Początkowo Krajowy System e-Faktur miał wejść w życie w lipcu 2024 r, jednak ze względu na błędy krytyczne w funkcjonowaniu platformy implementacja e-fakturowania została przełożona. Od tego czasu Ministerstwo Finansów pracuje nad aktualizacją ustawy zgodnie z uwagami zgłoszonymi w czasie ostatnich konsultacji publicznych.

Obowiązek fakturowania elektronicznego wejdzie w życie prawdopodobnie 1 lutego 2026 r.

Według oficjalnych komunikatów propozycje związane z etapowym wprowadzeniem obligatoryjnego wykorzystania KSeF i inne aktualizacje mają pojawić się jeszcze w 2024 r.

Dalsze zmiany w KSeF?

Aby KSeF odpowiadał zarówno potrzebom administracji podatkowej, jak i przedsiębiorców, w lutym 2024 r. Ministerstwo Finansów zorganizowało serię konsultacji dla interesariuszy. Podczas dyskusji poruszano kwestie organizacyjne, techniczne oraz związane z procesami fakturowania. Omawiano m.in. wystawianie faktur przez administrację publiczną, a także procesy faktoringowe.

W osobnym spotkaniu zajmowano się tematami technicznymi i organizacyjnymi, takimi jak wykorzystanie KSeF ID w płatnościach oraz harmonogramem i zakresem wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania.

Przedstawiciele Ministerstwa zanotowali wiele uwag, ale podkreślili, że nie należy oczekiwać znaczących zmian koncepcyjnych. Co więcej, wprowadzone modyfikacje nie powinny być odczuwalne dla użytkowników systemu – gdyby jednak zmiany wpływały na procesy fakturowania, Comarch zapewnia dostosowanie do potencjalnych aktualizacji w ramach bieżących umów z klientami.

Perspektywa globalna – fakturowanie elektroniczne

Decyzje o wprowadzeniu obowiązku elektronicznego fakturowania zapadają obecnie w wielu krajach na całym świecie, nie tylko w Polsce.

Przykładem takiego regionu jest Francja, gdzie Chorus Pro to oficjalny system do wymiany faktur elektronicznych w transakcjach B2G, a wkrótce także B2B. Od września 2026 r. wszystkie przedsiębiorstwa działające we Francji będą musiały odbierać faktury elektroniczne, a duże i średnie firmy – także je wysyłać. W kolejnych latach obowiązek e-fakturowania obejmie również średnie i małe przedsiębiorstwa.

W odróżnieniu od sytuacji w Polsce, firmy francuskie mogą zdecydować o wymianie e-faktur za pośrednictwem platformy rządowej (PPF) albo rozwiązania zewnętrznego, certyfikowanego dostawcy (PDP).

W sierpniu 2024 r. Malezja również rozpocznie stopniowe wprowadzanie e-fakturowania. W tym kraju obowiązek będzie dotyczył zarówno obszarów B2G, B2B, jak i B2C. Każda faktura będzie opatrzona numerem seryjnym oraz kodem QR potwierdzającym poprawne wystawienie dokumentu. Faktury elektroniczne w Malezji będą wymieniane głównie przez sieć PEPPOL.

Perspektywa biznesowa – KSeF 2026

Wdrożenie KSeF w firmie może okazać się sporą rewolucją, warto więc pamiętać o potencjalnych wyzwaniach wdrożeniowych, takich jak:

• organizacja zasobów w firmie, czyli dostępność działu księgowego czy działu IT,
• wiedza wewnątrz firmy na temat systemów, formatów faktur oraz sposobów procesowania faktur,
• komunikacja merytoryczna między zespołami w firmie, np. różnice w postrzeganiu procesów fakturowych z księgowego i technicznego punktu widzenia,
• rozproszenie procesów i systemów w wielu oddziałach spółki, a także utrudnienia koordynacji działań,
• ograniczenia możliwości technicznych systemów księgowych,
• obsługa procesów samofakturowania,
• identyfikacja osób odpowiedzialnych za wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych,
• potrzeba analizy aktualnego systemu automatyzacji procesów AP (AP Automation) – wymiana dokumentów z platformami rządowymi często zaburza wypracowane od lat i dobrze działające rozwiązania.

Aby załagodzić rewolucyjny wpływ KSeF na procesy firmowe, warto wykorzystać wsparcie z zewnątrz. Eksperci Comarch mogą przeprowadzić Twoje przedsiębiorstwo przez projekt integracji z KSeF.

