Rechnungsprogramm Test & Vergleich

Viele Rechnungsprogramme bieten neben der Rechnungserstellung noch weitere Funktionen bis hin zu umfangreichen Analysen an.

Bei einer Rechnungssoftware handelt es sich grundsätzlich um ein Programm zum Rechnungen schreiben. Viele Systeme lassen sich jedoch deutlich vielfältiger nutzen. So eignen sich verschiedene Programme nicht nur für Rechnungen und Angebote, sondern bilden die Schnittstelle zu anderen Systemen und Abteilungen.

Damit Sie beispielsweise das Rechnungsprogramm für die Buchhaltung nutzen können, sollte dieses auch Eingangsrechnungen erfassen können oder sich mit einer entsprechender Buchhaltungssoftware oder Buchungssystemen verbinden lassen.

Weitere sinnvolle Funktionen sind beispielsweise das Auftrags- und das Mahnwesen, eine Zeiterfassung oder die Erstellung von Finanzauswertungen. Die gängigsten Funktionen fassen wir von WELT.de Ihnen daher nachfolgend nochmals zusammen:

Hinweis: Auf der Homepage von Stiftung Warentest ist aktuell kein allgemeiner Test von Rechnungsprogrammen zu finden. Die wichtigsten Eigenschaften gängiger Programme finden Sie in unserer Vergleichstabelle.

Damit ein Rechnungsprogramm Testsieger wird, sollte dieses neben einem großen Funktionsumfang weitere Eigenschaften erfüllen. Hierzu gehören zum Beispiel die Flexibilität oder Kompatibilität. Denn die besten Rechnungsprogramme lassen sich einfach bedienen und auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Je nach Art des Rechnungsprogramms können so unterschiedliche Themen wichtig sein.

2.1. Auf die Branche spezialisiert

Bei manchen Anbietern stehen Ihnen neben klassischen Rechnungsprogrammen für Selbstständige oder Kleinunternehmer auch branchenspezifische Lösungen zur Auswahl. Diese Programme sind laut Rechnungssoftware-Tests speziell auf die jeweilige Branche ausgerichtet und enthalten spezialisierte Funktionen.

So sind für ein Rechnungsprogramm für Handwerker beispielsweise andere Eigenschaften wichtig als für ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer aus dem Bereich Werbung und Marketing. Auf welche Funktionen Sie jeweils achten sollten, zeigen wir Ihnen hier bei uns auf WELT.de:

2.2. Gemeinsamer Zugriff auf die Rechnungssoftware über die Cloud

In der Regel lässt sich eine solche Rechnungssoftware nicht offline nutzen. Ein Zugriff auf die Rechnungssoftware besteht nur online über die entsprechende Webseite.

Ein großer Vorteil eines Abo-Modells ist es, dass Sie die Rechnungssoftware über einen Cloud-Server nutzen können. Mit Ihrem jeweiligen Log-in können Sie so jederzeit auf das Rechnungsprogramm online zugreifen.

Alle Daten werden in Echtzeit aktualisiert und jeder andere Nutzer kann ebenso darauf zugreifen. Eine Zusammenarbeit mit anderen Kollegen oder Mitarbeitern ist somit auch an verschiedenen Standorten möglich.

2.3. Einfache Anbindung dank verschiedener Schnittstellen

Für eine einfache Implementierung ist es zudem wichtig, dass das Rechnungsprogramm über diverse Schnittstellen verfügt. Über diese lässt sich die Software mit anderen Programmen verknüpfen, sodass Daten mühelos zwischen den Systemen ausgetauscht werden können.

Hierzu zählen insbesondere eine API- und eine XML-Schnittstelle. Während eine API-Schnittstelle (Application Programming Interface) es ermöglicht, dass verschiedene Programme miteinander kommunizieren und Daten austauschen können, dient eine XML-Schnittstelle (Extensible Markup Language) dazu, Daten strukturiert zu speichern und zu übertragen.

2.4. Exportieren Sie Ihre Daten direkt in DATEV

Eine noch bekanntere Schnittstelle ist die Verbindung zu DATEV. Diese ermöglicht Ihnen den Export von Rechnungsdaten im DATEV-Format. Dadurch kann die Software mit anderen DATEV-Programmen wie beispielsweise einer Steuersoftware oder einem Buchhaltungsprogramm kommunizieren.

