Voor organisaties: recht op inzage in de praktijk
Mensen hebben recht op inzage in de persoonsgegevens die organisaties van hen verwerken. Dit recht is bedoeld om mensen meer grip te geven op hun persoonsgegevens. Ook kunnen zij hiermee controleren of organisaties zich aan de regels houden bij het verwerken van hun gegevens.
Ontvangt u als organisatie een inzageverzoek? Bekijk eerst de algemene informatie voor organisaties over privacyrechten in de praktijk.
Bij het recht op inzage gelden er daarnaast bijzonderheden in de volgende situaties.
Op deze pagina
Onduidelijkheid over welke gegevens iemand wil inzien
Is het niet duidelijk in welke persoonsgegevens iemand inzage wil? En gaat het om veel gegevens? Neem dan contact op met deze persoon om te vragen waarin diegene precies inzage wil. Bevestig altijd schriftelijk wat u heeft besproken. Zo voorkomt u misverstanden.
Een kopie van persoonsgegevens geven
Geef een kopie van de persoonsgegevens waarin iemand inzage wil. Op welke manier u dat moet doen, hangt van de situatie af. Er zijn 2 manieren:
- de documenten kopiëren;
- een volledig overzicht samenstellen.
1. De documenten kopiëren
U kunt verplicht zijn om een kopie te maken van alle documenten waarin de gevraagde persoonsgegevens voorkomen. Dit bent u verplicht als deze documenten onontbeerlijk zijn voor de verzoeker om goed de context te kunnen begrijpen waarin u de persoonsgegevens heeft verwerkt. Let wel op dat u hierbij niet per ongeluk de persoonsgegevens van anderen deelt.
2. Een compleet overzicht maken
Meestal zijn de hele documenten niet nodig voor de verzoeker om te kunnen controleren welke persoonsgegevens u van deze persoon verwerkt, of die gegevens kloppen en of u de gegevens op de juiste manier verwerkt. U mag dan een compleet overzicht maken.
In het overzicht kopieert u alle persoonsgegevens die u van iemand verwerkt, tenzij anders met diegene afgesproken. Dat het een compleet overzicht moet zijn, betekent dat bepaalde persoonsgegevens vaker in het overzicht kunnen voorkomen. Bijvoorbeeld wanneer u iemands adres op meerdere plekken heeft staan. Zie het Voorbeeldoverzicht inzage persoonsgegevens.
Om de persoon in kwestie goed te informeren, kan het ook nodig zijn dat u informatie geeft over het soort document waarin de persoonsgegevens staan. Bijvoorbeeld door aan te geven dat het persoonsgegeven in een e-mail voorkomt of door een bestandsnaam te vermelden.
Inzage geven in toegang tot persoonsgegevens
Mensen hebben ook het recht om te weten wie binnen uw organisatie toegang heeft gehad tot hun gegevens. Dus vraagt iemand die een inzageverzoek bij u doet hierom, dan verstrekt u een overzicht van (categorieën van) medewerkers die toegang hebben gehad. U stelt dit overzicht samen op basis van uw logbestanden.
Informatie geven over de verwerking
Naast een kopie van de persoonsgegevens moet u bij inzageverzoeken ook informatie geven over de verwerking.
Kosten rekenen bij extra kopieën
Als de aanvrager extra kopieën wil, mag u daarvoor een redelijke vergoeding vragen.