Como você pode projetar uma agenda para equipes remotas ou virtuais?

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As equipes remotas ou virtuais enfrentam muitos desafios quando se trata de se reunir e colaborar de forma eficaz. Um dos principais fatores que podem fazer ou interromper uma reunião remota é a agenda. Uma agenda bem elaborada pode ajudá-lo a definir metas, expectativas e papéis claros para sua equipe, além de mantê-los engajados, focados e produtivos. Neste artigo, você aprenderá como criar uma agenda para equipes remotas ou virtuais que pode aumentar a motivação e o desempenho da sua equipe.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 3 contribuições. Saiba mais

Adarsh Mathews

Team Lead - Technical Support/Operations at Mitel Communications | Incident & Project Management | Passionate about…

1 Definir o propósito e o resultado

Antes de começar a planejar sua agenda, você precisa ter uma ideia clara do motivo pelo qual está se reunindo e o que deseja alcançar. Isso ajudará você a determinar o escopo, a duração e o formato da reunião, bem como os participantes e os recursos necessários. Você também deve comunicar o propósito e o resultado de sua reunião para sua equipe com antecedência, para que eles possam se preparar de acordo e alinhar suas expectativas.

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Adarsh Mathews

Team Lead - Technical Support/Operations at Mitel Communications | Incident & Project Management | Passionate about Team Excellence and Training 🌐🔧 #SupportOps #TeamLeadership #TelecomExpert
To start with always set expectations of the situational outcome that we are trying to achieve with the team. Outline the defined project timeline and also suggest the steps which could be implemented. While engaging with the team be open to their opinions as well to be incorporated into the agenda. Clearly document and present the process which needs to be followed and can be improvised during the implementation. These steps help in defining the purpose in advance and also predicting the outcome beforehand.

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2 Escolha as ferramentas e plataformas certas

Dependendo do tipo e do tamanho da sua reunião, você pode precisar de diferentes ferramentas e plataformas para facilitar a comunicação, a colaboração e a interação. Por exemplo, você pode usar software de videoconferência para apresentações e discussões, quadros brancos on-line para brainstorming e feedback, software de gerenciamento de projetos para acompanhar o progresso e as tarefas e enquetes ou pesquisas para coletar opiniões e dados. Você deve selecionar as ferramentas e plataformas que melhor se adequam aos seus objetivos de reunião, preferências de equipe e recursos técnicos, e testá-los com antecedência para evitar falhas ou atrasos.

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Adarsh Mathews

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Once the process and outcomes are clearly defined, the next step would be to choose the right tools which assist in seamless execution of the project. Discuss with the team regarding the tools which are currently using and if those would suffice in executing the project effectively. For collaboration within the team nowadays there are multiple platforms which offer screen sharing and recording options which could help in executing the objectives effectively. Its always recommended to do a trial of the tools in advance before or while the project schedule is being planned. This testing phase allows the team to be well-prepared and avoid unforeseen circumstances with tools.

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3 Estruture sua agenda de forma lógica e clara

Uma boa agenda deve ter uma estrutura lógica e clara que oriente sua equipe durante o processo de reunião. Você deve começar com uma breve introdução que resume o propósito e o resultado da reunião, bem como os papéis e responsabilidades de cada participante. Em seguida, você deve dividir sua agenda em seções ou tópicos gerenciáveis, cada um com uma meta, limite de tempo e item de ação específicos. Você também deve incluir algumas quebras ou transições entre seções para permitir que sua equipe atualize e reconcentre-se. Por fim, você deve terminar com um resumo que destaca os principais pontos, decisões e próximos passos da reunião.

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4 Envolva sua equipe durante toda a reunião

Um dos maiores desafios das reuniões remotas ou virtuais é manter sua equipe engajada e motivada durante toda a reunião. Para evitar tédio, distração ou confusão, você deve usar várias estratégias para envolver sua equipe nas atividades e discussões da reunião. Por exemplo, você pode fazer perguntas abertas, solicitar feedback, incentivar a participação, reconhecer contribuições, usar humor e mostrar apreço. Você também deve monitorar o nível de energia, humor e capacidade de atenção de sua equipe e ajustar sua agenda de acordo.

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5 Acompanhe e avalie sua reunião

Após a reunião, você deve acompanhar sua equipe e fornecer uma recapitulação dos resultados da reunião, itens de ação e prazos. Você também deve solicitar o feedback deles sobre o processo, o conteúdo e os resultados da reunião e usá-lo para melhorar suas reuniões futuras. Você também deve avaliar seu próprio desempenho como facilitador de reuniões e identificar seus pontos fortes e áreas de melhoria.

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6 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?

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Adarsh Mathews

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The other things to consider while planning a project with the team would be to ensure all members of the team equally contribute towards the project. Engagement of the members and their contributions would need to be appreciated and nurtured in a way that all of them feel equally valued and motivated. While the team handle multiple projects, in addition to the team feeling a sense of accomplishment and gaining knowledge, post completion incentivization of these tasks would continue to motivate the team to look forward to future projects.

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1 Definir o propósito e o resultado

2 Escolha as ferramentas e plataformas certas

3 Estruture sua agenda de forma lógica e clara

4 Envolva sua equipe durante toda a reunião

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