Presentar una estrategia compleja a un equipo diverso. ¿Cómo te aseguras de que todos estén en la misma página?
Cuando se le asigna la tarea de presentar una estrategia compleja a un equipo con diversos antecedentes y experiencia, el desafío es comunicarse de manera efectiva para que todos los miembros entiendan y se alineen con el plan. El éxito de su estrategia depende no solo de sus méritos, sino también de lo bien que la entienda y adopte el equipo. Para asegurarse de que todos estén en la misma página, hay ciertos pasos que puede seguir para cerrar las brechas en el conocimiento y la perspectiva.
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Tiziana Tan 陈英娇Founder & CEO at Brain Juice Collective | Empowering brands to create meaningful impact that's strategic and profitable
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Vaibhav BhandariConsultant at Bain & Company | XLRI Jamshedpur (Rank 5, Director's Merit List) | Ex - Amazon Web Services
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Wladmir Ramos SilvaLinkedIn Top Voice 2024 | AI & Robotics | Startup Advisor | Executive Coach | Leadership Development | Negotiation
Simplificar los conceptos es crucial cuando se trata de estrategias complejas. Evite la jerga y los términos técnicos que pueden no ser familiares para todos los miembros del equipo. En su lugar, utiliza analogías y metáforas que se relacionen con experiencias comunes para que la estrategia sea más accesible. Asegúrese de que las ideas centrales se destilen en declaraciones claras y concisas. Esta comprensión fundamental es clave para que todos participen y avancen juntos.
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What has been most effective for me is to show how this “big” strategy can be seen and felt in small day to day actions in diverse roles. Beyond enhancing understanding, it makes everyone on the team feel like they can be part of delivering on that strategy. Let’s say the sales team has set a strategy around targeting existing, high-value customers. The admin team could be positioned as valuable partners to collect and look through customer data to identify these accounts; tracking and generating reports for ongoing optimisation of the approach. The marketing team could support by doing research on these customers’ behaviours and preferences, creating materials and communications that would align with the sales strategy.
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The key is to break it down into clear, digestible chunks. Set the stage with the big picture: why it matters and what it aims to achieve. Use real-life examples or stories that resonate with different team members' experiences. Dive into the details gradually. Make sure to clarify any jargon or technical terms. Encourage questions and discussion. Visual aids like charts and diagrams can often make complex ideas more tangible. Don't rush. Allow time for people to absorb the information and connect the dots. Consider using different communication styles. Be flexible and adjust your approach based on the team's reactions and feedback. Wrap up with a concise summary that reaffirms the strategy's goals and the team's role in achieving them.
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When you need to present a complex strategy to a diverse team, yes it can absolutely help to simplify concepts, but this doesn't mean you need to dumb it down. Be sure to think thoughtfully about who your audience is on your team and what will be meaningful to them. For example, if your team is highly technical, you might want to make sure you simplify technical terms for those who are less technical, but still support your points and the strategy with data-driven insights and evidence that will resonate for everyone. Also, find ways to make the strategy memorable & succinct. For example, even the most complex strategy can be summarized into the TOP 3 points or 5 KEY take-aways to help everyone filter through the details of complexity.
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Explain it in a way that even a child can understand you. By doing it you will: - save time on additional explanation; - make it sure that (almost) everyone will understand once it is said; - make it easier to follow in the future; - *peolpe tend to do more simple things over complex.
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Use clear, concise language and visual aids. Break down the strategy into manageable steps, ensuring relevance to each role. Encourage questions, provide summaries, and repeat key points. Foster an inclusive environment for feedback and collaboration.
Las ayudas visuales pueden ser increíblemente efectivas para transmitir información compleja. Proporcionan un lenguaje universal que puede ayudar a cerrar la brecha entre los diferentes niveles de experiencia dentro de su equipo. Considere la posibilidad de utilizar cuadros, gráficos y diagramas para ilustrar los puntos clave de su estrategia. Estas herramientas pueden ayudar a los miembros del equipo a visualizar las relaciones entre los diferentes componentes y a comprender la estructura general del plan.
