Como sua comunicação analítica pode ser mais clara e concisa?

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A comunicação analítica é a capacidade de apresentar dados, insights e argumentos complexos de forma clara e concisa. É uma habilidade valiosa para qualquer profissional que precise se comunicar efetivamente com diferentes públicos, como clientes, colegas, gerentes ou partes interessadas. Neste artigo, você vai aprender algumas dicas e técnicas para melhorar sua comunicação analítica e torná-la mais impactante.

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Selecionados pela comunidade a partir de 6 contribuições. Saiba mais

1 Conheça seu propósito e público

Antes de começar a escrever ou falar, você precisa definir seu propósito e público. Qual é a principal mensagem que você quer transmitir? Quais são os objetivos e expectativas do seu público? De quanta informação de fundo eles precisam? Como eles preferem receber informações? Ao responder a essas perguntas, você pode adaptar sua comunicação analítica para se adequar ao seu contexto e evitar detalhes desnecessários, jargões ou confusão.

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Solange Pomerleau
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Tailoring Communication to the Audience Every piece of communication should consider three primary aspects: the audience, the intent, and the scope. Each audience has a unique set of needs. Their level of expertise will dictate the terms we use, the depth of our explanation, and the presentation format. Our intent could range from driving action to merely raising questions. Aligning scope with both audience and intent is critical. Oversimplifying data for experts can be as counterproductive as overwhelming novices with too much information. It's essential to strike the right balance.

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2 Use uma estrutura e um formato claros

Uma estrutura e formato claros podem ajudá-lo a organizar sua comunicação analítica e orientar seu público através de sua lógica e raciocínio. Você pode usar diferentes métodos para estruturar sua comunicação, como o problema-solução, a situação-complicação-resolução ou o princípio da pirâmide. Você também pode usar títulos, subtítulos, marcadores, tabelas, gráficos ou diagramas para formatar sua comunicação e destacar os principais pontos, evidências e recomendações.

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Solange Pomerleau
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When data can impact outcomes, the importance of clear and effective communication cannot be overstated. As analytics evolves, it brings with it a deluge of data and insights that can be overwhelming. Standard terms, established communication channels, and an effective editorial process can substantially streamline these insights. Importance of audience, understanding, setting clear expectations, and ensuring messages resonate effectively will equip the data communicator best. Whether you're a seasoned professional or new to the realm of analytics, these insights will equip you with strategies to communicate more clearly and compellingly.

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3 Simplifique seu idioma e estilo

Simplificar sua linguagem e estilo pode tornar sua comunicação analítica mais acessível e envolvente. Você pode usar palavras simples e precisas, frases curtas e ativas e transições e conectores para criar um fluxo suave e coerente. Você também pode evitar voz passiva, palavras negativas, siglas ou termos técnicos que possam confundir ou alienar seu público. Em vez disso, você pode usar exemplos, analogias ou histórias para ilustrar seus pontos e torná-los mais memoráveis.

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Solange Pomerleau
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People are inundated with information daily. When conveying your findings, lead with the main point. This ensures that even if someone only takes away one thing from your communication, it's the core message. Providing clarity on the intent of the message – whether it's an update, a call to action, or an FYI – aids comprehension. Employing the pyramid principle, where main points are presented upfront and supporting details follow, can be particularly effective.

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4 Use dados e recursos visuais de forma eficaz

Dados e recursos visuais podem melhorar sua comunicação analítica fornecendo evidências, contexto e clareza. No entanto, você precisa usá-los de forma eficaz e ética. Você pode usar dados e recursos visuais para apoiar sua mensagem principal, não para distrair ou sobrecarregar seu público. Você também pode escolher o tipo e a quantidade mais apropriados de dados e elementos visuais para sua finalidade e público. Por exemplo, você pode usar números, porcentagens ou proporções para quantificar seus pontos e usar tabelas, gráficos ou mapas para mostrar tendências, padrões ou relacionamentos.

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Solange Pomerleau
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The Power and Pitfalls of Visuals Visual aids, such as graphs, can be powerful tools to simplify complex data. However, they come with a word of caution. It's easy to manipulate visuals to fit a narrative, especially for those unfamiliar with the data. It's imperative to ensure the integrity of visuals and align them with the communication's intent.

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5 Verifique sua precisão e credibilidade

Precisão e credibilidade são essenciais para sua comunicação analítica, pois afetam sua reputação e confiabilidade. Você precisa verificar sua precisão e credibilidade antes de entregar sua comunicação. Você pode verificar sua precisão verificando suas fontes de dados, cálculos e interpretações, e revisando sua escrita ou ensaiando seu discurso. Você pode verificar sua credibilidade citando suas fontes, reconhecendo suas limitações e abordando possíveis objeções ou contra-argumentos.

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Solange Pomerleau
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When dealing with data and statistics, professionals often have a comprehensive grasp. However, for those new to the subject, it can feel daunting. Presenting data in a simplified manner is effective, but it's equally essential to be prepared for deeper dives when required. Setting clear expectations is fundamental. As communicators, we should be upfront about what we can and cannot provide. Creating avenues for further discussions and ensuring we know our role - be it as a trainer, expert, facilitator, or other - can make all the difference.

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6 Busque feedback e melhore

O feedback é uma ferramenta poderosa para melhorar sua comunicação analítica e aprender com seus erros. Você pode buscar feedback de diferentes fontes, como seus colegas, mentores ou especialistas. Você pode fazer perguntas específicas sobre sua comunicação, como clareza, concisão, relevância, persuasão ou impacto. Você também pode usar ferramentas de feedback, como rubricas, listas de verificação ou pesquisas, para avaliar sua comunicação. Em seguida, você pode usar o feedback para identificar seus pontos fortes e fracos e implementar mudanças e melhorias.

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7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?

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Patricia Pinheiro S.

HRD In transition | HR Management & Leadership Expert | Mentor | Experienced Communicator & Advisor | Senior HRBP | People & Culture
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Very good article, and I just add the following: - ensure that the expectations of your audience are correct, because many times the needs are one thing and the expectations are another one - be able to compromise at least with put in practical terms half of the expectations or your attendance will not trust you in the future, even you deliver the best communication ever

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4 Use dados e recursos visuais de forma eficaz

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