Do 20 maja musisz rozliczyć składkę zdrowotną. Zobacz, jak to zrobić i uniknąć pułapek

Na jakim formularzu trzeba rozliczyć składkę i do kiedy ją zapłacić?

Do 20 maja trzeba złożyć odpowiedni formularz — ZUS DRA lub ZUS RCA — ten sam, na którym trzeba złożyć deklarację za kwiecień 2024 r.

Druk ZUS DRA składają osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

Druk ZUS RCA składają osoby opłacające składki za siebie oraz za inne osoby, np. za swoich pracowników.

Do 20 maja trzeba też uiścić ewentualną dopłatę składki, jeśli wynika ona z rocznego rozliczenia, a także zapłacić należne składki za kwiecień 2024 r.

Formularze można wysłać elektronicznie, za pomocą systemu Płatnik, a także w aplikacji ePłatnik na Platformie Usług Elektronicznych, czyli PUE ZUS. Osoby, które nie korzystają z elektronicznych form, mogą złożyć formularz papierowy (za siebie i maksymalnie czterech ubezpieczonych).

Oczywiście inne składki płacą przedsiębiorcy opłacający ryczałt i inne opłacający liniowy PIT lub rozliczający podatek według skali PIT.

Jakie dane trzeba wypełnić w formularzu

Do rozliczenia rocznego składki zdrowotnej trzeba wypełnić blok "Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne": XII w ZUS DRA lub III.F w ZUS RCA.

W formularzu przedsiębiorcy muszą wykazać dane do wyliczenia rocznej składki odrębnie dla każdej z form opodatkowania (skala PIT, podatek liniowy, ryczałt). Jeśli prowadzisz jedną działalność, np. opodatkowaną ryczałtem, to tylko tę część trzeba wypełnić.

Pierwszym problemem może być ustalenie rocznej podstawy wymiaru składki.

Jaka jest podstawa wymiaru składki zdrowotnej na skali PIT?

Składkę liczymy w zależności od formy opodatkowania działalności (skala PIT, liniowy PIT, ryczałt). — Tu jest problem — przyznaje Izabela Leśniewska. Ekspertka wyjaśnia, że sprowadza się on do tego, że mogą wystąpić pewne różnice przy liczeniu podstawy obliczenia podatku (w przypadku PIT na zasadach ogólnych i liniowego PIT) oraz podstawy wymiaru składki zdrowotnej.

— Jeśli przedsiębiorca nie stosował zwolnień np. dla osób na urlopie macierzyńskim, to podstawa do celów PIT i składki zdrowotnej powinna być taka sama. Różnica jest, gdy przedsiębiorca np. sprzedał środek trwały. To nadal rodzi problemy, mimo że ZUS już wydał kilka interpretacji — stwierdza Izabela Leśniewska. Ekspertka wskazuje też na inne problemy (wyjaśniamy je w dalszej części artykułu).

Przypomnijmy, że dla przedsiębiorców na skali PIT roczną podstawą wymiaru składki jest dochód z działalności, czyli różnica między przychodami i kosztami uzyskania przychodów. Dochodu nie pomniejszamy jednak o straty z 2023 r. i ulgi, ale należy uwzględnić różnice remanentowe. Do przychodów i kosztów nie zaliczamy przychodów i kosztów osiągniętych i poniesionych w okresie zawieszenia działalności.

Tak ustaloną kwotę dochodu trzeba jeszcze porównać z minimalną podstawą wymiaru składki zdrowotnej.

Dla przypomnienia w trakcie roku składkowego, jeśli dochód był niższy od płacy minimalnej, to przedsiębiorca miał obowiązek przyjąć jako podstawę wymiaru tę płacę minimalną i zapłacić od niej minimalną składkę.

Wreszcie trzeba porównać dochód rzeczywisty z dochodem minimalnym, od którego naliczana jest składka zdrowotna.

Jako podstawę wymiaru składki zdrowotnej trzeba przyjąć kwotę wyższą. Gdy mamy podstawę wymiaru składki zdrowotnej, to mnożymy ją przez 9 proc. (bo tyle wynosi składka).

Jaka jest podstawa wymiaru składki zdrowotnej na liniowym PIT

Przedsiębiorcy na liniowym 19 proc. PIT płacą składkę w wysokości 4,9 proc., a podstawą jej wymiaru również jest rzeczywisty dochód. Zasadniczo rozliczenie roczne wygląda prawie tak samo, jak w przypadku osób na zasadach ogólnych PIT.

Liniowcy mogą jednak zapłaconą składkę — za siebie i osoby współpracujące — odliczyć od dochodu lub zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ale tylko do limitu 10 200 zł rocznie. A zatem po ustaleniu rocznej podstawy wymiaru składki zdrowotnej mogą jeszcze odjąć maksymalnie 10 200 zł (pod warunkiem że faktycznie zapłacili tyle składki w trakcie roku), jeśli ujęli ją w kosztach uzyskania przychodów.

Ponadto tak samo, jak u osób na skali PIT, jeśli dochód liniowca nie przekracza płacy minimalnej, to również bierzemy pod uwagę dochód minimalny.

Jaka jest podstawa wymiaru składki zdrowotnej na ryczałcie

Przedsiębiorcy opłacający ryczałt patrzą z kolei na swoje przychody roczne. I obliczają składkę zdrowotną według progu odpowiadającemu ich przychodowi. Obowiązują trzy progi: gdy przychody roczne nie przekroczyły 60 tys. zł (1), gdy przekroczyły 60 tys. zł i nie przekroczyły 300 tys. zł (2) oraz gdy przekroczyły 300 tys. zł (3).

