas. Mamy pełną listę [TYLKO U NAS]
Co orzekł Trybunał Sprawiedliwości UE w sprawie VAT z pustych faktur?
Czytaj także w BUSINESS INSIDER
Jeśli pracownik wystawiał puste faktury, to firma, w której był zatrudniony, nie odpowiada za VAT z tych faktur, pod warunkiem że dochowała należytej staranności – orzekł Trybunał Sprawiedliwości UE. To pracownik wykorzystujący dane swego pracodawcy do wystawiania fałszywych faktur musi więc zapłacić podatek. Jest tak pod warunkiem, że pracodawca będący podatnikiem VAT dochował należytej staranności, rozsądnie wymaganej w celu kontrolowania działań swojego pracownika.
Trybunał orzekł, że jeśli na pustych fakturach były dane firmy, ale działa ona w dobrej wierze, a organ wie, kto rzeczywiście wystawił tę fakturę (pracownica), to w takiej sytuacji pracownica musi zapłacić VAT. "Odmienna wykładnia byłaby sprzeczna z celem dyrektywy VAT" — stwierdził TSUE.
Na tym jednak Trybunał nie poprzestał. Jeśli firma nie działała w dobrej wierze, to należy uznać, że ona musi zapłacić VAT wykazany na pustych fakturach.
TSUE wskazał bowiem, że: "nie można uznać takiego pracodawcy będącego podatnikiem VAT za działającego w dobrej wierze, jeżeli nie dochował on należytej staranności wymaganej w celu kontrolowania działań swojego pracownika i uniknięcia w ten sposób możliwości wykorzystania przez tego pracownika jego danych identyfikacyjnych do celów VAT do wystawiania fałszywych faktur w celu popełnienia oszustwa."
TSUE zaznaczył również, że to czy w świetle wszystkich okoliczności sprawy spółka-pracodawca wykazała się należytą starannością, musi ocenić organ podatkowy lub krajowe sądy (NSA).
— Konkluzja TSUE jest jak najbardziej słuszna, gdyż firma nie powinna ponosić odpowiedzialności i negatywnych konsekwencji wynikających z działania nieuczciwych pracowników. W praktyce jednak kluczowe będzie wykazanie przez pracodawcę dochowania należytej staranności w zakresie nadzoru działań pracownika. Z pewnością ocena należytej staranności będzie przedmiotem sporów z organami podatkowymi – ocenia Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner w MDDP.
Co się zmieniło w przepisach o VAT?
Proceder na stacji paliw miał miejsce w 2014 r. Zwróćmy uwagę, że dziś taki proceder w zasadzie nie występuje, bo zmieniły się przepisy o VAT. Dziś nikt nie zbiera paragonów na stacjach, bo nie można ich już wymienić na faktury. Firmy nadal odliczają VAT od paliwa, ale muszą od razu poprosić o "zwykłą" fakturę na stacji lub paragon z NIP. Jeśli nie ma NIP na paragonie, bo np. pracownik o tym zapomni, to firma nie ma prawa odliczyć VAT.
— Wyrok TSUE odnosi się zatem do nieco już historycznej sytuacji prawnej, bo od 2014 r. nastąpiła istotna cyfryzacja podatku VAT, zatem tego typu oszustwa są już mocno utrudnione — przyznaje Krystian Łatka, doradca podatkowy i starszy konsultant podatkowy w Instytucie Studiów Podatkowych.
Choć wyrok TSUE dotyczy oszustw na stacjach paliw, to ma jednak znaczenie również w każdej sytuacji, gdy pracownik wystawiał puste faktury, a firma o tym nie wiedziała. Dziś, po orzeczeniu Trybunału, kluczowe jest więc pytanie, jakie procedury i nadzór nad fakturami powinny wdrożyć firmy.
Zobacz także: Sprytne zagrywki superbogatych. Gromadzą fortuny dzięki "filantropii"
Konieczne zabezpieczenie fakturowania?
— Wyrok TSUE pokazuje, jak ważna nadal jest należyta staranność i działanie w dobrej wierze, nie tylko pod względem weryfikacji transakcji kupieckich, ale także wewnętrznych zasad i wytycznych dotyczących procesów fakturowania — komentuje Kajetan Kubicz, adwokat, partner w LTCA.
Janina Fornalik tłumaczy, że dotychczasowa praktyka dotycząca dochowania należytej staranności w zakresie oszustw karuzelowych pokazuje, że organy przyjmują bardzo restrykcyjne podejście, często wręcz absurdalne, bez żadnych podstaw uznając, że podatnik powinien był wiedzieć o oszustwie. A skoro podatnik powinien był wiedzieć, to urzędnicy wyciągają wniosek, że nie dochował należytej staranności. W rezultacie organy podatkowe pozbawiają przedsiębiorców prawa do odliczenia VAT lub nakazują zapłacić podatek wykazany na pustej fakturze.
