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你所不知的報關業數位轉型之路：雲端總機助開原報關強化以人為本的報關服務
隨著網路科技的���������企業���紛���上數位化轉型的道路，【開原報關‧開元報關】作為報關業者的領導企業，在節奏緊湊且業務繁雜的日常作業中，是如何持續創新，導入數位科技，實踐數位化轉型？
國際貿易為臺灣經濟發展的一大動力，而國際貿易的完成須藉助專業的報關服務，然而報關服務具備一定專業性，除了服務進出口業者外，還須熟悉海關法規、連繫整合貿易供應鏈的利害關係人，若非經驗豐富的報關業者，通關執行上可能會遇到諸多窒礙難行之處。
【開原報關‧開元報關】成立四十多年，連年獲海關核定為第一類報關業者，更是全國第一家通過海關「AEO 優質企業安全認證」嚴格審查的報關業者，以顧客需求為導向，提供最即時、準確的報關服務。
近年來，隨著網路科技的進步，企業紛紛走上數位化轉型的道路，開原報關作為報關業者的領導企業，在節奏緊湊且業務繁雜的日常作業中，是如何做到持續創新，導入數位科技，進行數位化轉型？
由內而外的數位轉型，開原報關面對數位時代的關鍵思考
「數位轉型不只是導入系統或工具，而是根植於企業生存的態度與能力，也可以說是企業重要的 DNA 之一 。」開原報關曾元祁協理表示。
開原報關早在成立初期，就建立自己的資訊部門，領先業界成為「海運通關網路作業系統」之先導測試報關公司，為台灣海關自動化刻下新的里程碑。曾協理進一步說明，「我們並不只是因為疫情才開始著重數位轉型，而是公司從一開始就希望能讓數位能力融入到企業的日常作業中，進而有效掌控流程運作上的問題、提升服務競爭力。」以自行建置 ERP 系統為例，報關業者需使用特定報關系統完成申報作業，除了向海關傳輸通關，同時也須連結各機關單位的簽審訊息。如何讓內部員工透過系統快速、完整地掌握錯綜複雜的資訊，並精準判斷後正確執行，是開原在開發 ERP 系統時的首要目標。而面對後疫情時代，國際貿易供應鏈亦紛紛推動數位轉型，居中扮演不可或缺角色的報關業，如何串聯起各供��鏈商業夥伴，建立數位轉型後新的作業模式，將是下一階段重要的挑戰。
對報關業者而言，其實無實際的產品可供客戶挑選，完全是透過專業與貼心的服務取得客戶的信賴與支持。因此增加通關的準確度與時效性，追求圓滿合作關係、創造雙贏共好的合作價值始終是開原報關自我要求的使命與願景。游信對董事長表示，「客戶把通關的事情委任給我們，就要把客戶的事情當成是自己公司的事情，而員工選擇來公司上班，我們也應當像對待家人般對待自己的員工。」
開原報關以人為本的經營理念，除了體現在「以顧客需求為導向」的服務精神上，更是深深地貫穿、融合在企業人力資源的培養與投資上。游董事長表示，「公司員工年資超過三年以上就超過八成，超過十年更是佔了 50% 以上，不管老中青哪一代，全都是我們公司的寶。」台灣企業大部份採取由上而下的管理方式，面對企業改變或轉型，經驗豐富的資深員工往往容易成為最大的阻力。「做了���幾年都沒問題，這樣做就好了，不用再改變或學新東西了啦！」當時任人資部主管的曾協理回憶：「我們早期也曾經歷過這種困擾，還好背後有董事長堅持的理念，一路走來，才有今日學習型組織的蛻變與轉型。」
方案彈性、介面人性化的 EVOX 雲端總機是企業數位轉型的最佳夥伴
近年受到全球新冠肺炎疫情的影響，許多企業為了確保能持續營運並兼顧員工的健康安全，不得不採取分流或異地辦公模式，甚至直接讓員工居家工作。然而報關業因其工作內容的特殊性，無法完全異地、遠距或居家辦公，其中影響甚鉅的關鍵就是聯絡工具-電話，這無疑是報關業面臨防疫與維持繼續營運重要的考驗之一，卻也因此促成開原報關往數位轉型跨前一大步。
「對報關業者而言，電話通訊工具是維繫正常營運的重要命脈，現有 IP PBX 電話總機系統的限制根本無法滿足防疫需求下的異地辦公，因此開原報關找上了 EVOX 雲端總機系統。」
