Datensets für andere erstellen

Wenn andere im Unternehmen herausfinden, dass Sie geschickt mit Daten umgehen können, dann werden Sie sich vor Anfragen nicht mehr retten können, Datensets für andere zu erstellen. Aber das ist das größte Kompliment, was man Ihnen machen kann. Man erkennt an, dass die Daten, die Sie liefern, wertvoll und vertrauenswürdig sind. Und man möchte Sie mit der Aufgabe betrauen, die Datensets für andere zu liefern, auch wenn Sie vielleicht nicht in der IT-Abteilung arbeiten. Hier ein paar Tipps, die Sie bei dieser Aufgabe unterstützen können. Erstens: Es kann gar nicht genug Informationen geben. Davon profitieren sowohl Sie als auch die anderen. Wenn Sie gut dokumentierte Dateien liefern, müssen Sie sich später nicht an alles erinnern, sondern können es bei Bedarf einfach nachlesen. Sie sollten auf jeden Fall dokumentieren, woher die Daten stammen und was mit ihnen alles gemacht wurde, bevor Sie mit den Daten gearbeitet haben. Hier ein Beispiel, wie Sie eine Readme-Datei mit wichtigen Informationen erstellen können. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Ordnerfenster, in dem Ihre Dateien gespeichert sind. Hier ist das der Ordner 05_05. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Neu und dann den Befehl Textdokument. Das Textdokument soll Readme heißen. Doppelklicken Sie auf die neue Readme-Datei, um sie im Editor zu öffnen. Okay, woher stammen die Daten? Die Daten stammen aus unserer Marktforschungsumfrage. Und die Originaldateien befinden sich im Ordner Originaldaten. Und die Daten wurden unbearbeitet und unverändert aus dem Umfragetool gezogen und dann transformiert. Damit stellen Sie klar, dass niemand die Daten vorab angepasst und an Sie gesendet hat. Die Daten wurden original aus dem Umfragetool in Ihre Arbeitsdatei übertragen. Schließen Sie die Datei und speichern Sie die Änderungen. Sie haben jetzt eine Readme-Datei mit den wichtigsten Informationen erstellt, die Sie jederzeit erweitern können. Zweitens: Dokumentieren Sie auf einem separaten Readme-Blatt die Feldliste, z.B. direkt in der Excel-Datei Studie_Daten_Arbeitsdatei. Diese Datei basiert auf einer Abfrage und sie enthält zwei Arbeitsblätter. Das Arbeitsblatt Daten und das Arbeitsblatt Readme. Das Arbeitsblatt Readme ist noch leer. Es soll die Daten im Datenblatt dokumentieren. Als Erstes die Spaltenbeschriftungen. Wechseln Sie zurück in das Datenblatt, markieren Sie die Zelle A1 und dann drücken Sie die Tastenkombination Strg+Umschalttaste+Pfeil nach rechts, um alle Datenbeschriftungen zu markieren. Dann wählen Sie auf der Registerkarte Start den Befehl Kopieren, wechseln zurück zum Readme-Blatt, dort in die Zelle A2 und dann klicken Sie auf der Registerkarte Start auf den unteren Bereich der Schaltfläche Einfügen und wählen den Befehl Transponieren. So werden die Spaltenbeschriftungen vertikal aufgelistet. Die Beschriftungen sind alle noch markiert, d.h., Sie können die Formatierung in einem Arbeitsschritt entfernen. Wählen Sie dazu Zellenformatvorlage und Standard. Ziehen Sie die Spalte A dann etwas breiter und aktivieren Sie den Textumbruch. Es handelt sich hier um die Originalfelder und dann schreiben Sie das auch in die Zelle B1. Darunter schreiben Sie "Ja" und kopieren diesen Inhalt in alle darunterliegenden Felder. Dann noch die optimale Spaltenbreite und dann fügen Sie Informationen zu diesen Feldern ein. Schreiben Sie in die Zelle C1 "Informationen zu den Feldern". Dann wechseln Sie in die Zelle C2 und dort schreiben Sie z.B. "Datum und Uhrzeit pro Befragung". Und so können Sie alle Felder dokumentieren und z.B. unten für das Feld Beförderung geben Sie folgenden Text ein: "Die Daten wurden zusammengeführt, um alle individuellen Antworten in eine Spalte zu setzen". Diese Daten haben Sie nämlich, wie gesagt, zusammengeführt, um alle individuellen Antworten in einer Spalte wiederzugeben. Dasselbe gilt auch für das Branchenfeld. Markieren Sie die Zelle C13 und drücken Sie die Tastenkombination Strg+Komma, um den Inhalt der darüberliegenden Zelle zu übernehmen. Sollten Sie in dieser Liste zusätzlich zu den Originaldatenfeldern ein Feld hinzugefügt haben, z.B. ein berechnetes Feld, dann geben Sie hier statt "Ja" einfach "Nein" ein. Denn es handelt sich ja dann um kein Originalfeld. So können alle, die sich diese Liste anschauen, sofort erkennen, was es bereits in der Datenquelle gab und was Sie hinzugefügt haben. Sie geben Ihren Bericht dann an andere weiter. Wenn diese Personen alle über dieselben Zugriffsrechte auf die Daten verfügen, dann ist das super. Denn wenn das System aktualisiert wird, dann werden auch die Daten der anderen automatisch aktualisiert. Das ist ein großer Vorteil für alle. Aber meistens variieren die Zugriffsrechte, d.h., bei den einen würden die Daten automatisch aktualisiert werden, bei den anderen wiederum nicht. D.h., in diesem Fall ist es besser, die Datenverbindungen in diesen Kopien vor der Weitergabe zu trennen. Dazu kopieren Sie die beiden Blätter einfach in eine neue Arbeitsmappe. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Blattregister Daten und wählen Sie "Verschieben oder kopieren". Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Kopie erstellen" und dann wählen Sie in der Liste als Ziel eine neue Arbeitsmappe. Bestätigen Sie mit OK. Das Datenblatt befindet sich jetzt in der neuen Arbeitsmappe. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrage auf die Schaltfläche Löschen, weil Sie wollen die Verbindung ja löschen. Das Löschen müssen Sie noch einmal bestätigen. Dann wechseln Sie zurück zu Ihrer Arbeitsdatei, klicken mit der rechten Maustaste in das Blattregister Readme, wählen "Verschieben oder kopieren", aktivieren das Kontrollkästchen "Kopie erstellen" und als Ziel für die Kopie wählen Sie die Mappe1 und bestätigen mit OK. Ziehen Sie das Readme-Blatt noch an zweite Position. Bei Bedarf können Sie das Blatt noch etwas schöner gestalten, denn das ist die Kopie, die Sie an andere weitergeben. Aber das Wichtigste ist erledigt. Die Readme-Informationen sind enthalten und die Verbindung zu den Daten wurde getrennt. Damit auch wirklich niemand das Readme-Blatt übersehen kann, färben Sie das Register noch rot ein. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Blattregister Readme, wählen Registerfarbe und dort die Farbe Rot. Dann speichern Sie die Datei unter einem neuen Namen, und zwar unter dem Namen Studie_Daten_Kopie_Team. Achten Sie stets darauf, dass Ihre Daten für andere einfach zu nutzen sind. Überlegen Sie also vorher genau, welche Informationen hilfreich sind; das spart Zeit. Sie brauchen später bei Bedarf nur nachzulesen und die anderen erhalten einen guten Überblick über die Daten und über Ihre Vorgehensweise.