La guía definitiva para la gestión de viajes de trabajo

El mundo de la gestión de viajes en 2023 es muy amplio. Aspectos como el deber de asistencia, la seguridad y satisfacción de quien viaja, la gestión de gastos y la búsqueda de proveedores son solo una parte de los términos que encontrarás en los viajes de trabajo.

Con esta guía completa sobre la gestión de viajes de trabajo, obtendrás una vista general no solo de cómo empezar, sino también de cómo reorganizar y modernizar tu programa de viajes.

1. ¿Qué es la gestión de viajes y por qué es importante?
2. ¿Cómo crear una política de viaje óptima?
3. ¿Qué es el cumplimiento de la política de viaje?
4. Siete tareas principales del equipo de gestión de viajes de trabajo
5. ¿Qué es la gestión de gastos de viaje?

1. ¿Qué es la gestión de viajes y por qué es importante?

Los viajes de trabajo son muy importantes para los intereses empresariales de tu organización. Ofrece a tu empresa la oportunidad de interactuar cara a cara con clientes y colaboradores de todo el mundo.

Como parte del equipo de gestión de viajes de trabajo, tu labor se sitúa en la vanguardia de un sector en rápida expansión que mueve un billón de dólares. Esto conlleva mucha responsabilidad y un conocimiento exhaustivo de la gestión de viajes de trabajo.

Las áreas principales en las que marcarás la diferencia a diario como parte del equipo de gestión de viajes de trabajo son:

• Crear y mantener una política de viaje.
• Supervisar el cumplimiento de la política de viaje.
• Controlar los gastos de viaje/costes administrativos.
• Deber de asistencia, es decir, garantizar la seguridad de quien viaja.
• Trabajar junto con proveedores de servicios de viaje, incluidas empresas de gestión de viajes, así como motores y herramientas de reservas online.
• Asegurar la satisfacción de quien viaja, que puede relacionarse directamente con la satisfacción y retención de personal.

Si cumples y llevas a cabo todos los puntos anteriores, puedes gestionar los costes de forma eficaz, aumentar la satisfacción y seguridad de quien viaja y mejorar las condiciones.

¿Cómo crear una política de viaje óptima?

Crear la política de viaje de trabajo perfecta requiere ensayo y error. El mejor punto de partida es hacer un análisis FODA.

Una vez hayas reunido los comentarios del personal y otras personas de tu alrededor, haz un análisis de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas (FODA). Es una herramienta útil para obtener una visión general del statu quo y determinar qué medidas tomar a continuación. Aquí tienes un ejemplo de algunos puntos que tu FODA de gestión de viajes podría incluir:

Consolidar las fortalezas

Tras el análisis FODA, sabrás si el programa de gestión de viajes de tu organización ya funciona correctamente. Asegúrate de idear políticas adicionales que aprovechen tus fortalezas y oportunidades e intentan equilibrar las debilidades y amenazas.

Por ejemplo, si tu empresa ya tiene líneas de comunicación muy eficaces entre el personal de viaje y la oficina central, evita interrumpirlas con la introducción de nuevas reglas de presentación de informes demasiado complicadas. O, si las necesidades de viaje de tu empresa son muy predecibles, aprovecha esta oportunidad para negociar mejores acuerdos con los proveedores.

Para cada fortaleza que hayas enumerado, piensa en formas de seguir utilizándola para mejorar el programa de viajes de la organización. Si has anotado "Ya contamos con una política de viaje sólida", por ejemplo, considera trabajar con RR. HH. o el departamento de formación de tu organización para formar por completo al personal acerca de la política y mejorar aún más el cumplimiento.

Equilibrar las debilidades

Las debilidades y amenazas que hayas identificado en el análisis FODA te ayudarán a determinar las áreas que necesitan mejorar. Utiliza los puntos fuertes de tu programa de viajes siempre que sea posible para equilibrar estos problemas.

Por ejemplo, si una de tus oportunidades es que cuentas con el apoyo y respaldo de la dirección de la empresa, puedes usarlo para equilibrar debilidades como la falta de cumplimiento. Aprovecha los acuerdos con partes interesadas internas siempre que puedas.

