Portföljstyrning

Universitetsdirektören har fattat beslut om produktstyrning för Stockholms universitet (dnr SU FV-3184-21)

Stockholms universitet har beslutat att använda en portföljstyrningsmodell för strategisk styrning av utveckling med IT-inslag1. Modellen för produktstyrning utgår från den strategiska styrningen som portföljstyrningsmodellen ger och beskriver hur vi på taktisk nivå styr, prioriterar och följer upp all IT-förvaltning, drift och vidareutveckling som ingår i portföljen. Produktstyrningen ersätter den tidigare förvaltningsstyrningsmodellen PM3 och rör sig inom en tidshorisont på ungefär 1 år i form av en färdplan, via en kvartalsplanering och fram till sin mest konkreta nivå; en planering av vad vi ska ägna de kommande 1 - 3 veckorna åt i de fall vi utvecklar egna system.

Med en gemensam modell för produktstyrning skapas likformighet och systematik för både identifiering av behov och möjligheter samt för löpande prioritering och uppföljning av effekter och leveranser.

Detta skapar möjlighet att vara flexibla i hur vi löser problem, men med ett tydligt helhetsperspektiv och linjering mot överordnade mål och önskade effekter.

Dokumentet beskriver produktstyrningens övergripande syfte, principer, omfattning och organisation medan mer föränderliga arbetsprocesser och metodbeskrivningar beskrivs och uppdateras separat och löpande.

Syfte

Syftet med produktstyrningsmodellen är att:

• På taktisk nivå skapa tydliga och effektiva samverkansformer mellan IT-avdelningen, övriga förvaltningsavdelningar, kärnverksamheten och representanter för slutanvändare
  
• Öka fokus på slutanvändares behov och uppfyllande av verksamhetsmålen
  
• Öka transparensen kring grunder för prioriteringar
  
• Förbättra livscykelperspektivet för de systemstöd som används
  
• Öka vår förmåga att omsätta strategier till handling genom enhetliga strukturer och processer
  

Styrande principer för löpande prioriteringar

Följande principer ligger till grund för prioritering och beslut på produktnivå:

• Vi förhåller oss till den budget som tilldelats respektive delportfölj
  
• Vi utvecklar med utgångspunkt i portföljens strategier, mål och önskade effekter för användare och verksamhet
  
• Vi mäter hur produkten levererar mot målen och använder data och användarinsikter till grund för våra prioriteringar
  
• Vi tar ansvar för hela livscykeln, inklusive tekniska uppgraderingar, stabilitet och utvecklingsbarhet
  
• Vi planerar om i takt med att förutsättningar förändras
  

Omfattning

Modellen omfattar de produktområden/produkter/system som ligger inom ramen för Portföljstyrningen men kan med fördel användas för diskussion om eventuell inkludering av ytterligare system som i nuläget ligger utanför Portföljstyrningen (se bild nedan)

Organisation, roller och forum

För varje produkt finns en utsedd produktansvarig med taktiskt ansvar för en produkts vidareutveckling, underhåll och avveckling, dvs i huvudsak för löpande planering och prioritering. Det är den produktansvariges ansvar att säkerställa att en produkt levereras med mesta möjliga värde. En person kan vara produktansvarig för flera produkter.

Förstahandsvalet är att rollen som produktansvarig ska innehas av en person med nära koppling till slutanvändare, verksamhetsfunktion eller andra intressenter. Delportföljansvarig är ytterst ansvarig för att säkra rätt kompetens till rollen inom sin delportfölj, i samverkan med ansvariga för portföljstyrningen. Den som utses som produktansvarig behöver inte organisatoriskt tillhöra samma linjeorganisation som Delportföljansvarig.

Benämningen Produktansvarig har valts för att tydliggöra att det ingår ett leveransansvar för utveckling och livscykelhantering i rollen. Benämningen ska också fungera oavsett om produkten är av mer infrastrukturnära eller applikationsnära karaktär samt oberoende av om det finns ett internt utvecklingsteam eller om produkten levereras genom ett köpt system från extern aktör.

Roller och huvudsakliga ansvar i relation till produkt

Delportföljsamordnare:

• Samordna framtagandet av produktcanvas för helheten av produkter inom delportföljen
  
• Stötta produktansvariga med arbetssätt för analys av användarnas behov och problem i relation till produkters funktionalitet
  
• I samarbete med produktansvariga ta fram färdplan och kvartalsvisa mål för delportföljen och dess produkter
  
• Följa upp och rapportera genomförda leveranser och uppnådda effekter
  

Produktansvarig:

• Driva framtagandet av produktcanvas för den egna produkten
  
• Identifiera och prioritera behov och möjligheter genom omvärldsbevakning och dialog med användare
  
• Prioritera vad som ska utvecklas och i vilken ordning inom produkten, utifrån delportföljens mål och önskade effekter
  
• Rapportera produktens framdrift, resultat och vägval till delportföljsamordnare och andra intressenter
  

För att utföra uppdraget kan produktansvariga ta stöd av de kompetenser som krävs utifrån produktens karaktär. Exempel på sådana kompetenser är teknikspecialist, delportföljsamordnare, lösningsarkitekt, verksamhetskompetens och i förekommande fall även scrum master och utvecklingsteam.

Det finns två fasta forum för produktstyrning. Därutöver kan produktansvarig eller delportföljsamordnare identifiera behov av ytterligare samarbetsytor för att lösa uppgiften:

Begrepp och definitioner

Produktcanvas: ett kommunikativt verktyg för att skapa samsyn mellan produktansvariga, team och intressenter kring vad produkten finns till för, vilka användarna är, hur deras behov ser ut och produktens huvudsakliga utvecklingsfokus närmaste året

Övergripande beskrivning av skillnader mellan strategisk – taktisk – operativ nivå