Wniosek urlopowy – jak go wypełnić i ile wcześniej trzeba go złożyć do pracodawcy?

Wymiar urlopu jest zależny od stażu pracy. W przypadku pracownika zatrudnionego na pełen etat wynosi odpowiednio:

• 20 dni – gdy jego staż zawodowy jest krótszy niż 10 lat;
• 26 dni – gdy jego staż pracy wynosi co najmniej 10 lat.

Co ważne, do stażu zawodowego liczą się nie tylko lata przepracowane w danej firmie, ale także lata poświęcone na edukację. W związku z tym zgodnie z art. 155 Kodeksu pracy, na przysługujący danej osobie wymiar dni urlopowych wpływa okres nauki dotyczący:

• ukończenia zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauk, maksymalnie 3 lata;
• ukończenie średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, maksymalnie 5 lat,
• ukończenie średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,
• ukończenie średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata, 
• ukończenie szkoły policealnej – 6 lat,
• ukończenie szkoły wyższej – 8 lat.

Warto pamiętać, że powyższych okresów nauki nie można sumować, ale należy wybrać ten najkorzystniejszy dla pracownika.

Jak liczone są dni urlopu w przypadku osoby, która dopiero rozpoczęła pracę? Pracownik taki zyskuje prawo do urlopu po każdym przepracowanym miesiącu – w wymiarze 1/12 urlopu, jaki przysługuje mu po przepracowanym roku. Natomiast, jeśli pracownik nie jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu, to oczywiście zachowuje również prawo do urlopu, ale liczba dni urlopowych jest proporcjonalna do tego, w jakim wymiarze pracy jest zatrudniony.

Z kolei w przypadku pracowników sezonowych zastosowanie mają przepisy Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Według nich takim pracownikom przysługuje 2 dni urlopu za każdy przepracowany miesiąc.

Co to jest wniosek urlopowy i czy jest konieczny?

Urlop wypoczynkowy udzielany jest w dni, które na co dzień są dla pracownika zwykłymi dniami pracy. Jednak, aby móc skorzystać z prawa do tego urlopu, pracownik musi poinformować o tym pracodawcę, np. składając wniosek o urlop wypoczynkowy.

Co określamy jako wniosek o urlop? Jest to dokument, który zaczyna proces ubiegania się przez pracownika o urlop. Jego złożenie jest informacją dla pracodawcy, że pracownik chce skorzystać ze swojego prawa do dni wolnych. W jakiej formie powinien być złożony wniosek o urlop? Prawo pracy nie precyzuje tego. Może to być pisemny wniosek urlopowy, ale też można poinformować o urlopie ustnie. Wszystko zależy od tego, jaki sposób składania wniosku o urlop jest przyjęty w firmie, w której pracujemy. Jak pokazuje praktyka, zazwyczaj przyjmowana jest forma pisemna wniosku o urlop.

Jak wypełnić wniosek o urlop i co powinien zawierać taki dokument?

Tak jak nie ma w przepisach prawa zawartej jednej obowiązującej formy składania wniosku o urlop, tak samo nie ma jednego słusznego wzoru takiego dokumentu. Jednak są informacje, które muszą się znaleźć we wniosku urlopowym. Musi on zawierać podstawowe dane osobowe pracownika, a więc imię i nazwisko, stanowisko zajmowane przez pracownika, a także dane pracodawcy, czyli nazwę firmy. Następnie należy zamieścić prośbę o udzielenie urlopu – ze wskazaniem tego, jaki to ma być urlop: wypoczynkowy, bezpłatny, na żądanie itd. - a także dokładny jego termin, czyli od kiedy do kiedy pracownik zamierza przebywać na urlopie, liczbę dni urlopowych (należy podać tylko dni robocze dla pracownika) oraz wskazać, za jaki rok kalendarzowy pracownik chce wziąć urlop. Oczywiście we wniosku powinna się również znaleźć data i miejsce jego złożenia oraz podpis pracownika.