Eksperci zgodnie przyznają, że firmy mogą się przed tym bronić.
— Aby zapewnić argumenty do obrony na wypadek sporu, niezwykle istotne będzie wprowadzenie w firmach odpowiednich procedur kontrolowania procesów związanych z wystawianiem faktur. Najlepiej, aby miały one formę pisemną. Warto też ograniczyć możliwości wystawiania przez pracowników faktur w sposób manualny poza systemem fakturowym – mówi Janina Fornalik.
Krystian Łatka zwraca uwagę, że w sprawie stacji benzynowej (której dotyczył wyrok TSUE) sposób fakturowania umożliwiał wystawianie faktur VAT poza informatycznym systemem fakturowania, bez konieczności uzyskania dodatkowej zgody swojego pracodawcy. — TSUE to dostrzegł. Nie chodzi więc o całkowite wykluczenia możliwości wystawienia faktury z użyciem danych podatnika (przywłaszczenie tożsamości), ale w istocie wykazanie przez firmę, że faktyczny wystawca faktury (np. pracownik) działał pomimo stosowanych zabezpieczeń. TSUE położył zatem nacisk na procedurę i kontrolę jej przestrzegania – zgadza się Krystian Łatka.
Kajetan Kubicz zwraca uwagę, że organy w sprawie stacji paliw wskazywały też na brak istnienia dokumentacji, z której wynikałyby zasady organizacyjne i obowiązki pracownika, który wystawiał ów fikcyjne faktury.
— O tego rodzaju dokumentacji wewnętrznej podatnicy często zapominają, a waga takich regulacji może mieć określone konsekwencje nie tylko na gruncie tu rozpatrywanej odpowiedzialności za wykazane na fakturach kwoty podatku VAT, ale także w odniesieniu do roszczeń cywilnych, odpowiedzialności karnoskarbowej, w szczególności z tytułu nierzetelnych ksiąg, czy też — w niedalekiej przyszłości — na gruncie obowiązkowego stosowania KSeF — stwierdza Kajetan Kubicz.
Jak firmy powinny się zabezpieczyć?
— Punktem wyjścia, jeśli chodzi o zabezpieczenia odpowiedzialności firmy, jest określenie, kto może fakturować lub korygować faktury i w jaki sposób. W istocie chodzi o ustalenie zasad fakturowania, czyli regulaminu lub instrukcji wewnętrznej – podpowiada Krystian Łatka. Firma powinna też wyznaczyć osoby, które za to odpowiadają.
— Pracodawca powinien też okresowo kontrolować, czy proces fakturowania jest realizowany prawidłowo, a to powinno sprowadzać się zasadniczo do weryfikacji działania zabezpieczeń. Nie da się przecież sprawdzić, czy "po godzinach" pracownik w domu nie tworzy pustych faktur na dane pracodawcy – mówi Krystian Łatka.
Zwraca on również uwagę, że obecnie faktury są zwykle wystawiane z wykorzystaniem systemów billingowych (komputerowych), zatem podstawowym narzędziem powinien być poprawnie działający system, który:
- ogranicza uprawnienia do fakturowania lub korygowania faktur,
- identyfikuje osobę wystawiającą fakturę (indywidualne loginy, hasła),
- wyklucza fakturowanie poza systemem, ewentualnie przewiduje konieczność uzyskania zgody innej osoby na wystawienie takiej faktury (zatwierdzanie faktur).
Można też oddzielić proces sprzedaży i fakturowania pomiędzy różne osoby.
KSeF rozwiąże lub ograniczy problem oszustw w VAT?
Eksperci przyznają, że jeśli wejdzie w życie obowiązkowy Krajowy System e-Fakturowania (ostatnio zawieszony przez ministra finansów po wykryciu błędów), to ryzyko oszustw fakturowych zostanie znacząco ograniczone.
— W KSeF wszystkie faktury B2B będą wystawiane w centralnym systemie zarządzanym przez organy administracji skarbowej, co będzie wymagało posiadania odpowiednich uprawnień, a jednocześnie umożliwi automatyczną weryfikację faktur z rozliczeniami VAT w formie JPK_V7 — przekonuje Janina Fornalik.
Z taką oceną zgadza się Krystian Łatka. Jak mówi, jeśli w końcu dojdzie do wdrożenia obowiązkowego KSeF, to system ten w pewnym zakresie będzie realizował powyższe założenia, chyba że podatnik będzie uwierzytelniał się automatycznie (token, certyfikat programu fakturowego lub finansowo-księgowego), wówczas zapewnienie szczelności i bezpieczeństwa dostępu do firmowych narzędzi informatycznych nadal będzie spoczywać na pracodawcy.
Wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z 30 stycznia 2024 r. w sprawie C-442/22
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz Business Insider Polska
Dziennikarz Business Insider Polska. Podatki, prawo, finanse
Więcej artykułów tego autora