Last updated on 23 de fev. de 2024

Como você pode evitar conflitos com as partes interessadas durante o planejamento do evento?

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O planejamento de eventos é um processo complexo e colaborativo que envolve várias partes interessadas, como clientes, fornecedores, patrocinadores, participantes e funcionários. Cada stakeholder pode ter expectativas, preferências e interesses diferentes, o que pode gerar conflitos durante as etapas de planejamento e execução. Como você pode prevenir conflitos com as partes interessadas durante o planejamento do evento e garantir um resultado bem-sucedido? Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a gerenciar e resolver possíveis problemas.

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1 Identifique seus stakeholders

O primeiro passo para evitar conflitos com as partes interessadas é identificar quem são e o que querem do evento. Você pode usar uma ferramenta de análise de partes interessadas, como uma matriz ou um mapa, para categorizar suas partes interessadas com base em seu nível de influência, interesse e impacto no evento. Isso ajudará você a priorizar suas estratégias de comunicação, engajamento e negociação com cada grupo de stakeholders e evitar negligenciar ou negligenciar ninguém.

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Staceyann Doria, CMP, CED, HMCC

Head of Global Events | Driving Business Results through High-Touch, VIP, and Live/Virtual Events, Tradeshows, Meetings, and Trainings | Virtual Event Planning | Cvent Superuser
Identify stakeholders and their roles clearly. Acknowledge varying levels of influence to anticipate approval authority. Set the tone in meetings to prevent conflicts. Recognize diverse perspectives early on.

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2 Comunique-se de forma clara e regular

O segundo passo para evitar conflitos com as partes interessadas é comunicar-se de forma clara e regular com todas as partes envolvidas. Você pode usar vários canais e métodos, como e-mails, telefonemas, reuniões, boletins informativos, pesquisas ou mídias sociais, para compartilhar informações, atualizações, feedback e expectativas. Você também deve estabelecer um plano de comunicação que defina a frequência, o formato e o conteúdo de sua comunicação, bem como os papéis e responsabilidades de cada parte interessada. Isso ajudará você a construir confiança, transparência e alinhamento entre suas partes interessadas e evitar mal-entendidos ou confusão.

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Delroy Marston

Housekeeping Manager at Virginia Commonwealth University
Planning an event can be a daunting task with numerous stakeholders involved, each with their own set of priorities and expectations. However, there are some strategies that can be implemented to prevent conflicts among stakeholders during event planning. Firstly, clear communication and transparency are key. Regular meetings and updates should be held to ensure all stakeholders are on the same page and any potential issues can be addressed early on. Secondly, involving stakeholders in the decision-making process can help to create a sense of ownership and avoid any feelings of exclusion. Thirdly, setting realistic goals and expectations from the start can help to manage stakeholders' expectations and avoid disappointment.

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Meira Spivak💡

I help you CRUSH your goals | CEO of Results Driven Innovation | Professional Development Workshops | Trained Facilitator of SIT Innovation | OKR implementation | Strategy Consultant | Oregon NCSY Director
Crucial conversations upfront can make a huge difference. Bring up what your nervous about and let the potential instigators come up with solutions to avoid challenges later. If they are bought in from the start, it can make a big difference

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3 Gerenciar expectativas e escopo

O terceiro passo para evitar conflitos com as partes interessadas é gerenciar as expectativas e o escopo do evento. Você deve definir as metas, objetivos, entregas e critérios de sucesso do evento, bem como o orçamento, o cronograma e os recursos disponíveis. Você também deve documentar e comunicar quaisquer alterações ou problemas que possam afetar o escopo ou a qualidade do evento e buscar aprovação ou feedback de suas partes interessadas. Isso ajudará você a definir expectativas realistas e alcançáveis e evitar decepções ou frustrações.

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Meira Spivak💡

I help you CRUSH your goals | CEO of Results Driven Innovation | Professional Development Workshops | Trained Facilitator of SIT Innovation | OKR implementation | Strategy Consultant | Oregon NCSY Director
Expectations often leads to disappointment. But they also can help you plan ahead. If you know that two people are going to cause challenges, will clash, or will just cause tension to rise, plan accordingly. Can you try to put them on separate projects? Can you plant a 3rd person during shared projects, to minimize tensions and explosive blowouts? Try to envision potential fallouts and then work to avoid them

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4 Negociar e transigir

O quarto passo para evitar conflitos com as partes interessadas é negociar e se comprometer com as partes interessadas quando necessário. Você pode encontrar situações em que as partes interessadas têm demandas, preferências ou opiniões conflitantes ou concorrentes, que podem afetar o design, a logística ou os resultados do evento. Você deve ouvir suas perspectivas, reconhecer suas preocupações e encontrar um terreno comum ou soluções alternativas que possam satisfazer suas necessidades e interesses. Você também deve ser flexível e adaptável às circunstâncias e expectativas em constante mudança, e estar disposto a fazer concessões ou compensações, se necessário.

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5 Resolva conflitos de forma construtiva

O quinto passo para prevenir conflitos entre as partes interessadas é resolvê-los de forma construtiva, caso surjam. Você não deve ignorar ou evitar conflitos, pois eles podem escalar ou prejudicar seus relacionamentos com seus stakeholders. Você também não deve tomar partido ou culpar ninguém, pois isso pode criar ressentimento ou hostilidade. Em vez disso, você deve abordar conflitos prontamente e respeitosamente, usando uma abordagem colaborativa e de solução de problemas. Você deve se concentrar nos fatos e nas questões, não nas personalidades ou emoções, e buscar resultados vantajosos para todos que possam beneficiar todas as partes envolvidas.

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Meira Spivak💡

I help you CRUSH your goals | CEO of Results Driven Innovation | Professional Development Workshops | Trained Facilitator of SIT Innovation | OKR implementation | Strategy Consultant | Oregon NCSY Director
Separate the two parties and wait until they are cooled off. Lead them in a guided conversation asking them to share their feelings and where they think things went wrong. Do this with both parties and try, as best as you can, to play peacemaker. Even if they won't become best friends, they need to understand that their behavior can negatively or positively impact the entire event. Reiterate that you trust them and believe in them and know they can make the right decision.

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6 Avaliar e melhorar

O sexto passo para evitar conflitos com as partes interessadas é avaliar e melhorar o processo de planejamento e o desempenho do evento. Você deve solicitar feedback de seus stakeholders, durante e após o evento, usando métodos como pesquisas, entrevistas ou grupos focais. Você também deve realizar uma análise pós-evento, usando métricas como participação, satisfação, receita ou impacto, para medir os resultados e resultados do evento. Em seguida, você deve identificar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças de seu planejamento de eventos e implementar ações ou recomendações para melhorar suas habilidades de gerenciamento de partes interessadas e resolução de conflitos.

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Meira Spivak💡

I help you CRUSH your goals | CEO of Results Driven Innovation | Professional Development Workshops | Trained Facilitator of SIT Innovation | OKR implementation | Strategy Consultant | Oregon NCSY Director
When the event is over, sit back are reflect. What measures could have been put into place to avoid conflict in the first place? But don't be too hard on yourself. Sometimes, knowing the cooks in the kitchen, situations are inevitable. Focus on the positives while writing down the main takeaways for improvement. And next year, try to surround yourself with the highest level people.

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1 Identifique seus stakeholders

2 Comunique-se de forma clara e regular

3 Gerenciar expectativas e escopo

4 Negociar e transigir

5 Resolva conflitos de forma construtiva

6 Avaliar e melhorar

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