Muitos e-mails não lidos? Conheça 7 IAs para organizar sua caixa de entrada

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O seu e-mail pode estar desorganizado por diversas razões. Entre elas, estão o acúmulo de mensagens não lidas ao longo do tempo e as assinaturas de newsletters irrelevantes, que inundam a caixa de entrada com conteúdos promocionais. Além disso, não verificar a pasta de spam regularmente também pode levar ao extravio de e-mails essenciais ou à entrada de spam na caixa principal, além de ocupar espaço indevido.

Outros erros comuns são os filtros mal configurados, que podem arquivar ou mover e-mails para pastas erradas, e a manutenção de mensagens antigas sem arquivamento ou exclusão. Além disso, a configuração padrão de alguns serviços, que agrupa e-mails em conversas, também pode gerar desordem quando há muitas respostas e encaminhamentos em um único tópico.

No entanto, algumas medidas simples podem ajudar a manter o seu e-mail organizado, como utilizar etiquetas para separar mensagens por tema ou prioridade, cancelar a inscrição de newsletters irrelevantes, além de ter o hábito de verificar a pasta de spam regularmente. Outra alternativa eficaz é utilizar a inteligência artificial para organizar, escrever e gerenciar mensagens. A seguir, confira algumas ferramentas gratuitas para organizar o e-mail.

1. Sanebox para organizar sua caixa de entrada
2. Grammarly para escrever mensagens sem erros
3. Copilot para resumir e fazer rascunhos
4. Spike como assistente geral
5. Shortwave para organizar tarefas
6. Boomerang para agendar envios
7. Recursos de IA do Gmail

O Sanebox (www.sanebox.com) é uma ferramenta que ajuda a reduzir a sobrecarga de mensagens com IA. O assistente funciona de maneira integrada a serviços de e-mail existentes, organizando o conteúdo em diversas pastas. Para utilizá-lo, basta criar uma conta e liberar o acesso à caixa de entrada. Há pastas como @SaneBlackHole, para filtrar e-mails indesejados, @SaneNews, para newsletters e boletins informativos, e @SaneLater, para mensagens importantes, mas não urgentes.

A inteligência artificial aprende os hábitos do usuário ao longo do tempo para gerenciar o conteúdo de forma personalizada. O serviço é pago, mas é possível testá-lo gratuitamente por 14 dias, sem a necessidade de cadastrar cartões de crédito. As assinaturas custam a partir de U$ 3,49 (cerca de R$ 19) mensais.

O Grammarly é uma ferramenta de IA projetada para revisar relatórios, apresentações e e-mails profissionais. A ferramenta está disponível na web (app.grammarly.com), e também como extensão para navegadores e aplicativo para desktop. O serviço auxilia na correção de ortografia, pontuação e gramática, além de resumir mensagens longas. A versão gratuita verifica erros gramaticais e de ortografia, além de aprimorar a coesão e a coerência das frases. As assinaturas, que oferecem funcionalidades adicionais, custam US$ 12 (cerca de R$ 65) mensais no plano anual ou US$ 30 (cerca de R$ 163) mensais.

O Microsoft Copilot é a ferramenta de IA integrada ao Microsoft Edge que também pode ser utilizada para auxiliar na redação de e-mails. Basta abrir o navegador, fazer login na sua conta de e-mail e clicar no ícone do Copilot no canto superior direito. Na guia "Redação", é possível gerar rascunhos de e-mails em tons profissionais, casuais ou engraçados, que podem ser usados diretamente ou editados antes do envio. A IA ainda resume textos longos para economizar tempo e lê mensagens em voz alta com seu recurso de conversão de texto em fala, tornando a comunicação mais eficiente.

O Spike (www.spikenow.com) também é uma alternativa de IA para aumentar a produtividade. A plataforma permite reunir e-mails de diferentes contas em um único feed unificado, eliminando a necessidade de alternar as contas. Com sua interface semelhante a um bate-papo, o Spike torna a leitura e a resposta de e-mails mais prática e rápida. Além disso, o serviço utiliza IA generativa para resumir, redigir mensagens e para organizar e-mails por grau de importância. O serviço pode ser utilizado gratuitamente por equipes de até três membros. Os planos pagos, voltados para times maiores, possuem recursos adicionais e custam U$ 4 (cerca de R$ 21,50) ou U$ 8 (cerca de R$ 42,90).

O Shortwave (www.shortwave.com) é uma ferramenta de IA integrável ao Gmail que categoriza automaticamente mensagens em pacotes relacionados, facilitando a gestão do conteúdo e a organização. O serviço permite marcar mensagens importantes e transformá-las em tarefas e suspender e-mails para ler mais tarde, marcá-los como concluídos ou excluí-los. Na guia "All" (Todos), é possível ver todas as tarefas em um só lugar. Usando IA generativa, o Shortwave também ajuda a redigir e resumir e-mails, economizando tempo. Há um plano gratuito, disponível para pessoas que utilizam a plataforma pontualmente, e três assinaturas para usuários avançados e empresas, que custam a partir de US$ 7 (cerca de R$ 37,50) por usuário e por mês, cobrado anualmente.

O Boomerang (www.boomeranggmail.com) para Gmail é uma ferramenta de inteligência artificial que auxilia no gerenciamento de mensagens por meio de recursos como agendamento, lembretes, acompanhamentos e um assistente de IA chamado "Respondable". A ferramenta permite que usuários escrevam e programem o envio de mensagens para depois e utiliza aprendizado de máquina para fornecer sugestões em tempo real, melhorando a qualidade da redação. O serviço pode ser utilizado gratuitamente, com créditos de 10 mensagens por mês para contas Gmail. As assinaturas custam a partir de US$ 4,98 (cerca de R$ 27) mensais, cobradas anualmente.

O próprio Gmail conta com recursos integrados que utilizam IA para otimizar a escrita, resposta e organização das mensagens. A funcionalidade “Ajude-me a Escrever” (Help Me Write) ajuda a redigir e-mails, completando automaticamente as frases com base no conhecimento adquirido sobre hábitos e estilo de escrita do usuário. Já a “Escrita Inteligente” (Smart Compose) oferece sugestões de palavras para uma escrita mais eficiente. Há ainda o recurso "Resposta Inteligente” (Smart Reply), que utiliza a IA para a prender a realizar tarefas com base em exemplos anteriores, como, por exemplo, apresentar sugestões de respostas prontas para mensagens recevidas. Os "Cartões", por sua vez, resumem informações importantes, como detalhes de voos, e o "Nudging" lembra os usuários de responder ou acompanhar mensagens importantes.

Com informações de Make Use Of e Unite.ai

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