El acceso a los documentos gubernamentales es fundamental en nuestro sistema de gobierno abierto. Tienen derecho a saber qué están haciendo sus gobiernos.

Una forma en que las personas, grupos, corporaciones u organizaciones pueden obtener registros gubernamentales es presentando una solicitud bajo la Ley de Libertad de Información, (Freedom of Information Act o FOIA).

Hay muchas limitaciones a esta ley, pero saber cómo presentar una solicitud de registros es una herramienta que todos deben tener y saber cómo usar. Nos hace ciudadanos mejores y más comprometidos 

Esto es lo que necesita saber para presentar una solicitud de FOIA ante un organismo gubernamental.

¿Qué es la FOIA?

FOIA es un acrónimo de la Freedom of Information Act (Ley de Libertad de Información).

La FOIA es una ley de gobierno abierto basada en el principio de que el público puede acceder a los registros y la información que detalla cómo funcionan sus gobiernos. En lugar de simplemente tomar la palabra de los funcionarios electos al pie de la letra, la FOIA proporciona un acceso más amplio para que las personas inspeccionen y analicen los registros que generan los organismos gubernamentales. Se aplican amplias exenciones, pero ese acceso es necesario para ayudar a las personas a exigir responsabilidades a su gobierno.

Haga clic aquí para ver el texto completo del estatuto FOIA de Illinois.

¿Cómo presento una solicitud de FOIA en Illinois?

1. Encuentra al oficial de la FOIA.

Se requiere que cada organismo público tenga un oficial de la FOIA. Puede que no sea el único trabajo de una persona, pero es un deber que alguien en la oficina debe tener. El trabajo de un oficial de la FOIA es manejar todas las solicitudes de la FOIA o especificar dónde se deben enviar las solicitudes de la FOIA. El organismo público debe publicar esta información para el público en general, y lo más probable es que se encuentre en el sitio web de ese organismo gubernamental. También debe haber información sobre la estructura del organismo público y los tipos de registros que mantiene. Por ejemplo, si está buscando presentar una solicitud de FOIA con la ciudad de Chicago, visite la página de FOIA en Chicago.gov. Puede encontrar a los oficiales de la FOIA de todas las agencias estatales en el sitio web del gobierno de Illinois.

2. Escriba su solicitud.

Consejo Pro FOIA:

• Correo electrónico o fax son los mejores métodos para enviar su solicitud, por lo que puede demostrar que el oficial de la FOIA lo recibió.
• No hay “lenguaje mágico” especial para las solicitudes de FOIA.
• No se requiere un formato específico. Pero debe ser por escrito, y no puede ser en forma de pregunta. Por ejemplo, “¿Cuántos coches de policía tiene?” no es una solicitud adecuada, pero “registros suficientes para mostrar el número de coches de policía o facturas correspondientes a cada coche de policía” es adecuado.
• La parte de “información” de la Ley de Libertad de Información es un poco inapropiada. La “información” no es técnicamente pública, pero la información contenida en los registros públicos sí lo es. Siempre tenga eso en cuenta al presentar una solicitud de FOIA.
• El organismo público generalmente ofrece un formulario para que los ciudadanos presenten solicitudes de FOIA, pero el organismo público no puede hacer que usted use ese formulario. A continuación, encontrará una carta de solicitud de plantilla FOIA que hemos escrito.
• Usted no necesita una razón para hacer su solicitud, excepto una declaración sobre si su solicitud es para un “propósito comercial” (vea la Sección 1 (c-10) de la FOIA para una definición), o si está buscando una exención para pagar las cuotas de copia.
• Describa los registros que desee, ya sea por categoría (“todos los documentos relacionados con ___”), identificando específicamente los registros (“el contrato entre ___ y ___”), o especificando una búsqueda electrónica (“todos los correos electrónicos de la semana pasada que contengan la palabra ‘bache’ o ‘baches'”).
• No es necesario, pero puede ser útil saber con precisión qué tipo de registros está buscando. Lo que queremos decir con eso es que ayuda a conocer los nombres específicos de los formularios o documentos gubernamentales que usted está buscando. No tenga miedo de ser tan específico como pueda porque las solicitudes demasiado amplias pueden ser rechazadas.
• Explique cómo desea que se entreguen los documentos (disponible para inspección en persona, copias en papel, escaneos en PDF, formato electrónico original, entregado por correo electrónico, recogida, correo).

