Aus dem Kurs: Datenanalyse lernen Teil 1: Grundlagen

WENN-Funktion in bedingten Spalten einsetzen

Aus dem Kurs: Datenanalyse lernen Teil 1: Grundlagen

WENN-Funktion in bedingten Spalten einsetzen

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Ohne WENN-Funktion geht es in der Datenanalyse nicht. Sie werden sie in Ihrem Berufsleben unzählige Male einsetzen. Variablen auf der Basis von Bedingungen hinzuzufügen, das ist eine Kompetenz, über die alle Datenanalyse-Fachkräfte verfügen müssen. Glauben Sie mir, Sie werden das brauchen. In Excel wird die WENN-Funktion "logische Funktion" genannt, in Power Query spricht man von "bedingten Spalten". Angenommen, Ihre Firma möchte allen, die einen Auftrag von mehr als 3.000 Euro erteilt haben, eine kleine Dankesnachricht schicken. Ihre Aufgabe ist es, diese Kundenliste zu erstellen und sie an das Marketing zu senden, das sich dann um die Dankes-E-Mails kümmert. Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie eine bedingte Spalte in Power Query erstellen. Blenden Sie zunächst die Abfrage ein, dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Abfrage AuftragZeilen und wählen Bearbeiten. Erstellen Sie zunächst hier links eine Kopie der Abfragetabelle AuftragZeilen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Namen und wählen Sie Verweis. Damit wird ein Duplikat erstellt, das mit seinem Original verbunden ist. D.h., wenn sich etwas in der Original-Tabelle AuftragZeilen ändert, dann werden die Änderungen auch im Duplikat übernommen. Ändern Sie hier den Namen. Die Abfrage soll "Marketing" heißen. Ich möchte Ihnen hier noch kurz die Verbindung zwischen den beiden Abfragen zeigen. Wechseln Sie in die Abfrage AuftragZeilen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Anzeigenamen und dann wählen Sie Transformieren, ersten Buchstaben im Wort groß schreiben. Das wird hier umgesetzt und wenn Sie dann in die Abfrage Marketing wechseln, dann wurde dieser Schritt auch in dieser Abfragetabelle durchgeführt. Das ist der große Vorteil des Befehls VERWEIS. Nun zur bedingten Spalte. Wählen Sie Spalte hinzufügen > Bedingte Spalte. Der Name der Spalte soll "Danke-Mail" heißen. Wenn die Gesamtsumme größer als 3.000 ist, dann soll in der Spalte stehen "Danke-Mail senden" und ansonsten soll "Keine Mail" in der Spalte stehen. Bestätigen Sie mit OK. Die Bedingung wurde hier korrekt umgesetzt. Klicken Sie auf Start und dann auf "Schließen und laden". Dann blättern Sie im Marketingblatt ganz nach rechts und dort steht die Spalte mit den korrekt umgesetzten Bedingungen. Perfekt, die Liste für das Marketing ist fertig. Die WENN-Funktion ist einfach unschlagbar, wenn es darum geht, Variablen im Datenset zu generieren, die auf Bedingungen basieren. Und wenn im nächsten Jahr die Auftragshöhe auf 4.000 gesetzt wird, müssen Sie nur die Bedingungen für die Variablen ändern. Ich denke, Sie verstehen, wie wertvoll das für Ihre Arbeit sein kann.

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