Wierzcie lub nie, ale obecnie spędzamy mniej czasu na spotkaniach niż kiedyś

Według firmy Reclaim.ai, która tworzy aplikację kalendarza opartą na sztucznej inteligencji, czas spędzany przez pracowników biurowych na spotkaniach spadł w 2024 r. do 14,8 godziny tygodniowo, z 21,5 godziny tygodniowo w 2021 r. Oznacza to spadek o 31 proc., według danych pochodzących od 1,3 tys. ankietowanych pracowników.

Ta redukcja może być zaskakująca dla tych z nas, którzy drżą, ilekroć usłyszą przypomnienie o spotkaniu. Naturalnie, wiele osób wciąż ma w kalendarzu zbyt wiele wydarzeń, ale wygląda na to, że mogłoby być znacznie gorzej.

Częściowo zmianę tę można wytłumaczyć pandemią. Henry Shapiro, współzałożyciel i dyrektor operacyjny Reclaim.ai, powiedział Business Insiderowi, że podczas pandemii nastąpił gwałtowny wzrost liczby spotkań, zwłaszcza tych jeden na jeden, ponieważ tak wiele osób pracowało z domu.

— Nastąpił duży skok i prawie nadmierna korekta — powiedział. — Potem ludzie się uspokoili i stwierdzili: " Chwila, co właściwie wszyscy tutaj robimy?" — dodał.

Zobacz także: Wracają "zdziczali" z pracy zdalnej. Za 1300 zł nauczą ich zachowania w biurze

Chociaż niektórym z nas udało się uniknąć spotkań, nadal uczestniczymy średnio w 17,1 spotkaniach tygodniowo. I trwają one coraz dłużej, a średnia długość spotkania wynosi 51,9 minuty, co oznacza wzrost z 50,6 w 2021 r. Podziękujmy za to wszystkim kolegom, którzy zawsze mają "jeszcze tylko jeden temat".

Tyle czasu może okazać się kosztowne. Badanie, które koncentrowało się na firmach technologicznych, wykazało, że pracownicy spędzają 37 proc. godzin pracy na spotkaniach. Reclaim.ai twierdzi, że na podstawie średniej płacy w USA, te spotkania sumują się do około 29 tys. dol. na pracownika rocznie.

Największym winowajcą są spotkania zespołów. Odbywa się ich średnio 6,7 tygodniowo, choć około ośmiu na 10 pracowników odwołało lub przełożyło jedno z nich w ciągu ostatniego roku, ponieważ ich kalendarze były przepełnione.

Shapiro twierdzi, że wzrost popularności pracy zdalnej podczas pandemii i jej względna trwałość nawet teraz w przypadku konfiguracji hybrydowych, oznacza, że wielu z nas traktuje spotkania jako niezbędny sposób komunikowania się z innymi. Shapiro uważa, że niektórzy pracownicy musieli ożywić więzi z kolegami po latach pracy z dala od siebie.

— Te relacje były budowane wewnątrz biura na wszystkie te przypadkowe sposoby. A teraz jedyną możliwością, aby to zrobić, jest jakiś powtarzający się sposób kontaktu — powiedział.

Zobacz także: Aplikacja do ruszania myszką, call z samym sobą. Dokąd zaprowadzi nas paranoja produktywności?

Shapiro powiedział, że spotkania są potrzebne, tym bardziej, że nie wszyscy pracownicy są razem każdego dnia. Dodał jednak, że powinny służyć właściwemu wykorzystaniu czasu. — Istnieje coś takiego jak złe spotkania. Jest też coś takiego jak dobre spotkania — powiedział Shapiro.

Dodał, że samo zarządzanie kalendarzem może obniżać produktywność. Badanie, które zostało przeprowadzone od lutego do kwietnia, wykazało, że pracownicy spędzają około trzech godzin tygodniowo na rezerwacjach i zmianie harmonogramu spotkań.

Wielu pracowników jest tak zajętych, że uczestniczą tylko w 83 proc. tego, co powinni. Badanie wykazało, że odwołujemy, odrzucamy lub pomijamy 3,5 spotkania tygodniowo. Głównym powodem, wymienianym przez ponad ośmiu na dziesięciu respondentów, był konflikt z innym spotkaniem. Nieco mniejszy odsetek respondentów stwierdził, że zdecydował się opuścić spotkanie, aby skupić się na czymś ważniejszym.

Jak powiedział wcześniej Ron Hetrick, starszy ekonomista ds. pracy w firmie badawczej Lightcast, spotkania są często niezbędne.

— Ludzie narzekają na spotkania — powiedział. — Ale spotkania mają swoją wartość — podkreślił. Hetrick powiedział, że pracownicy, szczególnie ci na początku swojej kariery, wykorzystują spotkania do rozwijania się i uczenia się, co się dzieje, gdy ludzie mogą się ze sobą nie zgadzać. — Widzę, jak rozwiązywane są problemy — powiedział.

Shapiro pracuje zdalnie przez większość czasu, ale pojawia się w biurze w środy. W te dni planuje tylko kilka spotkań, np. kilka indywidualnych, podczas których może wypić kawę i pójść na spacer z kolegą.

— Powiedziałem zespołowi, że środy są jednymi z moich najmniej produktywnych dni — powiedział Shapiro. — A jednak pod wieloma względami są to również moje najlepsze dni — zapewnił.

Powyższy tekst jest przedrukiem z amerykańskiego wydania Insider, przygotowanym w całości przez tamtejszą redakcję.

Tłumaczenie: Mateusz AlbinFpsioD