How would you address misunderstandings arising from lack of nonverbal cues in remote team communication?

As a Digital & Payments Business/Risk Executive, whenever I see a non-verbal cue that is not clear, I ask. I would say something like "I see signs of worry in your facial expression. Is that accurate?" This gives the person an opportunity to clarify. When the signs are clear, especially among several people, I address it. I would say "I appreciate these are frustrating times; it is understandable that many feel the weight of the many obstacles." People want to be understood and to know that what they feel is normal.

La comunicación remota nos desafía a ser más deliberados y conscientes en nuestras interacciones. Al reconocer las limitaciones inherentes a la falta de señales no verbales, podemos adoptar estrategias que promuevan la claridad y la comprensión mutua. Asumir buenas intenciones, hacer preguntas abiertas y proporcionar respuestas detalladas son pasos clave para construir una comunicación efectiva y evitar malentendidos. Al final, estos esfuerzos no solo mejoran nuestra comunicación, sino que también refuerzan la cohesión y la confianza dentro de los equipos remotos.

In written communications, keep in mind: - When you send the message: 1. Have a clear strategy based on the objective of communication. 2. Adapt the message so that the receiver understands it. 3. Think about whether the message may raise doubts and try to resolve them beforehand. 4. Be concise without digressing into other topics. Time is money. 5. Anticipate the receiver's reaction before sending it. Fit the message using your EI. - When you receive a message: 1. Before reading the message work on your EI to avoid any influence based on your opinion of the sender. 2. Focus on the meaning that the sender wanted to transmit regardless of the linguistic quality. 3. If you have doubts about the message meaning, clarify them with the sender.

Siempre que sea posible, utiliza videollamadas para conversaciones importantes. Las videollamadas permiten captar algunas señales no verbales, como expresiones faciales y lenguaje corporal, que son cruciales para la comprensión completa.

La tecnología es un aliado valioso en la comunicación remota, proporcionando herramientas que pueden compensar la falta de interacción personal. La videoconferencia y las plataformas colaborativas enriquecen nuestras conversaciones y facilitan la comprensión mutua. El uso prudente de emojis y puntuación puede añadir claridad emocional a nuestros mensajes escritos. Al integrar estas herramientas tecnológicas de manera efectiva, podemos mantener la profesionalidad y la eficacia en nuestros equipos remotos, asegurando que la distancia no sea un obstáculo para una comunicación exitosa.

Practica la empatía y la paciencia al abordar malentendidos. Reconoce que la falta de señales no verbales puede llevar a interpretaciones erróneas y que todos están aprendiendo a adaptarse a esta forma de comunicación.

La empatía es fundamental en la comunicación a distancia, ya que permite una comprensión más profunda de las perspectivas y circunstancias de nuestros colegas. Al ser empáticos, no solo mejoramos nuestras interacciones, sino que también creamos un entorno de trabajo más solidario y eficiente. La empatía fomenta la apertura y la confianza, elementos esenciales para un equipo remoto saludable y productivo.

Pide retroalimentación para asegurarte de que tu mensaje ha sido comprendido correctamente. Anima a los miembros del equipo a hacer preguntas y a confirmar su comprensión.

Fomentar una cultura de retroalimentación en los equipos remotos es crucial para prevenir y resolver malentendidos. Alentar a los miembros del equipo a comunicarse abiertamente y realizar controles regulares crea un entorno de trabajo transparente y colaborativo. Este enfoque proactivo no solo mejora la comunicación, sino que también contribuye a la cohesión del equipo y previene conflictos mayores, asegurando así el bienestar y la eficiencia del equipo en su conjunto.

Calling a short virtual meeting before making a decision is key to prevent unnecessary misunderstandings with remote partners. It's also important to ensure that your messages are always clarified when making requests and providing peer review or feedback.

Ser explícitos en nuestra comunicación remota es esencial para evitar malentendidos. Al proporcionar detalles claros y contexto específico, facilitamos la comprensión y colaboración dentro del equipo. Esta práctica no solo mejora la interacción entre los miembros del equipo, sino que también contribuye a un ambiente de trabajo más eficiente y armonioso. La claridad en la comunicación es la clave para el éxito en un entorno de trabajo remoto.

Promote Clear and Concise Communication: Clearly articulate your message and avoid ambiguous language. Specify your intentions and expectations. Conclude messages with a summary of the key points to ensure mutual understanding. Paraphrase what the other person has said to confirm your understanding. For example, “So, what I’m hearing is that you would like us to...” If something is unclear, ask follow-up questions to gain a clearer understanding. Encourage team members to do the same.