IP PBX 系統雖然也是走網路、不需依賴實體電話線，但終究需要架設一台設備在辦公室才能啟動。對於進行分流、遠距或異地辦公的企業來說，等於還是要替每一個辦公室添購、架設機台設備，除了無法有效降低部署異地辦公的成本，也無法滿足同仁要在家遠距辦公的需求。
曾協理說，「面對市場眾多雲端電話服務進行評估前，我們希望做到任何客戶撥公司電話進來，總機系統轉接到同仁分機時，要讓客戶完全察覺不到這位同仁是在異地辦公或是居家辦公。經實際測試使用，最後選擇 EVOX 雲端總機的原因有三點：一是人性化介面與通話品質穩定，二是能彈性化管理通話裝置，三是導入的成本考量。」
EVOX 服務除了系統導入快速，App 操作介面簡單直覺、美觀舒服、通話品質穩定外，線上後台的管理設計更是完善且易於操作。部門主管能因應同仁異地或居家辦公需求，隨時切換通話裝置（手機、電腦、IP-phone)，讓同仁與客戶頻繁的電話聯繫完全無縫接軌，更重要的是導入 EVOX 的成本費用，確實能讓企業在疫情嚴峻、經濟重創之下，以最少的投資獲得最大的數位轉型報酬。
對於分流用的新辦公室來說，無需添購、架設新的總機設備，員工只要有網路就能照常撥出或接聽電話，讓團隊更即時地啟動異地和遠距辦公，不再被疫情影響了對外的溝通和營運。
使用 EVOX 的雲端總機系統後，內部員工再也不用頭夾著電話筒，一邊通話一邊打字，而改採耳 MIC 方式進行通話、雙手繼續輕鬆敲著鍵盤製作文件，而外勤人員也可以透過手機以公司代表���對外聯絡。同時透過 EVOX 的 Branch 分公司功能，用純雲端的方式串起開原報關四個重要據點：台中總公司、台北分公司、彰化鹿港分公司、台中港梧棲分公司，讓彼此內線互打免費。與原先用 PBX 或 IP PBX 的方式來串內線不同的是，分公司不需要另外透過 gateway 或串 VPN，總公司直接透過線上後台就能快速建立、管理多個分公司的電話系統。
更意外的是 EVOX 的雲端總機在同仁上線使用後，竟激發出同仁主動提出 ERP 與 EVOX 結合數位工具運用的建議，透過 ERP 執行日常工作流程管理的同時，直接在系統顯示的相關業務執行者，以「一鍵撥號」連結 EVOX 程式進行語音雙向溝通，更大幅提升電話聯繫的效率及使用便利性。曾協理笑稱這次由下而上提出的數位轉型運用，無疑是開原報關對同仁數位能力的投資培養，最佳的成果展現。
核心職能為基石，數位轉型不停歇，提升自我共創雙贏
「不教而殺謂之虐，在報關產業工作容易發生問題，往往都不是員工故意犯錯的，而可能是經驗不足或能力不足所造成的，所以持續有效的人才培育投資絕對是報關業永續經營很重要的核心工程之一。」游董事長肯定的說。
近年疫情衝擊，全球職場的工作型態與人力流動無不受到巨大影響，尤其人力密集的報關產業也是首當其衝，但開原報關多年來以人才的效能、專業的技能及未來的潛能，建構核心職能為基礎的人力資源發展體系，除了有系統性安排年度訓練計畫以提升硬實力，更著重團隊每位成員軟實力的養成，務使企業老中青不同世代能合和團隊協作，淬鍊出獨特的企業文化。2007 年設立【開圓講堂】，甚至將企業內的訓練體系，擴大開放給所有服務的客戶一起參與、共同學習成長，其「開創圓滿人生，活出生命精彩」的精神宗旨及推動職場終身學習、知識分享的「雙贏、共好」作法，不僅持續為自己培養優秀人才、厚實顧客關係及提升服務附加價值，於 2014 年亦獲得勞動部勞動力發展署 TTQS 訓練品質評核金牌獎的肯定。
元宇宙數位時代的來臨，報關業是傳統的服務產業，並���是擅長數位能力的科技產業，但面對大環境各種無法預期、不確定因素的衝擊與考驗，以開原報關的經驗分享可知，企業經營者的格局與氣度、專業人才的培養與善用、掌握與時俱進的科技技術與工具運用，將是迎向數位轉型或是任何型態轉型，企業能以「變」應「萬變」，穩立於不被市場競爭淘汰的重要基石。
未 滿 十 八 歲 禁 止 飲 酒 