Su orador principal se retira en el último minuto. ¿Cómo se salva la logística del evento y se mantiene el interés de la audiencia?
Imagina que estás al frente de un evento en vivo muy esperado cuando, de repente, tu orador principal cancela. El pánico se apodera de nosotros, pero es crucial mantener la calma y actuar con rapidez para mantener el espectáculo en marcha. En estos momentos de alta presión, su capacidad para adaptarse rápidamente puede salvar el día y convertir un desastre potencial en un éxito memorable. Al seguir un enfoque estratégico, puede mantener el control, involucrar a su audiencia y asegurarse de que su evento siga siendo un punto destacado en el calendario.
Lo primero que debe hacer es evaluar sus opciones para un altavoz de reemplazo. Considere la posibilidad de promocionar a un orador invitado dentro de la programación del evento que tenga el carisma y la experiencia para cautivar a su audiencia. También puedes ponerte en contacto con tu red para que te recomiende o invitar a un influencer local que pueda estar disponible con poca antelación. La clave es encontrar a alguien que pueda aportar valor y mantener el impulso del evento.
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Long before the conference, develop a backup plan in case a situation arises. Life happens! Backup plans can include leveraging other speakers’ whose content is similar, scanning the list of attendees for alternatives, leveraging local resources, and engaging your Conference Education Committee if one exists. And I speak from experience, not a keynote per se, but other speakers where we ran multiple concurrent sessions. My conference was scheduled for early April in Atlanta. And it snowed! Air traffic was affected, some speakers were stranded so we implemented our backup plan. I even have attendees that are “at the ready” with a presentation should the unexpected happen. So expect the unexpected!
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If someone pulls out last moment, and you need a speaker, call on a local athletic team. They usually have a coach or an athlete that easily fill in. If not, you can call the American Legion/VFW and they will have someone who can speak. Those options have netted the best back up plans, because athletes and vets have some of the best stories. Also, Toastmaster International can help with a speaker also.
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I like some of the suggestions others have offered on this page. If you have the ability and confidence to MC this section of the event, using the event topic, call conference attendees to a microphone to share their own ideas, experiences, and challenges. Absent a keynoter, good stuff might just be right there in the room.
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For keynotes, it depends upon the situation. If a replacement is obvious, then you have no choice. So be honest and transparent. Recently, I had a volunteer who agreed to be “hacked” real time on stage. They backed out, we were able to identify a replacement but they had an emergency situation. Our keynote proceeded because she had the script built and the consent of the volunteer to proceed. Issue averted!
Con un nuevo orador que intervenga, revise y ajuste el programa del evento según sea necesario. Asegúrese de que la transición sea fluida y de que cualquier cambio se comunique a los asistentes con prontitud. Si es necesario, baraja los tiempos de sesión o extiende los descansos para adaptarlos a la nueva configuración. Su objetivo es minimizar las interrupciones y hacer que el evento fluya sin problemas.
Sin su orador estrella, concéntrese en mejorar la participación de la audiencia a través de elementos interactivos. Considere la posibilidad de añadir sesiones de preguntas y respuestas, mesas redondas o talleres que fomenten la participación. Estos momentos interactivos pueden compensar el cambio y mantener a tu audiencia interesada en el contenido del evento.
En el mundo de los eventos en vivo, la flexibilidad es tu mejor amiga. Prepárate para hacer ajustes sobre la marcha en el programa, ya sea llenando vacíos inesperados con discusiones improvisadas o cambiando el enfoque a otros aspectos destacados del evento. Su capacidad de adaptación asegurará a los asistentes que todavía les espera una gran experiencia.
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One thing I've found helpful in a pinch is to set up a panel. With a little effort, you can surface people who have experience in the field to talk at your event. And what's even better is sourcing questions from attendees with a Q&A portion. This could pay off nicely in that attendees get to help shape the topics covered. It can create more investment and buy-in too!
Por último, considere la posibilidad de ofrecer algún tipo de compensación para reconocer los inconvenientes causados por el cambio de última hora. Esto podría ser un descuento en eventos futuros, acceso a contenido exclusivo o incluso una simple muestra de agradecimiento. Estos gestos demuestran que valoras la experiencia de tus asistentes y te comprometes a ofrecer un servicio de calidad a pesar de los retos imprevistos.
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