Aus dem Kurs: Datenanalyse lernen Teil 1: Grundlagen

Vorhandene Daten ausfindig machen

Aus dem Kurs: Datenanalyse lernen Teil 1: Grundlagen

Vorhandene Daten ausfindig machen

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Damit im Unternehmen Entscheidungen zügig getroffen werden können, müssen immer mehr Daten immer schneller zur Verfügung gestellt werden. Das, was Sie in Berichten oder Pivot-Tabellen sehen, kommt irgendwoher und das meiste steht in irgendeinem System, in irgendeiner Datenbank. Am besten arbeiten Sie sich vom Bericht von der Pivot-Tabelle rückwärts zu den Quelldaten vor. Viele Berichte enthalten Pivot-Tabellen und Diagramme, die von Mitarbeitenden händisch erstellt wurden. Hier müssen Sie die richtigen Fragen stellen. Keine Fragen wie: "Warum haben Sie das so oder so gemacht?", sondern Fragen wie: "Wissen Sie, woher die Daten stammen?" oder: "Wie kommen Sie an diese Daten?" oder: "Können Sie die Daten selbst exportieren?". oder: "Bekommen Sie sie per Mail?" Wenn diese Fragen geklärt sind, dann fragen Sie weiter: "Kann ich die Daten selbst aus dem System exportieren? Kann ich Zugriff auf die Backend-Tabellen haben?" Hier ein Beispiel. Stellen Sie sich vor, Sie fragen Janina: "Kannst du mir sagen, woher die Daten für diese Pivot-Tabelle stammen?". Ich muss so ein ähnliches Dashboard für eine andere Abteilung zusammenstellen und es scheint sich um dieselben Daten zu handeln." Janina antwortet vielleicht: "Ich bekomme die Daten wöchentlich per Mail von Tim aus der IT. Ich nehme dann immer die neuen Daten und erstelle eine neue Tabelle." Boah, das tut echt weh. Sie fängt immer wieder von vorn an. Das kann nicht sein. Sie fragen also bei der Abteilungsleitung nach, ob Sie mit der IT über Zugriffsmöglichkeiten auf diese Daten sprechen können. Entweder lautet die Antwort "Ja" oder die Abteilungsleitung kümmert sich selbst darum. Beides wäre möglich. Angenommen, die Antwort lautet: "Ja, sprechen Sie mit der IT." Als Erstes sollten Sie dann Tim anrufen und ungefähr Folgendes sagen: "Hallo Tim, ich heiße Sabine und arbeite in der Abteilung XYZ. Ich soll ein Dashboard mit Verkaufsdaten zusammenstellen. Janina aus der Marketingabteilung hat mir erzählt, dass sie diese Daten von dir bekommt. Kannst Du mir sagen, wie du an die Daten kommst?" Und Tim antwortet dann vielleicht: "Ja klar, ich mache diese Abfrage und exportiere die Daten wöchentlich und schicke sie per Mail an Janina." Dann sollten Sie Tim fragen: "Diese Abfrage generiert einige Daten, die ich brauche. Ich brauche aber nicht alles. Kann ich die Abfrage vielleicht selber machen? Kann ich eine Verbindung zur Datenbank herstellen und selbst darauf zugreifen? Ich müsste die Daten in der Datenbank auch nur lesen." Was dann passiert, hängt von der Situation ab. Vielleicht lautet die Antwort "Ja" und Sie erhalten die nötigen Zugriffsrechte. Aber wenn Sie neu im Unternehmen sind oder wenn es sich um sensible Daten handelt, kann die Antwort auch "Nein" oder "Noch nicht" lauten. Sie sollten sich stets an die Regeln im Unternehmen halten, denn diese müssen von den IT-Mitarbeitenden in der Regel auch genau beachtet werden. Wenn diese der Meinung sind, dass Sie zugriffsberechtigt sein sollten, dann werden Sie Zugriff bekommen und können die benötigten Daten abrufen.

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