UN EJEMPLO DE SOLICITUD FOIA:

[Mes, fecha, año]

Estimado oficial de la FOIA:

De acuerdo con la Ley de Libertad de Información de Illinois (5 ILCS 140), solicito acceso a los siguientes registros en posesión de su organización relacionados con [proporcione el tema de su solicitud de FOIA].

En el improbable caso de que usted reclame que cualquier porción de los registros públicos anteriores esté exenta de divulgación bajo 5 ILCS 140, por escrito por favor (i) identifique qué porción o porciones que usted reclama están exentas y la disposición legal o disposiciones que usted sostiene que aplican; (ii) exponga las razones de su conclusión de que tal porción o porciones están exentas; y (iii) libere el resto de tales registros para inspección y copia, redactando solo la porción o porciones que usted reclama están exentas.

Tenga en cuenta que el estatuto no permite a su agencia retener documentos en su totalidad si solo partes de los registros pueden estar exentas.

Sírvase proporcionar la información en un plazo de cinco días hábiles, como exige la ley. Si los registros se mantienen electrónicamente, sírvase facilitarlos de esa manera.

Gracias,

[Su nombre]

[Su organización, opcional]

[Su dirección de la calle]

[Ciudad, estado, código postal]

[Su número de teléfono]

[Su dirección de correo electrónico]

3. Espere la respuesta.

• El organismo público debe responder a su solicitud en un plazo de cinco días hábiles. El gobierno puede cumplir con su solicitud, negarla o pedir más tiempo para responder más plenamente.
• El organismo público puede extender automáticamente el plazo de cinco días hábiles adicionales, pero debe solicitar su permiso para extender el plazo más allá.
• Ninguna respuesta del organismo público es lo mismo que una negación. Si se te niega de esta manera, eso todavía significa que puedes desafiarlo igual que lo harías con una negación escrita. (¡Encuentra cómo hacer retroceder en la siguiente sección!)
• Mantenga notas y registros (nombres, fechas, horarios) de todas las comunicaciones, incluidas las llamadas telefónicas, y comuníquese por escrito tanto como sea posible. Insistir en que el organismo público documente todo por escrito, declare las exenciones específicas de la FOIA que se hacen valer y proporcione una base fáctica detallada para sus reclamaciones de exención.

¿Qué hago si se deniega mi solicitud de FOIA?

Varias opciones están disponibles.

1. Diríjase al estatuto de la FOIA y lea el texto de la exención solicitada.

•  ¿Ha omitido el organismo público abordar todas las partes del lenguaje de exención (por ejemplo, el lenguaje que dice “pero solo en la medida”)? ¿Algo no tiene sentido? Si es así, póngase en contacto con el organismo público, explique por qué cree que el organismo público está equivocado y haga retroceder. A veces esto tiene éxito.

2. Someter a revisión.

•  Usted puede presentar una revisión de su solicitud de FOIA por el consejero de acceso público del fiscal general de Illinois (public access counselor o PAC). Puede llamar al PAC al 877-299-3642, o enviar su solicitud a esta dirección postal: 500 S. Second St., Springfield, IL 62706. También puede enviar su solicitud por fax al 217-782-1396.

3. Presentar una demanda para hacer cumplir sus derechos de FOIA.

•  Puede demandar al organismo gubernamental, incluida la ciudad o el estado, dependiendo de la agencia gubernamental a la que solicitó información.

4. Diríjase a nosotros, la BGA (Better Government Association)

• Puede ponerse en contacto con Bryan Zarou, Director de Política, enviándole un correo electrónico a policy@bettergov.org.

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