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Instrução Normativa Nº 13, DE 27 DE fevereiro DE 2020

Dispõe sobre as regras e procedimentos para a atribuição de código e para o cadastramento das unidades protocolizadoras no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.

A DIRETORA-GERAL DO ARQUIVO NACIONAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA E SEGURANÇA PÚBLICA E O SECRETÁRIO DE GESTÃO DA SECRETARIA ESPECIAL DE DESBUROCRATIZAÇÃO, GESTÃO E GOVERNO DIGITAL DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA, no uso das atribuições que lhes conferem o art. 6º da Portaria Interministerial nº 11, de 25 de novembro de 2019, dos Ministros de Estado de Justiça e Segurança Pública e da Economia, o Decreto nº 9.662, de 1º de janeiro de 2019, e o Decreto nº 9.745, de 8 de abril de 2019, resolvem:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Esta Instrução Normativa Interministerial dispõe sobre as regras e procedimentos para a atribuição de código e para o cadastramento das unidades protocolizadoras, no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.

Objetivos

Art. 2º São objetivos desta Instrução Normativa Interministerial:

I - aperfeiçoar e simplificar o cadastro de unidades protocolizadoras da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional;

II - padronizar e racionalizar a utilização dos códigos numéricos de unidades protocolizadoras; e

III - atualizar e aprimorar a transparência do Cadastro Nacional de Unidades Protocolizadoras da Administração Pública Federal - CNUP.

Definições

Art. 3º Para os efeitos desta Instrução Normativa Interministerial, são adotadas as seguintes definições:

I - atividades de protocolo: atividades de recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação, expedição e autuação de documentos avulsos para formação de processos, bem como os respectivos procedimentos decorrentes.

II - cadastro de unidade protocolizadora: atividade de atribuir, a uma unidade administrativa ou unidade organizacional ativa no Sistema de Informações Organizacionais do Governo Federal - SIORG, código numérico de cinco dígitos no intervalo de 00001 a 99999, referente ao primeiro grupo do Número Único de Protocolo - NUP, com a finalidade de identificar o órgão ou entidade de origem do documento, avulso ou processo.

III - Cadastro Nacional de Unidades Protocolizadoras da Administração Pública Federal - CNUP: base de dados que centraliza as informações sobre as unidades protocolizadoras da Administração Pública Federal, disponível no endereço eletrônico http://gestaopen.processoeletronico.gov.br.

IV - gestor de unidade protocolizadora: servidor formalmente incumbido da gestão das unidades protocolizadoras do órgão ou entidade.

V - inativação de unidade protocolizadora: atividade de inativar o código de unidade protocolizadora, no Sistema de Gestão de Unidades Protocolizadoras, em decorrência do não exercício, suspensão ou conclusão das suas atribuições.

VI - Número Único de Protocolo - NUP: número atribuído ao documento, avulso ou processo, na unidade protocolizadora de origem, para controle de seus documentos.

VII - Sistema de Gestão de Unidades Protocolizadoras: sistema informatizado destinado ao cadastramento obrigatório de unidades protocolizadoras dos órgãos e entidades da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional e, facultativamente, das empresas estatais, disponibilizado pela Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia.

VIII - unidade administrativa: unidade organizacional integrante da estrutura regimental do órgão ou entidades da Administração Pública e que a ele se subordina, responsável por um conjunto de incumbências desdobradas de competências estabelecidas, em lei ou em decreto, atribuídas ao órgão ou entidade.

IX - unidade organizacional: unidade formal da Administração Pública, criada por ato legal - lei e/ou decreto - de criação, e/ou de aprovação da estrutura regimental, ou, ainda, do estatuto do órgão ou entidade.

X - unidade protocolizadora - UP: unidade organizacional ou unidade administrativa que tenha, independentemente de sua denominação e posição hierárquica, as atividades de:

a) recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos;

b) autuação de documento(s) avulso(s) para formação de processo(s); e

c) atribuição de NUP aos documentos, avulsos ou processos.

CAPÍTULO II

ATRIBUIÇÃO DE CÓDIGO DE UNIDADE PROTOCOLIZADORA

Critérios

Art. 4º Deverá ser atribuído código de unidade protocolizadora para:

I - unidade administrativa ou organizacional que utilizar anualmente mais de um milhão de Número Único de Protocolo - NUP, para registrar documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos.

II - unidade administrativa encarregada das atividades de protocolo central ou setorial.

Art. 5º O código de unidade protocolizadora deverá, preferencialmente, ser atribuído às unidades organizacionais superiores da estrutura regimental ou do estatuto do órgão ou entidade, visando a racionalização do consumo dos códigos.

