Como você evita o cansaço de eventos virtuais e o esgotamento para os funcionários e membros da sua associação?

1 Conheça seu público

Antes de projetar seu evento virtual, você precisa entender quem é seu público-alvo, quais são suas necessidades e preferências e como eles consomem conteúdo online. Realize pesquisas, entrevistas ou grupos focais para coletar feedback e insights de seus participantes em potencial. Use esses dados para criar personas, segmentos e perfis que guiarão sua criação, formato e entrega de conteúdo.

2 Escolha a plataforma certa

Existem muitas plataformas e ferramentas disponíveis para a realização de eventos virtuais, mas nem todas são adequadas às necessidades e ao orçamento da sua associação. Você precisa considerar fatores como o tamanho, o escopo e a duração do seu evento, o nível de interatividade e engajamento que deseja alcançar, a segurança e a privacidade de seus dados e participantes e o suporte técnico e o treinamento necessários. Compare diferentes opções e recursos e teste-os antes de tomar uma decisão final.

3 Crie conteúdo envolvente

Um dos principais desafios dos eventos virtuais é manter seus participantes interessados e atentos durante toda a sessão. Você precisa criar conteúdo que seja relevante, valioso e cativante para seu público. Use uma variedade de formatos, como vídeos, podcasts, webinars, bate-papos ao vivo, enquetes, questionários e gamificação, para transmitir sua mensagem e estimular a interação. Mantenha suas sessões curtas, focadas e variadas, e evite monólogos longos ou apresentações de slides.

4 Promova e monetize seu evento

Para gerar receita com seu evento virtual, você precisa promovê-lo efetivamente e atrair patrocinadores e expositores. Use o site, as mídias sociais, o e-mail e os boletins informativos da sua associação para divulgar e criar um burburinho em torno do seu evento. Ofereça incentivos, descontos ou brindes para incentivar o registro antecipado e as indicações. Crie pacotes de patrocínio que forneçam valor e exposição para seus parceiros, como posicionamento de logotipo, anúncios de banner, sessões patrocinadas ou estandes virtuais. Cobrar taxas razoáveis por participação, acesso ou certificação e fornecer várias opções de pagamento.

5 Apoie e treine sua equipe

A equipe da sua associação desempenha um papel vital no sucesso do seu evento virtual. Eles precisam estar preparados, treinados e apoiados para lidar com os aspectos técnicos, logísticos e operacionais do evento. Fornecer-lhes papéis e responsabilidades claros, diretrizes e protocolos e planos de contingência. Equipe-os com o hardware, o software e a largura de banda necessários para executar o evento sem problemas. Realize ensaios, simulações e testes para garantir que tudo funcione conforme o esperado.

6 Acompanhe e avalie seu evento

Depois que seu evento virtual terminar, você precisa acompanhar seus participantes, patrocinadores, expositores e funcionários para agradecê-los, solicitar feedback e medir o impacto do seu evento. Envie pesquisas, enquetes ou questionários para coletar dados sobre satisfação, engajamento, resultados de aprendizado e geração de receita. Analise os dados e gere relatórios e dashboards que mostrem os pontos fortes e fracos do seu evento. Use essas informações para melhorar seus futuros eventos virtuais e demonstrar seu valor para as partes interessadas.

7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?