Como você pode usar ferramentas analíticas para atualizar as partes interessadas sobre o progresso do projeto?

1 Escolha a ferramenta certa

Existem muitas ferramentas analíticas disponíveis no mercado, cada uma com suas próprias características, benefícios e limitações. Alguns dos mais populares são Excel, Power BI, Tableau e Google Data Studio. Antes de escolher uma ferramenta, você deve considerar as necessidades do projeto, o orçamento, as fontes de dados e as preferências do público. Por exemplo, se você precisar de uma solução simples e de baixo custo, poderá usar o Excel para criar gráficos e tabelas básicos. Se precisar de uma solução mais avançada e interativa, use o Power BI ou o Tableau para criar painéis e visualizações dinâmicos. Se você precisar de uma solução colaborativa e baseada em nuvem, poderá usar o Google Data Studio para integrar dados de várias fontes e compartilhar seus relatórios on-line.

2 Defina suas métricas e KPIs

Depois de escolher uma ferramenta, você precisa definir quais métricas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) Você deseja medir e relatar seus projetos. As métricas são medidas quantitativas que mostram o desempenho de seus projetos em termos de tempo, custo, qualidade, escopo e recursos. KPIs são metas específicas e mensuráveis que indicam se seus projetos estão atendendo às expectativas de seus stakeholders. Por exemplo, algumas métricas comuns são variação de orçamento, variação de cronograma, taxa de conclusão e utilização de recursos. Alguns KPIs comuns são o retorno sobre o investimento, a satisfação do cliente e o engajamento das partes interessadas.

3 Crie seu layout e formato

Depois de definir suas métricas e KPIs, você precisa projetar como deseja apresentá-los em sua ferramenta analítica. Você deve seguir alguns princípios gerais de visualização e design de dados para garantir que seus relatórios sejam claros, concisos e consistentes. Por exemplo, você deve usar gráficos apropriados para diferentes tipos de dados, como gráficos de barras para comparações, gráficos de linhas para tendências e gráficos de pizza para proporções. Você também deve usar cores, fontes e ícones para destacar informações importantes, criar contraste e transmitir significado. Você também deve organizar seu layout e formato de acordo com o fluxo lógico e a hierarquia de seus dados, como usar guias, filtros e detalhamentos para agrupar e segmentar seus dados.

4 Teste e refine seus relatórios

Antes de compartilhar seus relatórios com as partes interessadas, você deve testá-los e refiná-los para garantir que sejam precisos, confiáveis e fáceis de usar. Você deve verificar suas fontes de dados, cálculos e fórmulas para quaisquer erros ou inconsistências. Você também deve revisar seus gráficos e tabelas para quaisquer representações enganosas ou confusas, como o uso de efeitos 3D, decorações desnecessárias ou escalas inadequadas. Você também deve solicitar feedback de membros de sua equipe, colegas ou mentores para melhorar seus relatórios com base em suas sugestões e comentários.