El trabajo en equipo es fundamental para crear un buen programa de viajes. Si tu organización se enfrenta a demasiados riesgos de viaje (como destinos peligrosos o volátiles), vas a necesitar sin falta una póliza de seguros de viaje sólida, así como los servicios de un proveedor de seguridad de viaje.

Piensa en todas las debilidades y oportunidades que has identificado. A continuación, comprueba si puedes combinarlas con fortalezas y oportunidades existentes para contrarrestarlas. Si no es posible, considera qué medidas deberás tomar para equilibrar y superar tus fortalezas y debilidades.

Si tu organización se enfrenta a demasiados gastos de viaje "rebeldes", podrías decidir seguir estos pasos:

1. Encuesta o habla con quienes viajan para ver cómo se pueden mejorar las políticas y los procedimientos de modo que se ajusten a sus necesidades y preferencias.
2. Revisa la política actual para ver qué está fallando.
3. Explora alternativas, incluidos los motores de reservas online.
4. Rediseña la política de viaje para hacerla más realista al mismo tiempo que se siguen protegiendo las necesidades empresariales de la organización. Para cada paso que identifiques, ten presente tus fortalezas y debilidades actuales para ver dónde se encuentra ya un posible apoyo.

¿Qué es el cumplimiento de la política de viaje?

Seguir las reglas de una política de viaje se conoce como cumplimiento de la política de viaje. Tus responsabilidades como parte del equipo de gestión de viajes son importantes, principalmente, por dos motivos:

1. Gestión de gastos: mantener los gastos de viaje dentro del presupuesto y ahorrar costes cuando sea posible.
2. Deber de asistencia: mantener la transparencia de las actividades de viaje para que puedas supervisar y garantizar la seguridad y bienestar de quienes viajan. Esto también incluye cuestiones de seguros de viaje.

Para garantizar el cumplimiento de la política de viaje, debes ser realista y adaptarla a la situación específica de tu empresa. La mejor forma de lograrlo es establecer políticas de viajes de trabajo flexibles y realistas.

Muchos factores diferentes determinarán la política de viaje de tu empresa: la cantidad de personas que viajen, el presupuesto y los distintos perfiles viajeros. Como parte del equipo de gestión de viajes de trabajo, debes asegurar que los gastos de viaje del personal se ajusten a la política de viaje de la empresa. Como verás, lo más importante es definir una política de viaje eficaz en primer lugar.

Siete tareas principales del equipo de gestión de viajes de trabajo

El equipo de gestión de viajes de trabajo debe asumir muchas responsabilidades. Estas son las más relevantes:

1. Involucrarse directamente con la reserva

El equipo de gestión de viajes puede involucrarse de forma directa con la reserva o quienes viajan se comunicarán con un proveedor externo (como un agente de viajes de trabajo) para recibir los servicios de viaje. Estas opciones varían en función del tamaño de la empresa y la cultura de viajes de trabajo. Algunas empresas cuentan con una cultura de viajes muy digitalizada o automatizada, mientras que otras usan métodos más tradicionales para los servicios de viaje.

2. Determinar los costes del viaje

El equipo de gestión de viajes de trabajo debe tener una perspectiva general clara de cómo el personal está utilizando el dinero de la empresa para poder reembolsar correctamente los gastos de viaje válidos y mantenerlos dentro del presupuesto.

3. Deber de asistencia

La responsabilidad también es hacia las personas que viajan. El deber de asistencia hace referencia a la obligación legal y financiera de una empresa a brindar condiciones laborales seguras a su personal. Esto abarca desde precauciones de seguridad en el lugar de trabajo habituales hasta exámenes de salud preventivos, formación y protección de seguros pertinentes.

4. Gestionar los riesgos de viaje

Las personas que viajan por trabajo están expuestas a muchos tipos de riesgos que pueden no afectar al personal que no viaja. Esto hace que las responsabilidades del deber de asistencia del equipo de gestión de viajes sean especialmente importantes. Por ejemplo, los disturbios geopolíticos, el terrorismo, los secuestros o los fenómenos meteorológicos extremos son riesgos que afectan en gran medida a quienes viajan por trabajo en comparación al resto de personal de la empresa.

