¿Qué haces si tu evento en directo se retrasa?

1 Evalúe rápidamente

Cuando note que su evento se está retrasando, evalúe rápidamente la situación. Determine qué partes se retrasan y cuánto. Esta evaluación rápida le ayudará a comprender la gravedad de la demora e identificar los pasos inmediatos que puede tomar. Comunícate con los miembros de tu equipo para recopilar información y decidir si ciertos segmentos se pueden acortar o si hay algún contenido de relleno que se pueda cortar. La clave es tomar decisiones informadas rápidamente para minimizar el impacto de la demora.

2 Ajustar horarios

Una vez que hayas evaluado el retraso, es hora de ajustar el calendario del evento en consecuencia. Esto puede implicar la reducción de algunas actividades, la reprogramación de otras o incluso la eliminación de segmentos no esenciales por completo. Prioriza los elementos imprescindibles de tu evento y considera la posibilidad de acortar los discursos, las actuaciones o las presentaciones si es necesario. Es importante mantener a todos informados, incluidos los oradores, los artistas y el público, para que estén al tanto de los cambios y puedan ajustar sus expectativas.

3 Comunícate con claridad

La comunicación clara es primordial cuando su evento está fuera de horario. Transmita las actualizaciones a su equipo, participantes y audiencia lo antes posible. Utiliza todos los canales disponibles, como anuncios, redes sociales o aplicaciones de eventos, para mantener a todos informados. La transparencia puede ayudar a mantener la confianza y gestionar las expectativas de la audiencia. Recuerde, las personas son más comprensivas cuando están informadas sobre lo que está sucediendo y por qué.

4 Involucra a la audiencia

Si los retrasos son inevitables, encuentra formas creativas de mantener a tu audiencia comprometida. Esto podría implicar entretenimiento improvisado, sesiones interactivas u oportunidades adicionales de establecer contactos. El objetivo es proporcionar valor y mantener el interés incluso cuando no se sigue el cronograma original. Involucrar a su audiencia también ayuda a prevenir la frustración y mantiene altos los niveles de energía, lo cual es crucial para una experiencia positiva en el evento.

6 Mantente flexible

Por último, mantener la flexibilidad es esencial para gestionar cualquier evento en directo, especialmente cuando se enfrentan a retrasos. Prepárate para improvisar y tomar decisiones sobre la marcha teniendo en cuenta los objetivos generales del evento. La flexibilidad te permite adaptarte a las circunstancias cambiantes sin perder de vista lo que quieres conseguir. Recuerda que a veces los mejores momentos de un evento provienen de cambios inesperados que conducen a experiencias únicas y memorables.

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?