Projektmanagement-Software Test & Vergleich

Brauchen Sie in Ihrem Unternehmen eine Software für die Projektplanung und Steuerung? Wir zeigen Ihnen in diesem Kapitel die Anwendungsbereiche, die diverse Projektmanagement-Software-Tests im Internet herausstellen.

1.1. Zeit effektiv planen und nutzen

Eine effektive Zeitplanung sorgt für den Erfolg eines Projekts. Projektmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, Zeitpläne zu erstellen, Fristen zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Projektmitglieder synchronisiert sind. Diese Werkzeuge sind besonders nützlich in Projekten, bei denen mehrere Aufgaben und Abhängigkeiten koordiniert werden müssen. Durch die Automatisierung der Terminplanung können sich Teams auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, anstatt Zeit für manuelle Planungsprozesse zu verschwenden.

1.2. Effizientes Management des Kapitals

Die Überwachung der finanziellen Aspekte eines Projekts ist ebenso wichtig wie die zeitliche Koordination. Projektmanagement-Tools bieten Funktionen, mit denen Budgets festgelegt, Kosten verfolgt und finanzielle Prognosen erstellt werden können. Dies ist besonders wichtig in Unternehmen, wo die effiziente Nutzung von Ressourcen direkt mit dem Unternehmenserfolg verknüpft ist. Die Verwendung solcher Software minimiert das Risiko finanzieller Überziehungen und ermöglicht eine transparente Übersicht über die finanziellen Verpflichtungen und den Ressourcenverbrauch.

1.3. Kommunikation und Zusammenarbeit vereinfachen

Projektmanagement-Software vereinfacht die Kommunikation und Kooperation zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern. Egal, ob es sich um interne Teams oder externe Partner handelt, diese Tools stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Durch integrierte Kommunikationsfunktionen wie Chat, Foren und E-Mail-Benachrichtigungen wird die Notwendigkeit verringert, auf mehrere Plattformen zurückzugreifen, was die Zusammenarbeit strafft und Missverständnisse reduziert.

1.4. Dokumentation und Berichterstattung zentralisieren

Eine zentrale Dokumentation aller Projektaspekte ist ein weiterer Nutzen von Software für Projektmanager. Alle Dokumente, Berichte und Notizen können in einer einzigen, sicheren Umgebung gespeichert werden. Dies erleichtert den Zugriff und die Verwaltung von Projektinformationen, verbessert die Genauigkeit der Dokumentation und erleichtert die Berichterstattung über den Projektfortschritt. Solche Systeme sind besonders nützlich, um den Überblick zu bewahren und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

1.5. Absicherung durch Risikomanagement

Schließlich bietet eine Projektmanagement-Software wichtige Werkzeuge für das Risikomanagement. Durch die Identifizierung potenzieller Risiken und die Überwachung ihrer Auswirkungen helfen diese Systeme, unvorhergesehene Probleme zu minimieren. Sie ermöglichen es den Teams, proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um Risiken zu mindern, was die Wahrscheinlichkeit von Projektverzögerungen oder -fehlschlägen reduziert.

Eine Projektmanagement-Software kann viele Probleme lösen und vereinfacht Kommunikation, Planung und Steuerung.

Nun werden die Funktionen beschrieben, welche die verschiedenen Typen im Vergleich von Projektmanagement-Softwares bieten. Verschiedene Projektmanagement-Instrumente sorgen in Verbindung für Hilfe bei Planung, Durchführung und Controlling von Projekten und Aufgaben.

2.1. Multiprojektmanagement

Multiprojektmanagement ist eine Kernfunktion vieler Softwarelösungen für Projektmanager, die es ermöglicht, mehrere Projekte gleichzeitig zu überwachen und zu steuern. Diese Funktion ist wichtig für Organisationen, die zahlreiche parallele Projekte managen müssen. Sie unterstützt die Planung, Ressourcenzuweisung und Priorisierung über verschiedene Projekte hinweg, wodurch die Effizienz gesteigert und die Risiken von Ressourcenkonflikten minimiert werden.

