Pour la grande majorité des salariés qui travaillent dans des bureaux, le mal du siècle pourrait bien être la réunionite aiguë. Sous ce nom de maladie contagieuse, se cache une tendance éreintante moralement qui pousse les managers à multiplier les réunions pour préparer d’autres réunions, qui se débrieferont ultérieurement dans une énième réunion. Bref. L’histoire sans fin.
Pourtant, une étude menée par la société Barco et Circle Research, spécialisée dans les solutions technologiques de visualisation pour les entreprises, vient de fixer le temps idéal que devrait durer chaque réunion pour être efficace et il serait de seulement 21 minutes. En effet, selon l’étude en question menée auprès de 3000 salarié(e)s de bureau dans 8 pays différents, seul 44% du temps passé en réunion est jugé utile par les participants. Or, en moyenne les réunions durent 48 minutes, à raison d’une dizaine de réunions par semaine, ce qui représente 2 jours consacrés uniquement aux réunions par semaine. Et oui, quand même.
56% du temps passé en réunion est du temps perdu
Du coup, les salariés estiment perdre pas mal de temps à assister à ces réunions à rallonge où la plupart du temps l’objectif de l’échange n’est ni très clair ni complètement défini. Selon les salariés participants à cette étude, seul 30% du temps passé en réunion est consacré en réalité à l’atteinte des objectifs et 14% à planifier les prochaines étapes et prochaines échéances.
Que se passe-t-il durant les 56% du temps restant ? Vaste question à laquelle de nombreuses personnes tentent toujours de répondre. Globalement, c’est souvent du temps passé à discuter, à brainstormer sans pour autant trouver des solutions ou des pistes ou du temps à brasser du vent, ça arrive aussi. Ces chiffres rappellent par ailleurs une étude plus ancienne qui affirmait que 3 réunions sur 4 au travail étaient inutiles.
Graphique extrait de l'étude de Barco et Circle research
Comment rendre vos réunions efficaces ?
Selon l’étude Barco et Circle Research, il existe certaines clés à adopter au plus vite pour que toutes les réunions soient efficientes pour tous les salariés.
- Fixez un objectif de départ et/ou un ordre du jour aux réunions, afin que tous les participants soient en fait des sujets abordés.
- N’accumulez pas les objectifs sur une seule et même réunion : il vaut mieux faire moins et court pour garder l’attention de chacun.
- Facilitez le télétravail, et prévoyez à l’avance un jour dans la semaine où seront programmées la majorité (ou même la totalité des réunions).
- N’hésitez pas à faire des ponts entre les services pour faciliter la coopération.
Etude Barco et Circle Research "Cinq étapes à suivre pour une réunion parfaite" 2018/2019