Google Workspace é um conjunto de recursos do Google voltados para ambientes de trabalho. Com ele, os usuários têm acesso a diversas ferramentas que otimizam o seu desempenho e tornam as atividades em equipe mais produtivas, principalmente em rotinas híbridas de trabalho — realidade comum entre os brasileiros desde 2022. No entanto, nem todos os usuários exploram os recursos do Google Workspace, e algumas funções interessantes da plataforma ainda são desconhecidas por muitos patrões e empregados. A seguir, o TechTudo reúne seis dicas do Google Workspace para você ser mais produtivo no trabalho.
![Conheça funções do Google Workspace para ser mais produtivo no trabalho — Foto: Unsplash/Grovemade](https://cdn.statically.io/img/s2-techtudo.glbimg.com/-bWlfsmvFM5qGRgZkAbWItTbAfg=/0x0:2400x1600/984x0/smart/filters:strip_icc()/i.s3.glbimg.com/v1/AUTH_08fbf48bc0524877943fe86e43087e7a/internal_photos/bs/2022/4/8/WCgyuKTbOYcS7ydNdoqQ/grovemade-rvpde41lyba-unsplash.jpg)
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1. Use os recursos do Google Agenda para saber como você gasta seu tempo
O Google Agenda tem recursos muito úteis para quem busca manter uma rotina de trabalho organizada. Se você tem uma agenda lotada, experimente nomear e utilizar cores para organizar as tarefas do mês ou da semana. Feito isso, você pode aproveitar o recurso "Time Insights" para ver, em forma de gráfico, uma estimativa do tempo gasto em cada atividade. Assim, é possível identificar possíveis gargalos produtivos e reorganizar horários e atividades para atingir seus objetivos.
![Recurso Time Insights do Google Workspace ajuda usuário a ter uma visão sobre as tarefas que mais ocupam seu dia — Foto: Divulgação/Google](https://cdn.statically.io/img/s2-techtudo.glbimg.com/eobCKUxD8Fz6ogF5D48tYffCzxQ=/0x0:1260x800/600x0/smart/filters:strip_icc()/i.s3.glbimg.com/v1/AUTH_08fbf48bc0524877943fe86e43087e7a/internal_photos/bs/2023/e/1/pSeaiqTYuZVJbk2Y0nJQ/4.gif)
2. Configure o horário e a localização de trabalho
Com o recurso "Horas de trabalho e Localização", é possível determinar o seu local de trabalho e o momento de início e fim do expediente. A função ajuda a evitar conflitos de horários — se alguém tentar marcar uma reunião às 9h, por exemplo mas você trabalha de 10h às 19h, a pessoa será notificada. Além disso, é uma boa forma de acompanhar suas horas de trabalho e evitar que elas ultrapassem sua carga horária.
A definição do local de trabalho, por sua vez, é útil para facilitar o agendamento de reuniões. Se souberem os dias em que você estará na sede da empresa, seus colegas de trabalho poderão marcar encontros presenciais importantes para essas datas.
![Painel de controle da função "Horas de trabalho e Localização" — Foto: Divulgação/Google](https://cdn.statically.io/img/s2-techtudo.glbimg.com/Rz8KOg0bMIA24-LD9MPSDFjIYxQ=/5x11:652x461/984x0/smart/filters:strip_icc()/i.s3.glbimg.com/v1/AUTH_08fbf48bc0524877943fe86e43087e7a/internal_photos/bs/2023/G/j/tM9GyURa2s2Jsoh2vZBA/cal1.png)
O recurso pode ser ativado no computador por meio das configurações do Google Agenda, mas o usuário deve possuir uma conta escolar, de trabalho ou ser assinante premium do Google Workspace. As informações devem ser inseridas na opção “Horas de trabalho e Localização”. Feito isso, os dados estarão disponíveis para todos os outros usuários conectados ao mesmo Workspace.
3. Reserve um tempo para compromissos
O Google Workspace permite determinar horários disponíveis para compromissos. Esse recurso é útil para marcar reuniões com pessoas de agendas lotadas, que têm pouco tempo livre na rotina. Além disso, a ferramenta evita que os participantes se esqueçam das reuniões ou fiquem desatualizados sobre elas, já que envia e-mails de confirmação, de lembrete, de cancelamento e até de atualização de eventos.