2.2. Agiles Projektmanagement

Agile Projektmanagement-Tools sind laut Tests von Projektmanagement-Programmen besonders geeignet für Teams, die dynamisch arbeiten möchten und bei denen sich Anforderungen schnell ändern können. Projektmanagement-Tools, die agile Methoden unterstützen, bieten Funktionen wie Scrum-Boards, Sprint-Planung und Retrospektiven, die eine flexible Entwicklung fördern. Agiles PM hilft Teams, sich schnell an veränderte Prioritäten anzupassen und gleichzeitig eine hohe Produktqualität zu gewährleisten.

2.3. Dokumentmanagement

Die zentrale Verwaltung von Dokumenten verhindert Fehler effektiv. Der Aufbau einer zentralen Speicherung nimmt aber Zeit in Anspruch.

Ein zentralisiertes Dokumentmanagement ist eine weitere wichtige Funktion von Online-Tools für das Projektmanagement. Es ermöglicht die Speicherung, Freigabe und Überarbeitung von Dokumenten an einem einzigen, leicht zugänglichen Ort.

Diese Funktion trägt zur Reduzierung von Fehlern bei, die durch den Umgang mit veralteten Dokumenten oder Mehrfachversionen entstehen können. Sie verbessert die Zusammenarbeit, indem sie sicherstellt, dass alle Teammitglieder Zugang zu den aktuellen Informationen haben.

2.4. Ressourcenmanagement

Ressourcenmanagement stellt sicher, dass die verfügbaren personellen und materiellen Ressourcen effizient genutzt werden. Online-Tools für das Projektmanagement ermöglichen es, die Verfügbarkeit von Ressourcen zu überwachen, sie entsprechend den Projektanforderungen zuzuweisen und Engpässe frühzeitig zu erkennen. Diese Funktionen helfen Managern, optimale Entscheidungen über die Ressourcenverteilung zu treffen und die Produktivität zu maximieren.

2.5. Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung ist eine wichtige Funktion für die Kostenplanung im Projektmanagement. Sie ermöglicht es Unternehmen, den Zeitaufwand für spezifische Aufgaben oder Projekte genau zu erfassen und zu analysieren. Diese Daten sind entscheidend für die Budgetierung, die Kostenkontrolle und die Leistungsanalyse. Softwares für Projekte, die diese Funktion bieten, tragen dazu bei, Transparenz zu schaffen und eine Grundlage für die Rechnungsstellung und die Bewertung der Mitarbeiterleistung zu bieten.

Die Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit von Projektmanagement-Software sind entscheidend für Unternehmen, die wachsen und ihre Prozesse optimieren wollen. Eine skalierbare Software für die Projektplanung kann sich an die wachsenden Anforderungen eines Unternehmens anpassen, sei es durch die Verwaltung zunehmender Projektvolumen oder durch die Unterstützung einer wachsenden Zahl von Nutzern.

3.1. Skalierbarkeit von Projektmanagement-Software

Skalierbarkeit ist für Unternehmen aller Größen wichtig, da sie sicherstellt, dass die gewählte Lösung mit dem Unternehmen mitwachsen kann, ohne dass ein Wechsel der Software notwendig wird. Dies spart Kosten und vermeidet die Unterbrechung von Arbeitsprozessen. Eine skalierbare Projekt-Management-App passt sich flexibel an die veränderten Bedürfnisse eines Unternehmens an und bietet unterschiedliche Leistungsniveaus und Anpassungsoptionen, die mit der Zeit erweitert oder reduziert werden können.

3.2. Integration mit anderen Tools

Die Integrationsfähigkeit einer Projektmanagement-Software ist wichtig, da sie bestimmt, wie gut sich die Software in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens einfügen lässt. Projektmanagement-Software-Testsieger sollten sich problemlos mit anderen Systemen wie CRM-Software, Buchhaltungssoftware, E-Mail-Plattformen und Cloud-Diensten verknüpfen lassen. Dies fördert eine nahtlose Datenkommunikation und verbessert die Effizienz der Arbeitsabläufe.

