VAT VIES. Kiedy nie wiesz, z kim robisz biznes

Posiadanie faktury VAT od kontrahenta, który nie jest czynnym podatnikiem lub przestał nim być, grozi poważnymi konsekwencjami. Przykładowo, gdy podmiot dokona zakupu od podmiotu niezarejestrowanego jako czynny podatnik VAT i będzie chciał odliczyć podatek, urząd skarbowy może uznać, że nie istnieje możliwość odliczenia, a nawet nałożyć stuprocentową sankcję z tytułu nieuprawnionego zawyżenia podatku. Nie tylko kupno obarczone są ryzykiem kar finansowych, podobnie jest ze sprzedażą, jeśli transakcja objęta jest tzw. mechanizmem odwróconego obciążenia, a nabywca nie widnieje w ewidencji VAT.

O co zatem chodzi?

Ministerstwo Finansów nakazuje szczegółowo zweryfikować kontrahentów, jeśli istnieją jakiekolwiek nietypowe i budzące wątpliwości okoliczności. Zwraca szczególną uwagę na firmy, których działalność zarejestrowana jest w miejscu, gdzie brakuje oznak prowadzenia działalności mimo jej dużej skali lub zwyczajnie nie ma tam zaplecza technicznego do jej prowadzenia. Niepokój powinny wzbudzać również niemające ekonomicznego uzasadnienia częste zmiany dostawców i odbiorców, czy brak dążenia dostawcy do zawarcia długotrwałej współpracy handlowej. Przedsiębiorcy powinny być również czujni wobec krótkich terminów płatności w odniesieniu do rozmiaru transakcji, niskich, stałych i nienegocjowanych marż dla większości firm w łańcuchu dostaw lub szybkiej wymiany handlowej i przekazywania towarów bez ich magazynowania.

Gdzie szukać informacji?

By uniknąć bolesnych konsekwencji zawarcia współpracy z nieuczciwym kontrahentem, należy weryfikować ich w bazach VIES i NIP. Czym jest tajemniczo brzący „VIES VAT”? To nic innego jak skrót od angielskiego VAT Information and Exchange System. System VIES to prosta wyszukiwarka pozwalająca na weryfikację tego, czy dany podmiot jest zarejestrowany jako dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych. Stworzyła go Komisja Europejska i dostępny jest w dwudziestu trzech językach. Dane w nim zawarte pochodzą z krajowych baz danych członków UE. Ale uwaga! Kontrahenci spoza UE, którzy na potrzeby rozliczeń dokonali rejestracji na jej terenie i posiadają numer identyfikacji podatkowej z prefiksem EU, nie znajdują się w systemie VIES.

Jak sprawdzić płatnika VAT?

Ministerstwo Finansów udostępnia Portal Podatkowy, który pozwala zweryfikować kontrahentów poprzez podanie numeru NIP. Można w nim można sprawdzić status podatnika, a otrzymaną informację wydrukować i zachować na wypadek kontroli. Bardziej czasochłodnną metodą jest kontakt z urzędem skarbowym i uzyskanie zaświadczenia, bądź kontakt telefoniczny w celu potwierdzenia statusu kontrahenta. Informacje te można można również sprawdzić samodzielnie przez system VAT VIES. Wyszukiwanie jest bardzo intuicyjne i proste, a całość zamyka się w trzech krokach:

1. Wejdź na stronę: wyszukiwarka VIES UE. 
2. Uzupełnij pola: Państwo Członkowskie i Numer VAT, wpisując dane kontrahenta, którego chcesz sprawdzić. Wypełnij również pola: Numer VAT i Państwo Członkowskie Pytającego, wpisując w te miejsca swoje dane. 
3. Kliknij przycisk: Weryfikuj. Gdy wykonasz polecenia, wyświetli się informacja, czy numer NIP twojego kontrahenta jest ważny.

Jakie wyniki wyszukiwania można otrzymać?

• Numer VAT aktywny 
• Nieważny numer VAT dla transakcji transgranicznych w obrębie UE 

Negatywna odpowiedź może wskazywać na to, że kontrahent nie jest zgłoszony jako czynny podatnik VAT-UE, co prowadzi do jednego z trzech wniosków:

• Kontrahent nigdy nie był zarejestrowany do VAT-UE 
• Kontrahent jest w trakcie rejestracji 
• Kontrahent został wykreślony z bazy podatników 

Dlaczego jeszcze weryfikacja jest tak ważna?

Sprawdzenie kontrahenta w systemie VIES ma również znaczenie, ponieważ fakt, czy nabywca jest podatnikiem VAT decyduje o tym, w jakim kraju oraz według jakiej stawki będzie płacony podatek od wartości dodanej. To konsekwencja określenia miejsca powstawania obowiązku podatkowego. Poza tym poprawny NIP pozwala na prawidłowe wypełnienie informacji podsumowującej VAT-UE i należy do czynników uprawniających do zastosowania stawki 0% w przypadku dostawy wewnątrz UE. Dlatego też każde państwo członkowskie jest zobowiązane do udostępniania innym krajom UE krajowej bazy podatników zarejestrowanych dla handlu wewnątrzwspólnotowego. W bazie VIES widnieją dane podatników posiadających numer VAT UE.

Pamiętaj, możesz sprawdzić sam siebie!

Dla własnego spokoju w systemie VIES możesz również prewencyjnie sprawdzić swoją firmę. Warto to zrobić, szczególnie gdy przez dłuży czas nie dokonywałeś żadnych transakcji wewnątrzwspólnotowych. Jeżeli po wyszukaniu firmy okaże się, że nie jest zweryfikowana pozytywnie trzeba tę informację potwierdzić we własnym urzędzie skarbowym. W przypadku wykreślenia z listy czynnych podatników VAT-UE konieczna jest ponowna rejestracja.

Biała lista podatników VAT

Biała lista podatników VAT, znana również jako wykaz podatników VAT, to publiczny rejestr prowadzony przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) w Polsce. Została ona wprowadzona 1 września 2019 roku jako narzędzie do weryfikacji wiarygodności kontrahentów oraz przeciwdziałania oszustwom podatkowym, szczególnie związanym z tzw. karuzelami VAT.

Główne funkcje i informacje dostępne na białej liście:

• nazwa firmy (lub imię i nazwisko w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą);
• numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej);
• informacja o tym, czy dany podmiot jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, zwolniony czy wykreślony z rejestru;
• rachunki bankowe zgłoszone do urzędów skarbowych przez podatników VAT. Weryfikacja numeru rachunku bankowego jest kluczowa dla prawidłowego rozliczania transakcji, szczególnie w kontekście obowiązku zapłaty na rachunek wskazany w wykazie, aby móc skorzystać z tzw. mechanizmu podzielonej płatności oraz zabezpieczyć się przed solidarną odpowiedzialnością za VAT niezapłacony przez kontrahenta.

Biała lista podatników VAT jest dostępna publicznie i można ją przeszukiwać online poprzez specjalną stronę internetową udostępnioną przez Ministerstwo Finansów lub za pośrednictwem narzędzi integrujących tę funkcjonalność, dostępnych w ramach różnych systemów księgowych i finansowych.

Wprowadzenie białej listy miało na celu zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa obrotu gospodarczego oraz zmniejszenie ryzyka związanego z nieuczciwymi praktykami podatkowymi.