![Google Agenda permite reservar horário para compromissos — Foto: Divulgação/Google](https://cdn.statically.io/img/s2-techtudo.glbimg.com/yCxq2cPy_a0uEPSiMWzQsyTkkGk=/0x0:1110x786/600x0/smart/filters:strip_icc()/i.s3.glbimg.com/v1/AUTH_08fbf48bc0524877943fe86e43087e7a/internal_photos/bs/2023/M/m/TonCZiT3GcJoKDURAREg/1.gif)
Para fazer um agendamento, basta clicar no espaço de tempo que deseja reservar, selecionar a opção “Agendamento de Horários” e adicionar um título. O processo pode ser feito apenas em computadores e, assim como o recurso anterior, está restrito a quem possui a versão escolar, de trabalho ou premium do Google Workspace.
4. Crie e acompanhe tarefas
O Google Workspace oferece um espaço destinado para criação e acompanhamento de tarefas. O recurso é uma boa opção para quem precisa organizar diferentes atividades durante o dia e não pode se esquecer de nenhuma delas. Uma vez adicionadas, as tarefas são dispostas no Google Agenda, no horário determinado pelo usuário. Além disso, o Workspace ainda permite que o usuário rastreie demandas atrasadas e as coloque em dia.
![É possível completar tarefas apenas com alguns cliques no Google Agenda — Foto: Divulgação/Google](https://cdn.statically.io/img/s2-techtudo.glbimg.com/MvV21eGD70jKEg6O0IUQ-27I6os=/0x0:1600x1030/600x0/smart/filters:strip_icc()/i.s3.glbimg.com/v1/AUTH_08fbf48bc0524877943fe86e43087e7a/internal_photos/bs/2023/K/T/lFLJLDS4yOBSpgF5bYGQ/3.gif)
Para adicionar uma tarefa ao Google Workspace, basta clicar no botão “Tarefas”, localizado na barra à esquerda da tela. Na opção, é possível definir o nome, dia e horário da tarefa, além de determinar se a atividade vai se repetir diária, mensal ou anualmente. Esse processo pode ser feito tanto pelo computador quanto pelo aplicativo do Google Agenda em celulares Android e iPhone (iOS).
5. Crie filtros para organizar e-mails mais rapidamente
É possível organizar a caixa de e-mails de forma inteligente com o recurso de filtros do Gmail. Graças a ele, os usuários podem priorizar as mensagens importantes, como e-mails do chefe ou marcação de reuniões, e evitar que a caixa de entrada seja poluída com spams. É possível definir diferentes critérios — como remetente, tamanho da mensagem e data — para que a ferramenta execute automaticamente ações como ignorar a mensagem, excluir, definir como prioridade ou adicionar um marcador.
![Filtros do Gmail identificam os spams e as promoções e permitem que você ache os e-mails importantes com mais facilidade — Foto: Divulgação/Google](https://cdn.statically.io/img/s2-techtudo.glbimg.com/pWUqrzC0qjLnXJYGh1rcau7j_g8=/0x0:960x540/600x0/smart/filters:strip_icc()/i.s3.glbimg.com/v1/AUTH_08fbf48bc0524877943fe86e43087e7a/internal_photos/bs/2023/S/4/Y9KbHkRFiOavSNmTF9Yw/5.gif)
O recurso pode ser utilizado gratuitamente no computador. Para utilizá-lo, basta abrir a caixa de e-mails, clicar no ícone de ajustes, definir os critérios do filtro e clicar em “Criar Filtro”. Em seguida, a ferramenta lista as opções de ações automáticas. Selecione-as de acordo com suas preferências e clique novamente em “Criar filtro”.
6. Edite documentos colaborativamente com o Google Docs
É possível criar e editar documentos com outras pessoas no Google Docs. Os usuários podem trabalhar com arquivos de textos e permitir que terceiros escrevam, editem e façam comentários no projeto. Para trazer pessoas para colaborar na confecção do documento, basta digitar o símbolo ”@” em qualquer local e selecionar quem deseja adicionar. O recurso é gratuito e pode ser utilizado em computadores ou celulares Android e iPhone (iOS).
![Adicionar pessoas a documentos é prático e facilita a visualização dos projetos — Foto: Divulgação/Google](https://cdn.statically.io/img/s2-techtudo.glbimg.com/tt9ZdA77PN9iiUZjxe4yqWM4rX4=/0x0:512x338/600x0/smart/filters:strip_icc()/i.s3.glbimg.com/v1/AUTH_08fbf48bc0524877943fe86e43087e7a/internal_photos/bs/2023/A/P/RQIXm4R5GAQAPSM85MUw/6.gif)
Com informações de: Google Workspace, Support Google, Support Google
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