Modificare una prenotazione

Potrebbe capitare che i tuoi clienti vogliano modificare qualche dettaglio della prenotazione, come ad esempio la durata del soggiorno. Modifiche come questa possono essere apportate prima o dopo il check-in dei clienti. Nel caso di prenotazioni Smart Flex o cancellate, non è possibile fare modifiche. La nuova data di check-in non può essere nel passato. 

In questo articolo:

Modificare una prenotazione prima del check-in

Puoi apportare modifiche alle date di una prenotazione fino al momento del check-in e per tutti i tipi di prenotazione, a eccezione di quelle cancellate e delle Smart Flex. È possibile modificare personalmente le date di prenotazione a queste condizioni:

• La struttura ha disponibilità a livello di tariffa (non a livello di camera o unità)
• La prenotazione non è contrassegnata come overbooking
• La nuova data di check-in non può essere nel passato, a meno che il pagamento non sia stato gestito al di fuori dei Pagamenti tramite Booking.com
• La durata del soggiorno e il prezzo rimangono gli stessi

Per modificare una data di prenotazione, segui questi passaggi:

1. Accedi all’extranet o a Pulse, se usi il telefono 
2. Clicca su Prenotazioni e seleziona la prenotazione per cui vuoi cambiare le date
3. Clicca su Modifica date e costo prenotazione e aggiungi le nuove date di check-in e check-out sotto a Seleziona le nuove date
4. Clicca su Cambia le date per completare l’azione

Il tuo ospite riceverà un'e-mail con i dettagli della richiesta di cambio data dopo che avrai completato i passaggi precedenti. Tieni presente che non controlliamo la disponibilità nel tuo calendario. Invece, apriremo automaticamente la disponibilità per permettere il cambio di data.

Richiesta di cambio data prima del check-in

Puoi anche inviare all’ospite una richiesta di cambio date fino al momento del check-in e per tutti i tipi di prenotazione, tranne che per le Smart Flex. Ciò è possibile alle seguenti condizioni:

• Il pagamento non deve essere stato effettuato tramite Booking.com
• La prenotazione non è contrassegnata come overbooking
• La tua struttura non ha inventario disponibile a livello di tariffa per le date in questione
• In caso di prenotazioni di più alloggi, viene modificata l'intera prenotazione
• La nuova data di check-in non può essere nel passato

Segui questi passaggi per modificare una data di prenotazione:

1. Accedi all’extranet o a Pulse
2. Clicca su Prenotazioni e seleziona la prenotazione per cui vuoi cambiare le date
3. Clicca su Richiedi un cambio date e aggiungi le nuove date di check-in e check-out alla voce Seleziona le nuove date
4. Clicca su Controlla disponibilità e prezzo per vedere una panoramica della prenotazione proposta
5. Clicca su Invia all'ospite per completare

Per completare il cambio di data, l’ospite deve approvare la tua richiesta entro 24 ore. Durante questo lasso di tempo, la disponibilità per le nuove date sarà bloccata in attesa che la richiesta venga approvata o rifiutata oppure che scada. Se l’ospite approva le modifiche, riceverai un’e-mail di conferma e una notifica. Se l’ospite le rifiuta o se la richiesta scade, la prenotazione resterà invariata.

Modificare una prenotazione dopo il check-in

Dopo che il cliente ha effettuato il check-in, puoi ancora modificare i dettagli della prenotazione, come per esempio il prezzo o la durata del soggiorno. In questo caso, noi non controlleremo la disponibilità in calendario, quindi puoi selezionare qualsiasi data, anche se in sistema risulta non disponibile. 

Una prenotazione può essere modificata se:

• Non è Smart Flex
• Il pagamento non è effettuato utilizzando i Pagamenti tramite Booking.com
• Non è contrassegnata come overbooking

Per modificare una prenotazione dopo il check-in, segui questi passaggi:

1. Accedi all’extranet
2. Clicca su Prenotazioni e poi sulla prenotazione che vuoi modificare
3. Alla voce Prenotazione, seleziona Modifica date e costo prenotazione
4. Alla voce Seleziona le nuove date, aggiungi le nuove date di check-in e check-out
5. Clicca su Controlla disponibilità e modifica prezzi per inserire manualmente un nuovo prezzo, e poi su Avanti
6. Clicca su Salva

Modificare altri aspetti della prenotazione, diversi dalle date

È possibile fare modifiche anche allo stato di una prenotazione. Ad esempio, puoi chiederci di cancellarla oppure puoi segnalare un mancato arrivo, con l’approvazione dell’ospite. Puoi anche fare modifiche specifiche ai dati di una prenotazione, come cambiare le date di check-in, di check-out o del soggiorno.

Rifiutare una prenotazione

Tutte le prenotazioni sono a conferma immediata e devono essere onorate dalla struttura. Pertanto non possono essere rifiutate e possono essere modificate dalla struttura solo in alcune circostanze. 

In caso di overbooking per circostanze impreviste, gli ospiti dovrebbero essere riprotetti ed è tua responsabilità trovare un alloggio di livello pari o superiore al tuo.

In determinate situazioni, ad esempio nel caso in cui sospetti che una prenotazione sia fraudolenta, puoi adottare delle misure per proteggerti, stabilendo dei requisiti per le prenotazioni, impostando condizioni e penali di cancellazione e aggiungendo dei requisiti per il pagamento anticipato.  Potrai essere tu ad avviare la richiesta di cancellazione se ci sono problemi con il pagamento. Leggi di più sull’argomento in questo articolo.

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