Nowych przepisy to jednak nie tylko obowiązki, ale również pewne korzyści dla biznesu. Należą do nich m.in.:

• skrócenie terminu zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni,
• wprowadzenie jednolitego standardu faktury,
•  zamiana papierowych i niestrukturalnych (PDF) dokumentów na strukturalne – pozwalające na automatyczne procesowanie w systemach IT,
• przyspieszenie wymiany danych między kontrahentami – wystawiona faktura będzie udostępniana odbiorcy niemal natychmiast, co zwiększy automatyzację procesów księgowych,
• brak duplikatów faktur – praktycznie niemożliwe będzie zagubienie lub zniszczenie faktury,
• możliwość śledzenia obiegu faktury,
• przechowywanie faktur w KSeF przez 10 lat, co eliminuje potrzebę przechowywania ich w odrębnych systemach informatycznych przedsiębiorców albo papierowych kopii.
• Perspektywa techniczna
• Tak jak każde rozwiązanie elektroniczne, KSeF również ma pewne wymagania techniczne niezbędne do prawidłowego wysyłania i odbierania e-faktur. O czym warto pamiętać?
•  Każda „sesja” w KSeF wymaga autoryzacji z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, poświadczającym tożsamość przedsiębiorcy.
• Systemy informatyczne firmy (np. ERP) będą musiały mieć możliwość integracji z KSeF.
• E-faktury będą musiały być wystawiane zgodnie ze strukturą XML.
• System firmy musi wspierać potwierdzenia odbioru.
• System finansowy do komunikacji z KSeF powinien spełniać wymagania Ministerstwa Finansów i być zgodny z obowiązującymi przepisami.

Jak więc przeprowadzić wdrożenie KSeF w firmie? 5 kroków

1. Zapoznaj się dokładnie z przepisami.

• Obowiązkowe korzystanie z KSeF od 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 roku.
• KSeF obejmuje nie tylko e-faktury, ale również elektroniczną obsługę wiążących informacji (WIT, WIP, WIA, WIS) poprzez systemy KAS (e-Urząd Skarbowy, PUESC).

2. Przeprowadź audyt aktualnie wykorzystywanych systemów.

• Uwzględnij liczbę, rodzaj i częstotliwość wysyłanych oraz odbieranych faktur.
• Sprawdź używane narzędzia i systemy do wystawiania dokumentów.

3. Powołaj zespół wdrożeniowy KSeF obejmujący specjalistów z działów finansów, IT oraz logistyki.

• Zespół powinien być odpowiedzialny za integrację z KSeF i przystosowanie firmy do nowego systemu fakturowania.

4. Rozpocznij testowe wystawianie e-faktur.

• Przystąp do pilotażowego programu KSeF i zacznij wystawiać faktury ustrukturyzowane.
• Przygotuj się na sytuacje wyjątkowe, np. poprawy faktury czy ponowną wysyłkę.

5. Rozważ wsparcie firmy zewnętrznej.

• Wdrożenie KSeF może być skomplikowane i czasochłonne, a specjaliści z firmy zewnętrznej, jak Comarch, mogą ułatwić ten proces.

Podsumowanie – jak przygotować się na KSeF w 2026 roku

W dobie rosnącej digitalizacji nie można ignorować konieczności korzystania z faktur elektronicznych, szczególnie gdy wymagają tego przepisy prawne. Wymagania KSeF mogą jednak ewoluować, a wdrożenie obowiązku wysyłania i odbierania e-faktur to skomplikowany i czasochłonny proces. Jak zatem zapewnić zgodność firmy z nadchodzącymi zmianami?

Wybierz system, który jest już zintegrowany z KSeF, taki jak Comarch EDI. Rozwiązania Comarch wyposażono w szereg funkcjonalności usprawniających wymianę faktur ustrukturyzowanych, takich jak wzbogacanie faktur, obsługa załączników czy uwierzytelnianie biznesowe. Comarch EDI to oprogramowanie niezależne od posiadanego systemu ERP czy rozwiązań finansowo-księgowych – integracja z KSeF dla obecnych klientów jest właściwie niewidoczna.

Nie czekaj do ostatniej chwili – postaw na wdrożenie e-fakturowania pod okiem specjalistów i już teraz przygotuj się na KSeF w 2026 r.