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A eficiência e a eficácia do Sistema de Controles Internos e de Conformidade FGV devem se basear numa análise criteriosa da adequação das atividades, da cultura e da disciplina organizacional e dos recursos humanos e tecnológicos. Esta análise deve ser desenvolvida em um ambiente onde cada um conheça o seu papel no Sistema e as informações fluam íntegras e confiáveis em tempo hábil para a tomada de decisão. Dessa forma, é possível a aplicação de um gerenciamento de riscos apropriado e compatível à salvaguarda dos interesses e os objetivos da Instituição.

Assim, considerando os objetivos do Sistema de Controles Internos e de Conformidade FGV, é definido como risco tudo aquilo que comprometa:

• O alcance:
  • Das metas e objetivos estratégicos;
  • Da eficiência e da eficácia na gestão e na operação;
  • Da sustentabilidade da marca e da imagem da FGV.
• A proteção dos ativos impedindo desperdício, fraude e ineficiência;
• A conformidade, a integridade e a confidencialidade das informações.

Dada a abrangência dos riscos frente aos interesses específicos e objetivos da FGV, os riscos aqui tratados decorrem:

• De falhas operacionais na condução das diversas atividades – riscos operacionais – que geram ineficiência e até perdas financeiras;
• De não conformidade com leis, normas (internas e externas), regulamentos e com os demais documentos legais que compõe o Programa de Integridade FGV (Código de Ética e Conduta FGV e Política Anticorrupção) - riscos de não conformidade – os quais geram impacto direto na imagem da FGV.

O Sistema de Controles Internos e de Conformidade FGV é constituído por um conjunto de elementos que operados de forma integrada e dinâmica auxiliam a Instituição a atingir seus objetivos estratégicos bem com sua missão, visão e valores, orientando o seu desenvolvimento e garantindo, com razoável grau de certeza, que os riscos operacionais e de não conformidade que poderiam comprometer a sua sustentabilidade e crescimento serão geridos de forma eficiente e eficaz.

Muito diferente de considerar o Sistema de Controles Internos e de Conformidade FGV como um conjunto de ações burocráticas de controle, deve-se associá-lo a boas práticas de gestão que estimulam a eficiência operacional, a conformidade com as leis e a credibilidade e transparência de relatórios financeiros ou de outra natureza.

A FGV criou uma instância interna independente com a responsabilidade de desenvolver e monitorar o Sistema de Controles Internos e de Conformidade chamada de Diretoria de Controles Internos (DCI). Cabe à alta administração (Conselho Diretor e Presidência) prover essa área com os recursos necessários e garantir a sua autonomia, integrar as diretrizes e valores deste Sistema na cultura da Instituição e fomentar a sua disseminação, para que cada funcionário conheça o seu papel e o desempenhe de forma responsável.

Além disso, uma das condições para implantação do Sistema de Controles Internos e de Conformidade FGV é que ele se constitua em um instrumento de governança corporativa, integrando-se as hierarquias, unidades, colegiados (comissões e comitês) e alçadas de aprovação da Instituição.

Os 5 componentes que representam os pilares do Sistema Controles Internos e de Conformidade FGV podem ser identificados a seguir, assim como os seus principais elementos:

• Ambiente de Controle:
  • Integridade e valores éticos
  • Consciência de controle em todos os envolvidos
  • Estrutura de normas e de processos
  • Estrutura de governança: delegação com responsabilidade
• Avaliação de Riscos:
  • Clareza na declaração dos propósitos estratégicos da instituição
  • Identificação dos riscos que comprometam o alcance desses propósitos
  • Mensuração constante dos níveis de riscos e dos impactos das mudanças, de qualquer gênero, sobre eles
  • Ação sobre erros intencionais
• Atividades de Controle:
  • Autorizações (alçadas)
  • Padronização de registros e uniformização de análises compatíveis com a melhores práticas do mercado 
  • Segregação de funções
  • Instituição de colegiados para acompanhamento das atividades de controle em diversos níveis hierárquicos
• Informação e Comunicação:
  • Disponibilização e comunicação tempestiva de informações confiáveis para a tomada de decisão
  • Comunicação dos papeis e responsabilidades no Sistema
  • Comunicação, em vias adequadas, com os diversos públicos de interesse
  • Alinhamento constante sobre entendimento do Sistema 
• Monitoramento:
  • Obtenção de avaliações independentes
  • Revisão sistemática do sistema (o que está funcionando, o que precisa melhorar)
  • Disseminação dos resultados
  • Promoção de mudanças

Os componentes são interdependentes, porém formam um sistema integrado e dinâmico para que a Instituição possa identificar e tratar os riscos e também implantar controles para garantir a conformidade com as leis aplicáveis. 

