Last updated on 16 jul 2024

Un artista clave se enferma justo antes de su evento. ¿Cómo te aseguras de que el espectáculo se desarrolle sin problemas?

Con tecnología de la IA y la comunidad de LinkedIn

Imagínate esto: has pasado meses planeando un evento en vivo y todo está listo para un espectáculo espectacular. Entonces, de la nada, recibes una llamada: tu persona clave está enferma de gripe y no puede actuar. El pánico se apodera de ti, pero como planificador de eventos experimentado, sabes que el espectáculo debe continuar. Garantizar una continuación sin problemas requiere un pensamiento rápido, un plan de respaldo sólido y la capacidad de mantener la calma bajo presión. A continuación, te explicamos cómo puedes navegar por este giro inesperado y aún así ofrecer un evento que tu audiencia recuerde por todas las razones correctas.

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Jonathan A.

Talent Development | Live Events | Community Builder

1 Talento de respaldo

Cuando su artista estrella se enferma, tener un talento de respaldo puede salvar el día. Es esencial tener una lista de posibles suplentes que estén familiarizados con el tema y la audiencia del evento. Estas personas deben ser examinadas y estar listas para intervenir en cualquier momento. Infórmeles sobre la situación de inmediato y bríndeles todos los materiales necesarios para prepararse. Su disposición para desempeñarse no solo llenará el vacío, sino que también mostrará su capacidad para manejar circunstancias imprevistas con gracia y profesionalismo.

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Jonathan A.

Talent Development | Live Events | Community Builder
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Having your little black book of performers is always a safe practice to have when producing events that center on live performances, whether it's a speaker, comedian or musician. As it is unfortunately semi-common for performers or speakers to cancel last minute. Being ready with back-ups will always save time and energy. If the backup lives farther away be prepared to anticipate cancellations and begin routing the new act quickly. Another good practice is to always have a strong relationship with agents. Most agents don't want to lose their booking fee, so if you are cordial they are more likely to help you scramble to replace the performer.

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Alexandra 📊 Lazarenko

Schwab Client Services Intern | IU Kelley Honors Student | Finance + Accounting Major | LinkedIn Poll Lady 📊
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While it's tempting to orient an entire event around a single star performer that draws a huge audience, it's also important to have contingency plans in case that individual cannot attend. There is plenty of aspiring talent who would be thrilled to accept second and even third billing for a chance at additional exposure and an opportunity to headline the event if something happens to the top talent. It is important to arrange this in advance, however, as last-minute desperation will not lead to more acceptances.

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2 Clave de comunicación

La comunicación efectiva es crucial para manejar la situación cuando un artista se enferma. Debe informar de inmediato a su equipo, al personal del lugar y, si es necesario, a su audiencia, pero de una manera que mantenga la emoción por el evento. Utilice un lenguaje claro y positivo para explicar el cambio, centrándose en las nuevas oportunidades que presenta en lugar de en lo que se ha perdido. Este enfoque ayuda a manejar las expectativas e incluso puede crear un revuelo en torno al cambio inesperado en la alineación.

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Melissa Best

Senior Event Producer & Experience Curator
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Inform your team and stakeholders about the situation and your plan to address it. There should be no surprises on the day of the event. Aim to be transparent, reassuring, solution-oriented, and mindful of filling the gap with something that aligns with the event goals.

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3 Ajustar los tiempos

Ajustar el calendario del evento puede proporcionar una experiencia fluida a pesar de la ausencia de su artista principal. Examine su programa para identificar las áreas en las que puede redistribuir el tiempo, tal vez extendiendo otros actos o incorporando segmentos de participación de la audiencia. Esto no solo llena los vacíos dejados por la cancelación, sino que también mantiene el impulso del evento. Recuerde actualizar a todas las partes interesadas sobre los nuevos horarios para asegurarse de que todos estén en la misma página.

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Jonathan A.

Talent Development | Live Events | Community Builder
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Sometimes you may have a back-up performer on-call, however, sometimes they need time to mobilize and get to your event, especially if there is a reasonable distance involved. Being prepared to fill gaps and delay the engagement can buy your replacement time to get to the event. It also can help you navigate the gap in a way that still provides a seamless engagement for the audience. A good practice is to find activities that require the audience to focus or engage as this will take their attention away from the clock and pondering the delay. This will allow you to redirect what could be negative energy into positive experiences.

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4 Involucrar a la audiencia

Involucrar a tu audiencia es más importante que nunca cuando te enfrentas a un cambio de artista de última hora. Considere elementos interactivos como sesiones de preguntas y respuestas, encuestas en vivo o participación en las redes sociales para mantener a la audiencia involucrada. Esto no solo desvía la atención de la ausencia del artista principal, sino que también agrega una capa de participación que puede hacer que su evento sea aún más memorable. La participación de la audiencia puede convertir un posible contratiempo en un punto culminante único e inesperado.

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5 Contenido del Plan B

Ten siempre listo el contenido de Plan B para llenar cualquier brecha de rendimiento. Esto podría incluir videos pregrabados, oradores invitados o actos de entretenimiento adicionales que se alineen con el tema de su evento. Tener diversas opciones de contenido garantiza que puedas adaptarte rápidamente a los cambios sin dejar a tu audiencia con una experiencia mediocre. Este contenido debe ser fácilmente accesible y estar listo para implementarse en cualquier momento para mantener el flujo de su evento.

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6 Mantente positivo

Mantener un comportamiento positivo es contagioso y puede influir en gran medida en la atmósfera general de tu evento. Cuando nos enfrentamos al reto de que una persona clave se enferme, es importante proyectar confianza y optimismo. Tu actitud marca la pauta para tu equipo y tu audiencia. Al mantener una actitud positiva, aseguras a todos que el evento seguirá siendo un éxito, fomentando un ambiente de emoción y anticipación a pesar de los cambios imprevistos.

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1 Talento de respaldo

2 Clave de comunicación

3 Ajustar los tiempos

4 Involucrar a la audiencia

5 Contenido del Plan B

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