Los seguros de viaje especiales están diseñados para proteger a las personas que viajan y a sus empresas contra estos riesgos.

5. Estar al día de las tendencias de los viajes de trabajo

Como parte del equipo de gestión de viajes, hacer un seguimiento de los gastos de viaje te permite identificar tendencias, de modo que puedes ayudar a tu empresa a utilizar su dinero de forma más estratégica. Es otra manera de contribuir al éxito de tu organización desde tu puesto de trabajo.

Si identificas tendencias de viaje específicas (como el aumento de los gastos para un destino, evento o época del año particulares), tu organización puede utilizarlas para negociar mejores tratos con los proveedores que quienes viajan necesiten.

El rol estratégico de la gestión de viajes es cada vez más importante debido a que las tareas de gestión tradicionales (como reunir recibos y aprobar gastos) se siguen automatizando mediante el software de gestión de viajes online.

6. Garantizar la satisfacción de quienes viajan y estar siempre disponible

Muchas empresas están empezando a reconocer el valor de los viajes de trabajo como una herramienta para la satisfacción y retención de personal. Además, actualmente quienes viajan por trabajo lo ven como una experiencia gratificante. No obstante, es fundamental que las empresas proporcionen una red de seguridad y un sistema de apoyo adecuados para estas personas. Esto implica establecer protocolos claros sobre qué hacer en caso de emergencia. También significa mantener líneas de comunicación abiertas. Como parte del equipo de gestión de viajes de trabajo, es posible que debas permanecer disponible fuera del horario en caso de que el personal de viaje tenga un problema en un destino a muchas zonas horarias de distancia.

7. Hacer un plan y prepararse con antelación

Ya estés creando un nuevo programa de gestión de viajes o actualizando uno anterior, es crucial que idees un plan de acción para asegurarte de que todo esté cubierto.

Sigue nuestros pasos a continuación para poner en marcha tu programa de viajes de trabajo de la mejor forma posible:

1. Investigación: es buena idea empezar recopilando información detallada para obtener una visión clara de la cultura de viaje de tu empresa. Esto significa hablar con quienes te rodean y las personas que viajan en tu organización para descubrir qué funciona y qué no. Elige un método de investigación que sea eficaz para el tamaño y la estructura de la empresa. Las herramientas de encuestas online son una buena opción si necesitas llegar a un gran número de personas repartidas en diversas ubicaciones.
2. Creación o actualización de la política de viaje: una vez que hayas identificado las medidas adecuadas para crear o mejorar la política de viaje, es hora de dejarlo por escrito. Te recomendamos usar el creador visual de políticas de viaje de Booking.com for Business. Esta útil herramienta online te ayudará a poner en práctica tu política sin omitir ningún tema importante.

¿Qué es la gestión de gastos de viaje?

Controlar los costes es una parte importante de tu trabajo en la gestión de viajes de trabajo. En muchas organizaciones, el equipo de gestión de viajes desempeña incluso una doble función oficial en la gestión de viajes y gastos. En función del tamaño y la estructura de tu organización, a menudo trabajarás codo con codo con otros departamentos (como el de finanzas, adquisiciones o RR. HH) para gestionar la forma en la que el personal emplea el dinero de la empresa en sus servicios de viajes de trabajo.

La política de viaje debe incluir reglas sobre cómo se puede utilizar el dinero durante los viajes, cómo se reembolsan los gastos de viaje y cómo la empresa hace un seguimiento del personal mientras viaja.

La mayoría de los programas de viajes de trabajo modernos utiliza software y servicios basados en la web para supervisar los gastos de viaje. Este es, con diferencia, el método más eficiente, y si trabajas para una gran empresa, será indispensable.

Los viajes de empresa están al alza en 2023. Ya sea tu primera vez en el mundo de la gestión de viajes de trabajo o estés trabajando con una política existente, siempre es bueno tener una guía completa a mano.