NOTA: A estrutura do sistema de controles internos utilizada na FGV baseia-se, mas não se limita, na metodologia COSO (sigla em inglês para Committee of Sponsoring Organization of Treadway Commission). 

Os Programas de Conformidade FGV definem as ações, diretrizes e controles necessários para que a FGV, como um todo, cumpra as determinações das leis e das normas (externas e internas) a que está sujeita. Também é definido nos Programas como essas leis e normas impactam a FGV quando não seguidas, ou seja, a que riscos a FGV pode se expor. Dessa forma, um Programa deve indicar as maneiras pelas quais se pode contribuir para a redução das exposições aos riscos identificados.

A depender da lei ou da norma não satisfeita, os riscos de não conformidade, como já exposto anteriormente, podem sujeitar a Instituição a sanções, manchas na sua imagem e desgastes na reputação, além, por consequência, de perdas financeiras. Os Programas de Conformidade FGV têm, então, por objetivo assegurar, entre outros, que há:

• Aderência da FGV às leis e normas externas ou internas aplicáveis à Instituição;
• Observância dos princípios constantes no seu Código de Ética e Conduta e Política Anticorrupção;
• Implantação de processos para disseminar as leis e normas, bem como garantir o seu cumprimento;
• Disseminação da cultura de controles internos no desenvolvimento de qualquer uma de suas atividades;
• Atendimento adequado aos órgãos reguladores e fiscalizadores;
• Tratamento sobre os apontamentos gerados pelos órgãos reguladores e fiscalizadores.

Os Programas de Conformidade FGV não se limitam a publicação de orientações, mas podem envolver, também, palestras, treinamentos, tratamento de denúncias, reforço de ações via instrumentos contratuais, disseminação de diretrizes junto aos públicos de interesse (parceiros comerciais, clientes, alunos, poder público, imprensa e outros), dentre outras medidas que se mostrem cabíveis e necessárias.

O Sistema de Controles Internos e de Conformidade FGV tem, então, uma importância estratégica na FGV, pois é fator de destaque à sustentabilidade de sua marca, já que atua na defesa de sua imagem e reputação. Deve permear a FGV como um todo e é ponto crucial ao crescimento contínuo das suas atividades bem como à sua expansão em diferentes frentes de atuação.

Já não é suficiente saber que se está em conformidade com as regras em um dado momento e sim confiar que os controles existentes mostrarão a necessidade de adequações sempre que necessário, tanto em relação aos aspectos regulatórios (leis e normas externas e internas) quanto aos aspectos operacionais e financeiros de suas atividades de pesquisa, de ensino, de assessoria técnica, etc.

Os controles internos não representam um conjunto de ações independentes à gestão das atividades da FGV e sim uma forma de executa-las. Cabe a todos os gestores, e também aos funcionários, contribuírem com avaliações sérias e adequadas sobre a qualidade dos controles que sustentam as atividades que desenvolvem de modo que a FGV figure sempre como a principal beneficiária dos resultados dessas atividades. 

Somente com a ação conjunta chegar-se-á a um nível de segurança consciente sobre a efetividade dos controles da Instituição em todas as suas dimensões – estrutura, natureza e qualidade – e estar-se-á preparado para minimizar o impacto de limitações de controle decorrentes de:

• O julgamento humano na tomada de decisões pode ser falho;
• O julgamento humano pode ser tendencioso;
• Erros funcionais e operacionais são possíveis;
• O controle interno pode ser ignorado;
• Eventos externos fora do esperado podem ocorrer.

O Sistema de Controles Internos e de Conformidade deve ser capaz de se adaptar às mudanças constantes nos ambientes operacionais e regulatórios nos quais a FGV está inserida e para tanto é essencial que todos na Instituição saibam de sua existência, da sua abrangência e das suas expectativas. Além das normas, das palavras e das ações de controle é necessário que exista uma estrutura para lhe dar forma e corpo.

A estrutura de controles internos e de conformidade na FGV conta com uma unidade independente para organizar, disseminar e controlar a metodologia empregada pela FGV para o Sistema de Controles Internos e de Conformidade. Porém, o Sistema é uma matéria de responsabilidade compartilhada, desde a alta administração, e assim cada um dos gestores de unidade da FGV insere-se na estrutura como segue:

• Presidente
• Vice-Presidentes (por delegação)

• Conselho Diretor

• Diretoria de Controles Internos:  para extrapolar as ações programadas ou aleatórias atuando em situações específicas indicadas pelos Colegiados ou pela própria Diretoria
• Superintendência de Auditoria

• Titulares das Unidades de Suporte / Controle
• Titulares das Escolas, Institutos e Unidades Específicas

• Nível Conselho Diretor
• Nível Presidência
• Nível Unidades