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Very important is to simply put your strategy in simple language, and one of the best thing is to reflect this through visual. Good if the visual can be seen and felt too with a working model/ prototype. You will help all key stakeholders to be on same page and even make them understand the strategy in simple manner
Las sesiones interactivas fomentan la participación y garantizan que los miembros del equipo se comprometan activamente con la estrategia. Facilite talleres o grupos de trabajo donde los miembros del equipo puedan discutir y diseccionar varios aspectos del plan. Esto no solo ayuda a la comprensión, sino que también permite diversas perspectivas para refinar y mejorar la estrategia. La participación activa ayuda a cimentar la comprensión y el compromiso con los objetivos estratégicos.
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Interactive Sessions: Make your presentation interactive to keep the team engaged and ensure understanding. Encourage questions throughout the presentation and allocate time for discussion after each major point. Use interactive tools like polls, quizzes, and breakout rooms to gauge understanding and allow team members to express their thoughts. This not only helps clarify any misunderstandings but also fosters a sense of participation and ownership. Additionally, consider conducting smaller, focused workshops or training sessions for specific components of the strategy, allowing for more in-depth exploration and discussion.
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Pitch in the engaging sessions, training, workshops, games, and quizzes which will give the way for the fostered bonds. In addition, it will push the teammates to upskill.
Dedique tiempo a las rondas de preguntas y respuestas para aclarar dudas y reforzar la comprensión. Anime a los miembros del equipo a hacer preguntas sin dudarlo. Esto no solo ayuda a abordar las incertidumbres individuales, sino que también beneficia a otras personas que podrían tener consultas similares. Un entorno transparente y abierto en el que las preguntas sean bienvenidas puede mejorar significativamente la comprensión colectiva.
Proporcionar materiales de seguimiento, como resúmenes, documentos detallados o presentaciones grabadas, puede ser muy valioso. Los miembros del equipo pueden revisarlos a su propio ritmo, lo que es particularmente útil para aquellos que pueden necesitar más tiempo para procesar información compleja. Estos recursos sirven como punto de referencia, asegurando que la estrategia pueda ser revisada y comprendida más profundamente a lo largo del tiempo.
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Reinforcement and Follow-Up: Reinforce key elements of the strategy through regular follow-ups and updates. Schedule periodic check-ins to discuss progress, address any new questions or concerns, and reiterate important points. Use these sessions to celebrate milestones and share success stories that highlight the strategy’s effectiveness. Continuous reinforcement helps keep the strategy top-of-mind and ensures that team members remain aligned and motivated. Provide ongoing access to resources and support, such as dedicated channels for discussion, updated documentation, and access to subject matter experts who can provide additional guidance.
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while developing a business plan or sharing strategy, good to share few pages as additional read and also share the material used during the meeting for reference. This builds a trust and also comes handy when someone need to refer and revisit the case.
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Seek technological aid by providing strategized mind maps, recordings, soft copies of the demos, models for mock testing, infographics, etc.
Ofrece apoyo continuo más allá de la presentación inicial. Establezca canales de comunicación continua en los que los miembros del equipo puedan buscar ayuda o más explicaciones. Esto podría ser a través de registros regulares, horas de oficina dedicadas o un foro en línea. El apoyo continuo refuerza los aspectos clave de la estrategia y mantiene a todos alineados a medida que trabajan hacia la implementación.
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Clear Roles and Responsibilities: Clearly define roles and responsibilities within the strategy to ensure everyone knows their part. Use detailed job descriptions, role-specific action plans, and accountability frameworks to outline expectations. This clarity helps prevent confusion and ensures that each team member understands how they contribute to the overall strategy. Hold regular meetings to discuss individual progress and address any challenges. By clearly delineating responsibilities, you empower team members to take ownership of their roles and feel more connected to the strategy’s success.
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