Bilans roczny — co to, kto go składa i kiedy, jakie są kary?

W skład bilansu rocznego według portalu gov.pl wchodzą następujące elementy:

• bilans, gdzie wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy;
• rachunek zysków i strat pokazujący przychody, koszty, zyski i straty, a także obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy;
• informacje dodatkowe, które zawierają m.in. opis obranych zasad rachunkowości, w tym przyjętych metod wyceny i zmian w stosunku do roku ubiegłego.

Ponadto do bilansu rocznego należy także dodać:

• uchwałę zatwierdzającą powyższe dokumenty;
• sprawozdanie z działalności (jeśli dotyczy), m.in. spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych;
• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty;
• opinię lub sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli bilans podlegał badaniu).

Bilans roczny — kto składa sprawozdanie finansowe?

Informacje o działalności firmy, czyli bilansie rocznym, mają te podmioty, które według ustawy o rachunkowości są zmuszone do prowadzenia ksiąg (z powodu swojego statusu prawnego albo wysokości przychodów). Drugą kategorię stanowią przedsiębiorstwa, które same wybrały prowadzenie ksiąg rachunkowych. Takimi podmiotami mogą być:

• spółki kapitałowe, w tym spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
• spółki osobowe, w tym spółki jawne;
• jednoosobowe działalności gospodarcze.

To, jaka jest forma działalności gospodarczej, nie będzie w tym przypadku najistotniejsze. Ważne, jaką metodę ewidencjonowania wybrano.

Bilans roczny — forma składania

Już od 1 października 2018 r. bilans roczny można sporządzić i wysłać jedynie w formie elektronicznej (mającej określoną strukturę). Obecnie Ministerstwo Finansów dopuszcza jedynie sprawozdania finansowe jednostek gospodarczych emitujących i nieemitujących papiery wartościowe (mające zezwolenie do obrotu) w formie, która jest wyszczególniona w rozporządzeniu Komisji (UE) 2019/815, zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości. Taki wzorzec obowiązuje od 1 stycznia 2022 r.

Bilans roczny musi być podpisany przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe oraz przez kierownika jednostki. Jeśli kieruje nią np. zarząd, w skład którego wchodzi kilka osób, to parafuje go jedna z nich. Jednakże pozostali także są zobowiązani złożyć oświadczenia, iż to sprawozdanie spełnia wymogi.

Jeśli się z nim nie zgadzają, mogą odmówić tej czynności. W takim przypadku należy uzasadnić swoją decyzję w pisemnie, złożyć podpis i dołączyć pismo do bilansu. Może ono mieć formę papierową, jednak wtedy trzeba sporządzić elektroniczną kopię oświadczenia. Można ją zatwierdzić podpisem zaufanym, kwalifikowanym albo osobistym.

Bilans roczny a odpowiedzialność osobowa za jego złożenie

Niektóre osoby są zobligowane do sporządzenia bilansu rocznego. Zwykle jest to obowiązek kierownika określonej jednostki gospodarczej. Można tu wyróżnić:

• członków zarządu spółek kapitałowych;
• wspólników w spółce jawnej, cywilnej, partnerskiej;
• likwidatorów, syndyków lub zarządców w postępowaniu upadłościowym;
• komplementariuszy (wspólników aktywnych) prowadzących sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo–akcyjnej;
• członków organów zarządzających innych jednostek, do których stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości.

Kto nie musi składać bilansu rocznego?

Nie wszyscy muszą dostarczać bilans roczny. Podmiotami od tego zwolnionymi są spółki jawne i partnerskie. Nie mają one tego obowiązku, gdy wykazują przychody mniejsze niż ekwiwalent 2 mln euro. Powinny jednak złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) specjalne oświadczenie o tym, że nie występuje u nich konieczność sporządzania sprawozdania.

Należy to zrobić w ciągu 6 miesięcy od dnia będącego zakończeniem roku obrotowego. Dla ułatwienia działalności przedsiębiorców zostało stworzone Repozytorium Dokumentów Finansowych i tam można je przesłać przez internet. Należy złożyć pod oświadczeniem podpis kwalifikowany lub mieć Profil Zaufany.

Sankcje za niezłożenie bilansu rocznego

Kary za niezłożenie bilansu rocznego bywają bardzo dotkliwe. Jedną z nich jest grzywna, która wynosi od 10 do 720 stawek dziennych. Otrzymuje ją kierownik jednostki (np. członek zarządu). Co więcej, akt prawny przewiduje nawet karę ograniczenia wolności do 2 lat.

Oprócz tych sankcji czasami ustanawia się kuratora, a dodatkowo trzeba się liczyć z postępowaniem przymuszającym do złożenia bilansu rocznego. Niekiedy ostateczna metoda to rozwiązanie spółki. Wiąże się ono z wykreśleniem z KRS. W trybie przymuszającym trzeba złożyć sprawozdanie w ciągu 7 dni od powiadomienia.

Jak wynika z naszego poradnika, złożenie bilansu rocznego stanowi obowiązek wielu przedsiębiorców. Za uchylanie się od niego grożą surowe kary, więc warto tego dopilnować. Musi być podpisany przez kierownika oraz osobę sporządzającą. Sprawozdanie można przesłać drogą elektroniczną, co jest sporym ułatwieniem.