Art. 6º Poderá ser atribuído código de unidade protocolizadora para unidades administrativas ou organizacionais descentralizadas ou, ainda, regionais.

Art. 7º A atribuição do código de unidade protocolizadora deverá observar as recomendações do Programa de Gestão de Documentos, aplicável ao órgão ou entidade, elaborado pelo Arquivo Nacional.

CAPÍTULO III

GESTOR DE UNIDADES PROTOCOLIZADORAS

Gestor de unidades protocolizadoras

Art. 8º Os órgãos da Administração Pública federal direta deverão indicar formalmente um ou mais servidores para atuar como gestor de suas unidades protocolizadoras.

Parágrafo único. Compete ao gestor, de que trata o caput, cadastrar, alterar, inativar e reativar as unidades protocolizadoras - UP.

Art. 9º Os gestores de unidades protocolizadoras deverão se cadastrar no endereço eletrônico http://gestaopen.processoeletronico.gov.br e anexar cópia do documento de designação, para fins de liberação no Sistema de Gestão de Unidades Protocolizadoras.

Descentralização da gestão

Art. 10. É facultado ao órgão descentralizar a gestão das unidades protocolizadoras das entidades vinculadas.

CAPÍTULO IV

UNIDADES PROTOCOLIZADORAS

Cadastramento

Art. 11. O cadastro de unidades protocolizadoras será realizado no Sistema de Gestão de Unidades Protocolizadoras, mediante a seleção da unidade administrativa ou organizacional cadastrada no SIORG e posterior seleção do código de unidade protocolizadora disponibilizado pelo Sistema.

Parágrafo único. O Sistema de Gestão de Unidades Protocolizadoras pode ser acessado no endereço eletrônico http://gestaopen.processoeletronico.gov.br.

Reestruturação

Art. 12. Nas hipóteses de reestruturação de unidades protocolizadoras, deverão ser adotados os seguintes procedimentos:

§ 1º Em caso de fusão, deverá ser mantido o código de unidade protocolizadora de uma das unidades de origem.

§ 2º Em caso de divisão, deverá ser mantido o código da unidade protocolizadora de origem em uma das unidades resultantes do desmembramento.

§ 3º Em caso de alteração da denominação e de transferência da vinculação ou subordinação, o código da unidade protocolizadora deverá ser mantido.

Inativação e reativação

Art. 13. Deverá ser inativada a unidade protocolizadora cujas atribuições foram extintas, suspensas ou concluídas.

Art. 14. A unidade protocolizadora poderá ser reativada, a qualquer tempo, em decorrência do retorno de suas atribuições.

Vedações

Art. 15. Fica vedado:

I - excluir código de unidade protocolizadora; e

II - reaproveitar código de unidade protocolizadora extinta por ato legal.

CAPÍTULO V

DISPOSIÇÕES FINAIS

Orientações gerais

Art. 16. A alocação dos códigos de unidades protocolizadoras disponibilizados para os órgãos e entidades será realizada pela Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização e Governo Digital do Ministério da Economia e pelo Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e Segurança Pública.

Art. 17. É vedado o funcionamento como unidade protocolizadora de unidade administrativa ou organizacional que não estiver ativa no Sistema de Informações Organizacionais do Governo Federal - SIORG e registrada no Cadastro de Unidades Protocolizadoras da Administração Pública Federal - CNUP.

Art. 18. Os órgãos, entidades, seus dirigentes e servidores que utilizem o Sistema de Gestão de Unidades Protocolizadoras responderão administrativa, civil e penalmente por ato ou fato que caracterize o uso indevido de senhas de acesso ou que transgrida as normas de segurança instituídas.

Art. 19. Os casos omissos serão resolvidos, em conjunto, pelo Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e Segurança Pública e pela Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia, que poderão expedir normas complementares, bem como disponibilizar, em meio eletrônico, informações adicionais.

Regra de Transição

Art. 20. Os órgãos e entidades deverão, no prazo de sessenta dias, a contar da entrada em vigor desta Instrução Normativa Interministerial, atualizar as informações sobre suas unidades protocolizadoras já cadastradas, acessando o endereço http://gestaopen.processoeletronico.gov.br.

Parágrafo único. Para atendimento do disposto no caput, será disponibilizado, no endereço http://processoeletronico.gov.br, o rol das unidades protocolizadoras dos órgãos e entidades registradas no Ministério da Economia, bem como orientações adicionais.

Vigência

Art. 21. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de publicação.

NEIDE DE SORDI

Diretora-Geral do Arquivo Nacional

CRISTIANO ROCHA HECKERT

Secretário de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia