Como você aproveita a comunicação para promover o sucesso e o valor do projeto?

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A comunicação é uma habilidade vital para qualquer gerente de projeto, pois pode fazer ou quebrar o sucesso de um projeto. Uma comunicação eficaz pode ajudá-lo a alinhar expectativas, gerenciar riscos, resolver problemas e entregar valor às partes interessadas. Neste artigo, exploraremos algumas estratégias de comunicação e práticas recomendadas que podem ajudá-lo a alcançar o sucesso do projeto.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 4 contribuições. Saiba mais

1 Conheça seu público

O primeiro passo para se comunicar de forma eficaz é saber com quem você está se comunicando. Diferentes partes interessadas podem ter necessidades, preferências e perspectivas diferentes sobre o projeto. Você deve identificar e analisar seu público e adaptar sua mensagem e mídia de acordo. Por exemplo, você pode usar um relatório formal para executivos seniores, um painel para patrocinadores e um boletim informativo para membros da equipe. Você também deve considerar a frequência, o tempo e o tom de sua comunicação e evitar jargões, ambiguidades e suposições.

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Yesenia Escobedo

PM Engineer | Business Match Maker | Founder Building Dreams Co
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I agree, always keep you emails short 2-3 sentences and or with bullet points for high level stakeholders, one of those should be the request for approval etc. A high level stakeholders does not want to see 3 paragraphs. Rule of thumb if it really has to be that long it’s probably time to have a meeting.

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2 Planeje sua comunicação

O próximo passo é planejar sua comunicação com antecedência e documentá-la em um plano de comunicação. Um plano de comunicação é uma ferramenta que define o propósito, o escopo, os métodos, as funções e as responsabilidades da comunicação de um projeto. Ele ajuda você a garantir que você comunique as informações certas, para as pessoas certas, no momento certo e da maneira certa. Um plano de comunicação também deve incluir mecanismos de feedback, como pesquisas, reuniões ou revisões, para medir a eficácia de sua comunicação e fazer ajustes conforme necessário.

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Jami Yazdani

Project Management & Planning Consultant | Collaboration Facilitator | Speaker & Trainer | PMP, DASM
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Once I've identified the project's stakeholders, I like to use a simple Who, What, How, and When framework to plan for communications. "Who" identifies the stakeholder or stakeholder group, "What" documents what they will need to know about the project or the information they will need to provide to the projects, "How" identifies the communication formats (ex. email, dashboard, social media post), and When determines what point or how often in the project we will communicate. Seeing the Who, What, How, and When on a chart or spreadsheet can help us identify overlaps and areas where we can combine or reuse communications.

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3 Usar vários canais

O terceiro passo é usar vários canais para comunicar sua mensagem e aproveitar os pontos fortes de cada canal. Diferentes canais têm diferentes vantagens e desvantagens, dependendo do tipo, complexidade e urgência da sua mensagem. Por exemplo, você pode usar o e-mail para atualizações simples, chamadas telefônicas para questões urgentes, videoconferência para discussões interativas e mídias sociais para engajamento informal. Você também deve usar recursos visuais, como tabelas, gráficos ou diagramas, para melhorar sua comunicação e torná-la mais clara e concisa.

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4 Ouça e tenha empatia

O quarto passo é ouvir e ter empatia com seus stakeholders, e construir confiança e relacionamento com eles. Ouvir não é apenas ouvir, mas compreender e reconhecer o ponto de vista, as preocupações e as emoções da outra pessoa. Empatia não é apenas simpatia, mas colocar-se no lugar do outro e demonstrar respeito e apreço. Ao ouvir e ter empatia, você pode promover um clima de comunicação positivo e colaborativo e evitar ou resolver conflitos e mal-entendidos.

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5 Comunicar valor

O quinto passo é comunicar valor e demonstrar como o seu projeto contribui para as metas e objetivos estratégicos da sua organização e das partes interessadas. Valor não é apenas o resultado ou entrega do seu projeto, mas o resultado ou benefício que ele cria. Você deve comunicar valor durante todo o ciclo de vida do projeto, e não apenas no final. Você também deve usar métricas e indicadores, como retorno sobre o investimento, satisfação do cliente ou melhoria da qualidade, para quantificar e comunicar valor.

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6 Buscar feedback e melhoria

O passo final é buscar feedback e melhoria, e aprender e crescer continuamente como gerente de projetos e comunicador. O feedback é uma fonte valiosa de informações e insights, que podem ajudá-lo a identificar seus pontos fortes e fracos e melhorar suas habilidades e estratégias de comunicação. Você deve buscar feedback de seus stakeholders, colegas, mentores ou coaches, e ser aberto e receptivo às suas sugestões e críticas. Você também deve refletir sobre seu próprio desempenho de comunicação e definir metas e planos de ação para melhoria.

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Kampiire Sauda

Digital Consultant, SAAKAM Innovations Nairobi, Kenya
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communication is very important in project management, it helps the team to be organised and be on the same pace, ie the agenda and deadlines are communicated on time, this has helped me in my experience it helps to keep the flow of activities since every one understands what to do and on time.

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7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?

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Yasmina Khelifi, PMP, PMI-ACP, PMI-PBA

Bringing Collaborative Performance to International Projects | MSc. Telecom Engineer | 6 languages | PMI Volunteer | Blogger | Podcaster
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Communication in a global and remote environment means more. You need to learn about other cultures to understand the form of communication and the processes. You also need to understand the culture of the organization. When you work remotely and you don't have the possibility to meet people, it will take you more time and effort. You will need to exchange regularly to build trust.

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