Fakturowanie VAT

Najczęściej stosowanym typem faktury jest faktura VAT. Dotyczy ona transakcji, w których przedmiotem kupna lub sprzedaży są towary czy usługi objęte opodatkowaniem VAT.

Co do zasady wystawianie faktur VAT obowiązuje podatników podatku VAT. Jednak konieczność wystawienia takiego dokumentu dotyczy również osób niebędących podatnikami VAT w następujących sytuacjach:

• gdy podatnik VAT dokonuje sprzedaży lub kupna towarów czy usług na rzecz lub od:
• innego podatnika VAT
• podatnika podatku od wartości dodanej lub podobnego
• osoby prawnej, która nie jest podatnikiem
• gdy podatnik VAT dokonuje sprzedaży wysyłkowej, zarówno na terenie kraju, jak i poza jego granice na rzecz:
• osoby niebędącej podatnikiem VAT
• podatnika podatku od wartości dodanej lub podobnego
• osoby prawnej, która nie jest podatnikiem
• gdy podatnik VAT dokonuje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na rzecz:
• podmiotu, który nie jest podatnikiem VAT
• podatnika podatku od wartości dodanej lub podobnego
• osoby prawnej, która nie jest podatnikiem
• gdy podatnik VAT otrzymuje zaliczkę lub całą zapłatę przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru

Przedsiębiorca będący podatnikiem VAT nie ma obowiązku wystawiania faktury klientom, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej, o ile:

• klient o to nie poprosi
• transakcja nie jest sprzedażą wysyłkową (dotyczy to zarówno wysyłek krajowych, jak i zagranicznych)
• transakcja nie stanowi wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu

Fakturowanie VAT - jak to zrobić?

Zgodnie z przepisami przedsiębiorca powinien przygotować fakturę do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym odbyła się transakcja. Dotyczy to wszystkich sytuacji oprócz:

• transakcji związanych z usługami budowlano-montażowymi (w ich przypadku termin wystawienia faktury VAT to 30. dzień po wykonaniu usługi)
• transakcji związanych z dostawami książek drukowanych (w ich przypadku termin wystawienia faktury VAT upływa 60. dnia od momentu wysłania towaru)
• transakcji związanych z drukowaniem książek (w ich przypadku termin wystawienia faktury to 90. dzień od terminu realizacji)
• transakcji związanych z dostarczaniem np. energii elektrycznej lub usług telekomunikacyjnych (w ich przypadku termin wystawienia faktury VAT to dzień, w którym upływa termin płatności). 

Jak powinna wyglądać faktura VAT? Najczęściej przedsiębiorcy i ich księgowi mają specjalne programy do fakturowania VAT. Na rynku jest spory wybór takich programów, niektóre z nich to znane od lat rozwiązania w formie aplikacji, inne to bardziej innowacyjne programy webowe. Jaki program do faktur jpk wybrać? Za najlepsze uznaje się te, które pozwalają na pracę w chmurze, ponieważ dostęp do nich jest niezwykle prosty, dane są bezpieczne, a działanie niezawodne.

Programy do fakturowania VAT są bardzo pomocne, jednak każdy przedsiębiorca musi się nauczyć, jak poprawnie wype��niać te dokumenty. Zarówno poprawne uzupełnienie, jak i przesyłanie oraz przechowywanie faktur mają ogromne znaczenie dla działalności przedsiębiorstwa.

Każda faktura VAT musi zawierać:

• numer faktury
• datę i miejsce wystawienia
• datę dostarczenia towarów lub wykonania usługi
• imię i nazwisko lub nazwę sprzedającego
• imię i nazwisko lub nazwę kupującego
• nazwę towarów lub usług, które są przedmiotem transakcji
• ilość towarów lub zakres usług
• stawkę jednostkową za dany towar lub usługę
• łączną kwotę netto sprzedaży
• stawki podatku
• łączną kwotę z podziałem na dobra objęte podatkiem i zwolnione od podatku
• kwotę podatku za łączną kwotę z podziałem na poszczególne stawki podatku
• łączną kwotę całego zamówienia

Ponadto, w zależności od tego, z jakiego rodzaju towarami lub usługami mamy do czynienia lub z jakim rodzajem transakcji, faktura powinna również zawierać:

• adnotację o metodzie kasowej (jeśli mały przedsiębiorca na taką się zdecydował)
• informację, jeśli mamy do czynienia z samofakturowanie (to sytuacja, kiedy kupujący wystawia fakturę w imieniu sprzedającego)
• w przypadku faktur, które dotyczą transakcji na kwoty powyżej 15 tys. zł konieczne jest uwzględnienie mechanizmu podzielonej płatności (MPP)
• uwzględnienie procedury marży w przypadku usług turystycznych, sprzedaży towarów używanych, antyków, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich
• imię i nazwisko lub nazwę, adres oraz numer przedstawiciela podatkowego, jeżeli faktura jest wystawiana przez przedstawiciela podatkowego w imieniu podatnika

Należy pamiętać, że przechowywanie faktur jest obowiązkiem przedsiębiorcy lub osoby, która zajmuje się jego rozliczeniami. Każdy taki dokument musi znajdować się w zbiorze dokumentów firmy przez 5 lat od końca roku, w którym zakończył się termin na zapłacenie podatku.

Faktury VAT elektroniczne - kiedy można je wystawiać?

Fakturę VAT można wystawić zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. E-faktury mogą być przygotowywane w wielu formatach, m.in. DOC czy pdf, mogą to również być skany faktury papierowej. Jednak, aby faktura elektroniczna była uznana za ważną, musi spełniać kilka kryteriów:

• autentyczności pochodzenia (nie może być wątpliwości co do tego, kto ją wystawił)
• czytelności
• integralności treści (treść faktury elektronicznej nie może różnić się od treści faktury papierowej)

Aby dopełnić tych wymogów, osoba prowadząca działalność gospodarczą musi dysponować elektronicznym podpisem, korzystać z elektronicznej wymiany danych (EDI) lub wdrożyć kontrole biznesowe (metoda łączenia dostawy towaru lub usługi z fakturą).