Il existe des astuces simples pour ne plus se lisser déborder au travail et surtout anticiper les aléas. L'édition britannique de Marie Claire a collecté 14 conseils de pro pour mieux s'organiser et optimiser sa journée.
- Faites des listes
« Quand vous êtes débordée, c’est facile de perdre tout sens des priorités et de paniquer parce que tout parait urgent », explique Claire Mitchell, fondatrice de The Girls Mean Business, un site pour les femmes chefs d’entreprises. « En réalité, certaines choses peuvent attendre ou ne nécessitent qu’un peu d’attention, la clé, c’est d’avoir une bonne visibilité sur ce que vous traitez. Essayez un « pense-bête », où vous noterez tout afin de pouvoir jeter un oeil à ce qui encombre votre cerveau. Vous pouvez alors enterrer certaines choses, et traiter le reste dans l’ordre d’importance. Faites cela chaque fois que vous vous sentez débordée. »
- Pensez au jour unique pour agir
« Rappelez-vous à quel point vous êtes productive le jour précédant votre départ en vacances, » dit Claire Mitchell. « Vous ne disposez que d’un jour pour abattre une montagne de travail et, même si cela semble impossible, vous vous débrouillez. C’est parce que vous devenez impitoyable avec votre to-do liste. Essayez de recréer cette attitude quand vous devez prendre une sérieuse avance dans votre charge de travail. Prétendez que vous n’avez qu’un jour pour tout faire et si une chose ne vaut pas la peine d’être traitée, enterrez-la. Déléguez ce que vous pouvez et faites certaines choses sans trop vous inquiéter qu’elles soient parfaites. »
- Ne multipliez pas les tâches
« Les femmes sont flattées de s’entendre dire qu’elles sont douées pour cela, mais se rendre multi-tâches n’est pas utile au travail est surtout pas quand une tâche est importante. », explique Claire Mitchell. « Multiplier les tâches demande de diffuser son attention sur plusieurs tâches, donc, par définition, cela signifie que vous ne portez pas votre attention complète sur une seule et unique tâche. Si vous avez vraiment besoin de faire quelque-chose, concentrez-vous à 100% dessus. Vous serez beaucoup plus efficace, en temps et en résultat. »
- Ne vous laissez pas interrompre
« On est souvent distraite par des coups de téléphone, des collègues, des mails ou par les réseaux sociaux. Mais, si vous autorisez ces interruptions, c’est parce que vous ne vous installez pas dans une bulle de travail protective. Pour être efficace, éteignez votre téléphone et coupez vos mails pendant trente minutes. Installez un minuteur pour travailler contre la montre et vous donner une deadline pour finir une tâche importante. Pour empêcher vos collègues de vous interrompre, mettez des écouteurs. Une fois votre travail terminé, vous pourrez vous rendre disponible à nouveau - cela « apprendra » à ceux qui vous entourent à reconnaître les moments où il ne faut pas déranger. »
- Faites une liste « en 10 minutes »
« Chaque matin, divisez vos tâches en petits travaux et notez-les », explique Claire Mitchell. « Cela signifie qu’au lieu de n’avoir qu’une énorme chose sur votre to-do liste, vous aurez plusieurs petites tâches à gérer, qui devraient vous demander dix minutes chacune. Chaque fois que vous avez un moment de calme, prenez une de ces tâches, complétez-la, les choses vous paraitront plus faciles à gérer et vous en ferez plus. »
- Faites une liste « je ne le ferai pas »
« Commencez une liste de choses que vous ne ferez pas à côté de votre to-do liste », explique l’experte britannique en gestion du temps Rosie Gray. « Incluez toutes les choses qui vous distraient et vous volent du temps précieux, que vous pourriez mettre à profit pour accomplir des tâches importantes. »
- Optez pour le « vendredi organisé »
« Passez en revue tous les documents éparpillés sur votre bureau - ajoutez à votre to-do liste toutes les informations importantes et classez le reste pour le week-end », explique Rosie Gray. « Le vendredi après-midi est aussi idéal pour vérifier son agenda de la semaine suivante. Assurez-vous d’avoir toutes les informations nécessaires pour vos présentations et rendez-vous et s’il vous en manque, envoyez des rappels. »
- Soyez réaliste
« Soyez réaliste à propos de ce que vous pouvez ou ne pouvez pas faire. Vous avez un temps défini et devrez choisir avec sagesse ce que vous pouvez en faire - vous ne pouvez pas abattre 12 heures de travail dans une journée de 8 heures. Noter le temps qu’une tâche devrait vous prendre vous aidera à améliorer votre planning futur, vous permettra de faire des prévisions plus justes et de respecter les délais plus facilement. »
- Plus de trois, c’est une foule
« Essayez de vous concentrer sur les trois tâches les plus importantes de votre to-do liste. Soyez claire sur la manière de les réussir et sur les ressources dont vous avez besoin pour les compléter », explique l’entrepreneur Simon Alexander Ong. « L’idée est d’être productif, pas occupé dans le sens où « être occupé » est souvent une excuse pour éviter les tâches les plus importantes de votre journée. »
- Apprenez à dire non
« Ne vous surchargez pas vous-même en vous engageant dans trop de projets ou vous allez être près de l’échec dans plusieurs domaines », explique Simon Alexander Ong. « Pensez à ce à quoi vous devrez renoncer sur votre planning pour prendre du temps pour des demandes extérieures et pesez le pour et le contre. Si vous n’avez pas d’autre choix qu’accepter une tâche supplémentaire, apprenez à déléguer tout ce qui vous distraira de votre tâche principale. »
- Anticipez le soir précédent
« Vous vous réveillerez beaucoup moins stressé si vous préparez votre journée le soir d’avant, en faisant exactement ce qui a besoin d’être fait. Essayez de décider de votre tenue, d’anticiper les éventuels problèmes sur le trajet (transports en commun, panne de voiture). Ainsi, vous pourrez prévoir une solution de secours - qui vous fera gagner beaucoup de temps. »
- Investissez dans un agenda
« On trouve des agendas partout, tous sont voués à vous faciliter la vie et à mieux la gérer. Achetez-en un et gardez-le tout le temps sur vous, » explique Francesca Turner, conseillère professionnelle au National Careers Service, au Royaume-Uni. « Si prendre des notes, ce n’est pas votre truc, il y a plein d’applications qui auront le même usage. »
- Faites un planning pour la semaine
« Planifier la manière dont vous allez passer la semaine le dimanche soir ou le lundi matin vous donnera une structure et des buts, » explique Francesca Turner. « Pas besoin de le graver dans le marbre mais, même si vous ne faites pas tout, vous mettrez mieux à profit le temps dont vous disposez. »
- Devenez une « lève-tôt »
« Si vous n’êtes pas du matin, devenez-le. Levez-vous un peu plus tôt chaque jour et mettez un point d’honneur à rayer quelques corvées de votre to-do liste. Les recherches montrent qu’il faut 28 jours pour créer une habitude, donc cela ne devrait vous prendre qu’un mois pour devenir une « lève-tôt » à part entière. »
Source : marieclaire.co.uk