Laut diverser Projektmanagement-Software-Tests sind nützliche Integrationen die Verbindung mit E-Mail-Diensten für eine verbesserte Kommunikationsverwaltung, die Synchronisation mit Kalender-Apps zur besseren Terminplanung und die Anbindung an Cloud-Speicherlösungen für den einfachen Zugriff und Austausch von Dokumenten. Ebenso sind Verbindungen zur Buchhaltungssoftware wichtig, um finanzielle Aspekte von Projekten direkt verwalten zu können.

Die Verknüpfung hat viele Vorteile. So können Projekt-Manager gut die Arbeitszeiten und Termine der Mitarbeiter im Kalender nachverfolgen.

Die Benutzerfreundlichkeit ist bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software nicht zu vernachlässigen. Sie bestimmt, wie schnell und effizient Benutzer mit der Software arbeiten können, was die Produktivität und Zufriedenheit der Teams direkt beeinflusst.

Hinweis: Stiftung Warentest hat noch keinen Test zu Projektmanagement-Softwares durchgeführt. In unserer Vergleichstabelle finden Sie hilfreiche Informationen zu den verschiedenen Anbietern und können so eine Software finden, die zu Ihrem Unternehmen passt.

Die meisten Anbieter von Projektmanagement-Softwares bieten mehrere Tarifoptionen an, die sich in Funktionsumfang und Nutzungsmöglichkeiten unterscheiden. Diese flexible Preisgestaltung ermöglicht es Unternehmen, die passende Lösung entsprechend ihren Anforderungen und Budgets zu wählen.

Der erste Tarif (häufig Basis oder Team) ist oft die kostengünstigste Option und richtet sich an kleine Teams oder Start-ups, die nur grundlegende Funktionen benötigen. Diese Tarife bieten in der Regel Zugang zu den wesentlichen Projektmanagement-Tools wie Aufgabenverwaltung und einfache Berichterstattung. Jedoch sind die Möglichkeiten für Anpassungen und der Zugriff auf erweiterte Funktionen oft begrenzt.

Der zweite Tarif (häufig Standard oder Business) bietet eine erweiterte Palette von Funktionen, die für die meisten mittelständischen Unternehmen ausreichend sind. Neben den Grundfunktionen umfasst dieser Tarif oft zusätzliche Features wie Ressourcenmanagement, erweiterte Integrationsmöglichkeiten und bessere Unterstützung. Dieser Tarif ist ideal für Unternehmen, die ihre Projektmanagement-Prozesse optimieren möchten, ohne eine erhebliche Investition in eine Enterprise-Lösung zu tätigen. In dieser Kategorie ist häufig noch die Anzahl der Nutzer begrenzt.

Der größte Tarif (häufig Enterprise oder Professional) ist auf große Unternehmen und komplexe Projekte ausgerichtet. Er bietet die umfangreichste Funktionalität, einschließlich fortgeschrittener Analysetools, vollständiger Personalisierung und höchstem Supportniveau. Zusätzlich können solche Tarife oft maßgeschneiderte Lösungen und Integrationsmöglichkeiten mit anderen Unternehmenssystemen bieten, die für umfangreiche Organisationsstrukturen erforderlich sind.

Tipp: Für den genauen Umfang können Sie bei den Anbietern aus der Vergleichstabelle die einzelnen Preispläne nachschauen. Diese unterscheiden sich nämlich von Anbieter zu Anbieter.

Falls Sie noch unsicher sind, welche Projektmanagement-Software-Tarife für Sie geeignet ist, haben wir von WELT.de Ihnen die Punkte nochmals zusammengefasst:

Die Entscheidung für die richtige Software muss durchdacht sein. Die Einführung und das Onboarding aller Mitarbeiter kann unter Umständen aufwändig sein.