Ryczałtowcy mogą odliczyć od przychodu połowę zapłaconej składki zdrowotnej, zarówno za siebie, jak i za osoby współpracujące, ale tylko dla celów podatkowych, a nie dla celów ustalania wysokości przychodów dla progów składki zdrowotnej.

W praktyce trzeba porównać, czy składki wpłacone w poszczególnych miesiącach wyniosły tyle, co składka roczna. Jeśli w ciągu roku przedsiębiorca zapłacił mniej, to w deklaracji rocznej składkę trzeba dopłacić.

Jeśli po obliczeniu przychodu rocznego okaże się, że płaciliśmy składkę dla niższego progu (do 60 tys. zł), a uzyskaliśmy wyższy przychód (powyżej 60 tys. zł), to składkę trzeba dopłacić.

Jaka różnica w okresie opłacania składek

W zależności od formy prowadzenia działalności inne są okresy opłacania składek. Tylko w przypadku ryczałtowców okres ten pokrywa się z rokiem kalendarzowym. W przypadku liniowców i przedsiębiorców na skali PIT wprowadzono tzw. okres składkowy obejmujący okres — od 1 lutego danego roku do 31 stycznia roku kolejnego.

To oznacza w praktyce, że w deklaracji rocznej, przedsiębiorcy na liniowym PIT i na skali PIT muszą wpisać składki, jakie deklarowali w okresie od lutego 2023 r. do stycznia 2024 r. włącznie (w tym okresie został bowiem wskazywany dochód za 2023 r. – od stycznia do grudnia).

Natomiast ryczałtowcy muszą wpisać składki za okres od stycznia do grudnia 2023 r.

— Duże kłopoty z rozliczeniem składki zdrowotnej mają przedsiębiorcy, którzy na początku 2024 r. zmienili formę opodatkowania. Przykładowo chodzi o sytuacje, gdy podatnik był na ryczałcie, a w styczniu 2023 r. zmienił formę opodatkowania na liniowy PIT. Tu jest problem w tym, że w przypadku liniowego PIT inaczej liczy się rok składkowy (nie pokrywa się z kalendarzowym) — tłumaczy Izabela Leśniewska. Tacy podatnicy — dodaje — muszą wskazać roczne rozliczenie składki zdrowotnej w dwóch blokach (deklaracji), osobno dla ryczałtu i osobno dla liniowego PIT.

Kto może mieć problem z wysyłką formularza ZUS DRA lub ZUS RCA

— Problem z wysyłką rozliczenia rocznego składki zdrowotnej mogą mieć podatnicy, którzy prowadzili działalność gospodarczą w styczniu 2023 r. opodatkowaną według skali PIT lub liniowym PIT, a następnie ją zawiesili — mówi Izabela Leśniewska. Ekspertka wyjaśnia, że w takich przypadkach przedsiębiorcy nie mogą wysłać rozliczenia rocznego składki zdrowotnej za 2023 r. w Płatniku.

Kłopot — dodaje Izabela Leśniewska — mogą mieć też przedsiębiorcy, którzy pracowali przez część roku za granicą, a więc osiągnęli przychody w Polsce i innym kraju. — ZUS różnie odpowiada podatnikom, jak ustalić dochód — przyznaje ekspertka.

Kiedy dopłata składki, a kiedy zwrot

Kwota dopłaty lub nadpłaty musi wynikać z deklaracji rocznej.

Zwrot składki będzie w przypadku, gdy przedsiębiorca opłacił w 2023 r. składkę na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie wyższej, niż została ustalona w deklaracji rocznej (ZUS DRA/ZUS RCA).

Składkę trzeba będzie dopłacić, jeśli przedsiębiorca opłacił składkę w kwocie niższej niż ustalona w deklaracji rocznej (ZUS DRA/ZUS RCA).

Jeśli przedsiębiorca musi dopłacić składkę, to trzeba ją uregulować wraz ze składką za kwiecień 2024 r., do 20 maja 2024 r. Uwaga, jeśli przedsiębiorca spóźni się z dopłatą, zostaną naliczone odsetki za zwłokę.

Jak odzyskać nadpłatę składki

Jeśli z deklaracji wynika nadpłata, to przedsiębiorca może ją oczywiście odzyskać.

Wniosek o zwrot nadpłaty (RZS-R), która wynika z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej, zostanie automatycznie utworzony i udostępniony na profilu płatnika na PUE ZUS następnego dnia po złożeniu dokumentu z rocznym rozliczeniem. Wniosek będzie dostępny w widoku "Dokumenty i wiadomości", w sekcji "Dokumenty robocze".

— Wystarczy go zweryfikować, podpisać i odesłać za pośrednictwem PUE najpóźniej do 3 czerwca 2024 r. — informuje Iwona Kowalska-Matis, regionalny rzecznik prasowy ZUS Województwa Dolnośląskiego.

ZUS zwróci nadpłatę na rachunek bankowy wskazany we wniosku do 1 sierpnia br., o ile na koncie przedsiębiorcy nie będzie żadnych zaległości. Jeśli podatnik ma zaległość, to nadpłata zostanie przeznaczona na poczet zaległości.

Jeśli płatnik nie złoży wniosku o zwrot nadpłaty, ZUS rozliczy ją na koncie płatnika najpóźniej do końca tego roku.

Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu prawnego Business Insider