Eine DATEV-Schnittstelle sorgt so für eine nahtlose Integration des Rechnungsprogramms und erleichtert gleichzeitig verschiedene Prozesse. Ist keine Schnittstelle vorhanden, müssen Sie hingegen die Daten manuell übertragen oder buchen.

Arbeiten Sie mit einem Steuerberater zusammen, können alle Buchungen aus dem Programm automatisch an diesen übermittelt werden beziehungsweise kann der Steuerberater diese abrufen.

2.5. Eine hohe Nutzerfreundlichkeit erleichtert die Bedienung

Damit Sie gut mit dem Rechnungsprogramm zurechtkommen, sollte dieses übersichtlich gestaltet und einfach zu bedienen sein. Eine intuitive Bedienung sowie eine klare Struktur helfen Ihnen dabei, sich in dem Programm zurechtzufinden. Zusätzlich zum Funktionsumfang gilt es deshalb auch die jeweilige Nutzerfreundlichkeit des Programms in den Entscheidungsprozess mit einzubeziehen.

Die Kosten für ein Rechnungsprogramm können recht unterschiedlich sein und richten sich nach verschiedenen Faktoren wie dem Leistungsumfang oder der Anzahl an Nutzern. In der Regel stehen Ihnen daher bei vielen Rechnungsprogrammen mehrere Tarife zur Auswahl.

Bei den meisten Rechnungsprogramm-Tarifen handelt es sich um klassische Abos, für die Sie monatlich oder jährlich zahlen. Im Gegenzug ist die Software immer auf dem neuesten Stand und der Anbieter übernimmt Wartung und Aktualisierung. Je nach Software ist nicht mal mehr eine Installation notwendig, da sich die Rechnungssoftware über die Cloud nutzen lässt.

Bei manchen Anbietern können Sie jedoch auch ein Rechnungsprogramm kaufen. Dies ist insbesondere empfehlenswert, wenn Sie ein Rechnungsprogramm ohne Folgekosten suchen. In diesem Fall handelt es sich in der Regel um eine Desktop-App und nach dem Kauf steht Ihnen das Rechnungsprogramm zum Download bereit.

In Summe sind diese Softwarelösungen zwar oftmals günstiger, allerdings veraltet Software recht schnell, weshalb Sie bei einem Rechnungsprogramm ohne Abo nach einiger Zeit eine neue Version kaufen müssen. Zudem ist in der Regel eine eigene Infrastruktur wie ein eigener Server notwendig, wenn mehrere Personen die Software nutzen sollen.

Günstige Rechnungsprogramme lassen sich flexibel skalieren und gibt es bereits für unter 10 Euro im Monat. Zudem haben Sie bei den meisten Anbietern die Möglichkeit, das Rechnungsprogramm gratis zu testen.

Hierzu können Sie vom jeweiligen Rechnungsprogramm die Vollversion für einen bestimmten Zeitraum lang nutzen. Für gewöhnlich beträgt diese Testphase 14 Tage.

Tipp: Möchten Sie auch anschließend ein kostenloses Rechnungsprogramm nutzen, stehen Ihnen bei manchen Anbietern auch abgespeckte Versionen zur dauerhaften Nutzung zur Auswahl. Allerdings sollten Sie bedenken, dass ein kostenloses Rechnungsprogramm im Normalfall über einen deutlich geringeren Funktionsumfang verfügt.

Bei Kunden-, Auftrags- und Rechnungsinformationen handelt es sich um sensible Daten, die es entsprechend zu schützen gilt. Da bei einem Cloud-Modell die Daten außer Haus gespeichert werden, gilt es laut mehreren Rechnungsprogramm-Tests bei der Anbieterauswahl ganz genau hinzuschauen. Zwar lässt sich bei keinem Anbieter eine 100-prozentige Sicherheit gewährleisten, dennoch gibt es einige Punkte, auf die Sie laut verschiedenen Tests von Rechnungsprogrammen achten sollten.

Beispielsweise gelten beim Thema Datenschutz je nach Land andere Vorschriften, weshalb Sie vorab prüfen sollten, wo sich der Server des jeweiligen Anbieters befindet. Im internationalen Vergleich kann Deutschland mit einem recht strengen Datenschutz punkten. Daher raten wir von WELT.de Ihnen zu einem Programm mit einem Server in Deutschland.

Ein weiteres Indiz für einen guten Datenschutz ist eine Zertifizierung nach DIN ISO-27001. Diese zeigt Ihnen an, dass der Datenschutz eines Anbieters dem internationalen Standard entspricht.