Como garantir a participação ativa e o feedback dos participantes remotos?

2 Escolha as ferramentas certas

Dependendo do tamanho, formato e objetivos da sua reunião, você pode precisar de ferramentas diferentes para facilitar a participação e o feedback. Por exemplo, você pode usar plataformas de videoconferência, como Zoom ou Teams, para ver e ouvir uns aos outros, compartilhar telas e usar salas de breakout. Você também pode usar ferramentas de colaboração on-line, como Miro ou Jamboard, para criar quadros interativos, notas adesivas, enquetes ou pesquisas. Certifique-se de testar as ferramentas com antecedência, fornecer instruções claras e verificar se há problemas técnicos.

3 Crie atividades envolventes

Para manter seus participantes remotos envolvidos e envolvidos, você precisa criar atividades que sejam relevantes, significativas e divertidas. Por exemplo, você pode começar com um quebra-gelo ou um check-in para aquecer o grupo e criar relacionamento. Você também pode usar técnicas de brainstorming, resolução de problemas ou tomada de decisão para gerar ideias, soluções ou ações. Você também pode incorporar jogos, quizzes ou desafios para adicionar alguma variedade e emoção. Certifique-se de equilibrar o tempo para apresentação, discussão e interação.

4 Use diferentes métodos de feedback

O feedback é essencial para qualquer reunião, pois ajuda a medir o progresso, a satisfação e o aprendizado dos participantes. No entanto, obter feedback dos participantes remotos pode ser complicado, pois você pode não conseguir ler sua linguagem corporal, expressões faciais ou tom de voz. Portanto, você precisa usar diferentes métodos de feedback para capturar suas opiniões, sentimentos e sugestões. Por exemplo, você pode usar feedback verbal, como fazer perguntas abertas, parafrasear ou resumir. Você também pode usar feedback não verbal, como polegares para cima ou para baixo, emojis ou gestos com as mãos. Você também pode usar comentários por escrito, como mensagens de bate-papo, e-mails ou formulários.

5 Incentivar a participação e a inclusão

Um dos maiores desafios das reuniões remotas é garantir que todos tenham a mesma oportunidade de participar e se sintam incluídos. Você pode ter alguns participantes que são mais vocais, dominantes ou confiantes, e outros que são mais quietos, tímidos ou hesitantes. Para incentivar a participação e a inclusão, é preciso criar um ambiente seguro e solidário, onde todos possam se expressar livremente e respeitosamente. Por exemplo, você pode usar o reforço positivo, como elogiar, reconhecer ou agradecer. Você também pode usar a escuta ativa, como acenar com a cabeça, sorrir ou contato visual. Você também pode usar habilidades de facilitação, como convidar, avisar ou redirecionar.