Urlop wypoczynkowy a wniosek urlopowy na 1 dzień

Jak wynika z art., 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika można podzielić urlop wypoczynkowy, jednak przynajmniej jedna jego część powinna trwać min. 14 kolejnych dni kalendarzowych. W związku z tym można pozostałe dni urlopu wypoczynkowego wykorzystać w dowolny sposób. Jeśli chcemy złożyć wniosek urlopowy na 1 dzień, nie musimy korzystać z urlopu na żądanie. Wystarczy podczas wypełniania wniosku zaznaczyć, że chcemy wykorzystać jeden dzień z puli dotyczącej urlopu wypoczynkowego.

Ile wcześniej trzeba złożyć wniosek o urlop?

W wielu firmach na początku roku ustalany jest plan urlopów, który ma pomóc w lepszej organizacji pracy w firmie - zwłaszcza podczas sezonu wakacyjnego. Jednak nawet zadeklarowanie w takim planie konkretnych dni urlopu, nie zwalnia pracownika z obowiązku przedłożenia pracodawcy wniosku o urlop, ponieważ plan ma charakter czysto orientacyjny. Nasuwa się zatem pytanie, ile wcześniej trzeba złożyć pracodawcy wniosek o urlop? Czy samo złożenie takiego wniosku wystarczy?

Nie ma przepisów, które mówią o tym, z jak dużym wyprzedzeniem trzeba złożyć wniosek o urlop. Jednak to nie oznacza, że pracownik może w każdej chwili pójść na urlop, ponieważ decydującą kwestią jest zapewnienie ciągłości pracy w czasie, gdy dana osoba będzie nieobecna.

Każdorazowo osobą, która decyduje o pozytywnym lub negatywnym rozpatrzeniu wniosku o urlop, jest pracodawca. Podczas podejmowania decyzji o urlopie pracownika powinien kierować się interesem firmy, ale również potrzebami pracownika. Data złożenia wniosku teoretycznie zatem nie jest kluczowa, chociaż na pewno wcześniejsze jego przedłożenie pracodawcy, może zwiększyć szanse na pozytywne rozpatrzenie.

W momencie, gdy w firmie nie jest prowadzony plan urlopów i pracownik nie deklarował wcześniej, że chce skorzystać z urlopu w danym terminie, należy złożyć wniosek o urlop z większym wyprzedzeniem, nawet kilkumiesięcznym, zwłaszcza jeśli ma to być dłuższy urlop. Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik ma prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego, a ten musi trwać nieprzerwanie przez 14 dni kalendarzowych. Jednak, jak wspomniano wyżej, pracodawca nie musi wcale udzielić pracownikowi urlopu w wybranym przez niego terminie, np. jeśli nie będzie komu przejąć jego obowiązków. Dlatego warto zawczasu poinformować o swoich planach urlopowych.

Gdy potrzebujemy dłuższego urlopu, czyli jak napisać podanie o urlop bezpłatny?

Są sytuacje, gdy zapisany w prawie pracy urlop z różnych względów nie wystarcza pracownikowi. W takiej sytuacji może on wnioskować do pracodawcy o udzielenie bezpłatnego urlopu. Należy mieć na uwadze, że podczas takiego urlopu następuje zawieszenie wykonywania obowiązków pracowniczych, a tym samym pracownik nie ma opłacanych za ten okres składek ZUS. To od pracodawcy zależy, czy udzieli nam takiego urlopu i w jakim wymiarze – pracodawca bowiem może udzielić bezpłatnego urlopu w wymiarze krótszym niż wnioskowany.

Kolejną istotną kwestią jest fakt, że bez pisemnego wniosku samego pracownika pracodawca nie może zmusić go do skorzystania z takiego urlopu, ani też wydłużyć terminu tego urlopu.

Co jednak, gdy pracownik chce skorzystać z możliwości wzięcia bezpłatnego urlopu? Musi złożyć wniosek o urlop bezpłatny w formie pisemnej. Taki wniosek powinien zawierać dane pracownika i firmy, stanowisko, dokładny zakres czasowy bezpłatnego urlopu, a także prośbę o jego udzielenie oraz datę i miejsce składania wniosku. Można również zamieścić informację o przepisie, na podstawie którego zwracamy się z wnioskiem o urlop bezpłatny, czyli art. 174 Kodeksu pracy.

Ważne jest to, że nie ma obowiązku uzasadniać wniosku o urlop bezpłatny. Co ciekawe, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego, nawet gdy ten nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego.