Beslut och protokoll

På denna sida finns protokoll från universitetsstyrelsen, rektorsföredragningen och universitetsdirektören, samt anvisningar och mallar för rektorsföredragningen och universitetsdirektörens beslut. Dessutom finns kalendarium för ledningens beslutsmöten.

De beslut som rektor och universitetsdirektören fattar enligt Besluts-och delegationsordningen är förvaltningsbeslut. Enligt förvaltningslagen (2017:900) har myndigheten ett utredningsansvar inför ett förvaltningsbeslut. I underlaget till beslut dokumenteras och sammanfattas ärendet så att beslutsfattaren kan lita på att utredningsansvaret är fullgjort innan beslut fattas. En viktig del av utredningsansvaret är att säkerställa att ärendet är tillräckligt väl berett.

Det är berörd avdelningschefs ansvar att ärendet bereds korrekt enligt ovan. Genom att godkänna försättsbladet intygar avdelningschefen att så skett. Ett godkännande sker genom att avdelningschefen e-postar handläggaren att ärendet kan anmälas till föredragningen.

Nedan hittar du allmänna instruktioner inför föredragning för rektor och universitetsdirektör, samt specifika instruktioner för respektive föredragning.

Föredragning inför beslut

Huvudregeln är att beslut på en myndighet ska fattas efter föredragning. Föredragningen kan vara skriftlig eller muntlig. Beslut vid universitetet av rektor eller universitetsdirektör fattas normalt efter skriftlig föredragning. Undantag från denna princip kan i enstaka fall meddelas av rektor eller universitetsdirektören.

Skriftlig föredragning ställer höga krav på transparens eftersom möjlighet till dialog mellan föredraganden och beslutsfattaren saknas. Underlaget ska föregås av ett försättsblad, som bland annat ska innehålla:

Bakgrund
Skälen för beslutet
Beredning
Bilagor
Original för underskrift

Se vidare anvisningarna nedan.

Obligatorisk beredning med Rektors kansli i vissa fall

För vissa typer av ärenden genomför utredare, jurister eller chefsjuristen en slutlig granskning inför beslutföredragningen.

Styrdokument som beslutas av universitetsstyrelse, rektor eller universitetsdirektören ska alltid granskas av Ledningssekretariatet i god tid före beslut.
För ärenden som innehåller principiella rättsliga ställningstaganden eller avtal med juridiska åtaganden för universitetet måste Rättssekretariatet i god tid involveras i beredningen av beslutsärendet och granska dokumenten.
Ärenden gällande dispens från användande av sjugradig betygsskala eller ärenden avseende ändrad klassificering av kurser ska granskas av Ledningssekretariatet.

Ärenden som på detta sätt inte beretts tillsammans med Rektors kansli kan lyftas från listan över veckans beslutsärenden, för ytterligare beredning.

Anvisningar för rektors beslut vid rektorsföredragningen

Ärenden som ska tas upp på rektorsfördragningen ska anmälas enligt särskilda rutiner. Försättsblad och samtliga handlingar i ärendet ska skickas in elektroniskt.

Avdelningschefen godkänner att ärendet är redo för rektorsbeslut genom att mejla sitt godkännande till handläggaren. Handläggaren vidarebefordrar avdelningschefens e-postmeddelande samt bifogar aktuella handlingar i ärendet till rf@su.se senast klockan 10.00 på tisdagen för att ärendet ska kunna beslutas på torsdagen samma vecka.

Notera att ärenden ska skickas enskilt, var för sig.

För varje ärende ska två filer skickas in:

försättsbladet i Word-format
försättsbladet tillsammans med samtliga handlingar i ärendet i en samlad PDF-fil.

Huvudregeln är att beslut inte behöver undertecknas av rektor. Endast vissa beslut kräver fysiskt undertecknande, exempelvis anställningsbeslut och avtal/överenskommelser. Övriga beslut blir slutgiltiga när de fastställs vid rektorsföredragningen och protokollet expedieras.

Original som ska undertecknas lämnas (tillsammans med kopia på försättsbladet) i brevlådan i entrén i Bloms hus. Original som rektor ska underteckna fysiskt och som finns digitalt kan bifogas i e-postmeddelandet när ärendet anmäls till rektorsföredragningen, så skriver Ledningssekretariatet ut . Observera att originalet i så fall ska återfinnas i en egen Word- eller PDF-fil och att det i e-postmeddelandet tydligt ska anges hur många exemplar som ska skrivas ut. I de fall original ska kontrasigneras av handläggare bör detta göras efter att rektor har skrivit på.

Original med digital signering ska inte skickas direkt till rektor utan bifogas i e-postmeddelandet tillsammans med övriga ordinarie handlingar när ärendet anmäls.. Avtalet/överenskommelsen undertecknas digitalt av rektor efter rektorsföredragningen och om kvitto erhålls skickas det till handläggaren.

Efter fattat beslut skickas protokollet från rektorsföredragningen till handläggaren. De beslut som har undertecknats kommer efter rektorsföredragningen att finnas för avhämtning i entrén i Bloms hus.

I de fall det inte finns några särskilda beslutshandlingar ska protokollsutdrag upprättas, vilket görs av ansvarig handläggare utifrån mall som återfinns nedan. Ansvarig handläggare ansvarar även för expediering av ärendet, samt diarieföring och arkivering av beslutshandlingarna alt. protokollsutdraget.

Om beslutet bör läggas in i Regelboken, meddelar handläggaren någon av de ansvariga webbredaktörerna.

Mall för försättsblad till RF Word, 198.3 kB.

Mall för RF-beslutsdokument Word, 161.9 kB.

Mall för protokollsutdrag från RF Word, 197.3 kB.

Anvisningar för universitetsdirektörens beslut

Ärenden som ska tas upp på rektorsfördragningen ska anmälas enligt särskilda rutiner. Försättsblad och samtliga handlingar i ärendet skickas in elektroniskt.

Universitetsdirektören fattar beslut efter skriftlig föredragning som äger rum på torsdagar. Huvudregeln är att beslut inte behöver undertecknas fysiskt av universitetsdirektören. Endast vissa beslut kräver egenhändigt undertecknande. Övriga beslut och protokoll blir slutgiltiga i enlighet med att beslut/protokoll expedieras eller upprättas. Ärenden som anmäls till föredragning ska göras enligt särskilda anvisningar och på särskilda mallar, som du hittar nedan.

Avdelningschefen godkänner ärendet genom att maila handläggaren att ärendet kan anmälas till föredragningen. Handläggaren vidarebefordrar avdelningschefens e-postmeddelande samt bifogar aktuella handlingar i ärendet till universitetsdirektor@su.se senast klockan 13.00 på tisdagen för att kunna beslutas torsdagen samma vecka.

Notera att ärenden ska skickas enskilt, var för sig. Sänd inte flera ärenden i samma
e-postmeddelande.

För varje ärende ska två filer skickas in:

ett försättsblad i Word-format
ett försättsblad och därefter samtliga handlingar i ärendet i en samlad PDF-fil.

Eventuella original som ska undertecknas lämnas (tillsammans med kopia på försättsbladet) i entrén i Bloms hus.

Efter fattat beslut får föredragande/handläggaren ta del av protokollet från föredragningen via e-post. De eventuella beslut som har egenhändigt undertecknats lämnas i entrén i Bloms hus.

Frågor om universitetsdirektörssbeslut kan ställas till Angelica Åberg, Planeringssekretariatet.

Mall för försättsblad till universitetsdirektörens beslut Word, 265.5 kB.

Mall för beslutsdokument UD-beslut Word, 164 kB.

Mall för protokollsutdrag för UD-beslut Word, 255.7 kB.

Kalendarium för ledningens beslutsmöten

Universitetsstyrelsen

VT 2024: 19 februari kl 9-12, 19 april kl 9-12 och 14 juni kl 9-12

HT 2024: 20 september kl 9-12, 28 oktober kl 9-12 och 25 november kl 9-12

Rektorsföredragningen

Torsdagar kl 09.15 fattar rektor beslut vid den s.k. rektorsföredragningen (RF). Ärenden till RF ska vara inlämnade senast tisdag 10:00 samma vecka.

Det första mötet på vårterminen 2024 kommer att hållas onsdagen den 10 januari och det sista mötet torsdagen den 27 juni.

Det första mötet på höstterminen 2024 kommer att hållas torsdagen den 22 augusti och det sista mötet torsdagen den 19 december.

Undantag från schemat 2024:

Vecka 26 - Beslutsmötet är flyttat till onsdag 26 juni, inlämning av handlingar senaste måndag 24 juni kl 10.00.

Vecka 40 - Beslutsmötet är flyttat till onsdag 2 oktober, inlämning av handlingar senast måndag 30 september kl 10.00.

Vecka 43 - Beslutsmötet är flyttat till onsdag 23 oktober, inlämning av handlingar senast måndag 21 oktober kl 10.00.

Vecka 45 - Beslutsmötet är flyttat till onsdag 6 november, inlämning av handlingar senast måndag 4 november kl 10.00.

Vecka 49 - Beslutsmötet är flyttat till onsdag 4 december, inlämning av handlingar senast måndag 2 december kl 10.00.

-----

Vänligen notera att deadline för att skicka in ärenden till RF är kl 10:00!

OBS! RF sker redan på onsdag nästa vecka - sista dag för anmälan av ärende är därför måndag den 24 juni kl. 10.00.

Beslutsmening för nästa RF, torsdag 2024-08-22:

Detta beslut är i rektors ställe fattat av prorektor, professor Clas Hättestrand, i närvaro av universitetsdirektör Åsa Borin. Studeranderepresentanter har informerats och haft tillfälle att yttra sig. Övrig närvarande har varit Anna Riddarström, Ledningssekretariatet (protokollförare). Föredragande i ärendet har varit NN.

Universitetsdirektörens beslutsmöten

Universitetsdirektören fattar beslut på torsdagar efter skriftlig föredragning. Ärenden ska vara inlämnade senast tisdag 13:00 samma vecka.

Det första mötet på vårterminen 2024 kommer att hållas fredagen den 12 januari och det sista mötet torsdagen den 27 juni.

Det första mötet på höstterminen 2024 kommer att hållas torsdagen den 22 augusti och det sista mötet torsdagen den 19 december.

Undantag från schemat 2024

Vecka 40 - Beslutsmötet är flyttat till onsdag 2 oktober, inlämning av handlingar senast måndag 30 september kl 13.00.

Beslutsmening för nästa UD-beslutsmöte, torsdag 22 augusti 2024

Detta beslut är fattat av universitetsdirektör Åsa Borin, i närvaro av chefsjurist Markos Stavroulakis. Studeranderepresentanter har informerats och haft tillfälle att yttra sig. Övrig närvarande har varit Angelica Åberg, Planeringssekretariatet (protokollförare). Föredragande i ärendet har varit NN.