Como gerenciar as expectativas dos stakeholders sem comprometer a visão do evento?

2 Comunique-se de forma clara e regular

A comunicação é fundamental para gerenciar as expectativas das partes interessadas. Você precisa estabelecer canais de comunicação claros e consistentes com seus stakeholders, como e-mail, telefone, reuniões ou plataformas online. Você também precisa comunicar a visão, as metas, o escopo, o orçamento, o cronograma e as entregas do seu evento às partes interessadas e obter o feedback e a aprovação deles. Você deve atualizá-los regularmente sobre o progresso e o status do evento e resolver quaisquer problemas ou preocupações imediatamente. Ao se comunicar de forma clara e regular, você pode construir confiança e relacionamento com suas partes interessadas e evitar mal-entendidos ou conflitos.

3 Gerenciar escopo e alterações

Uma das fontes mais comuns de frustração e decepção para as partes interessadas é o aumento do escopo ou solicitações de mudança. O aumento do escopo é quando os requisitos ou expectativas do evento mudam ou aumentam ao longo do tempo, resultando em trabalho, custos ou atrasos adicionais. As solicitações de alteração ocorrem quando as partes interessadas solicitam alterações ou modificações no plano de eventos ou nos resultados finais acordados. Para gerenciar o escopo e as alterações, você precisa ter uma declaração de escopo clara e detalhada que defina os limites e as especificações do evento. Você também precisa ter um processo de gerenciamento de alterações que descreva como lidar e documentar solicitações de alteração, como quem pode aprová-las, como avaliar seu impacto e como comunicá-las a outras partes interessadas. Ao gerenciar o escopo e as alterações, você pode evitar o aumento do escopo e manter seu evento no caminho certo e dentro do orçamento.

4 Alinhar expectativas e realidade

Outro aspecto importante da gestão das expectativas dos stakeholders é alinhá-las com a realidade do evento. Às vezes, as partes interessadas podem ter expectativas irreais ou conflitantes que não são viáveis ou compatíveis com a visão e os objetivos do evento. Por exemplo, eles podem querer mais recursos, participantes ou exposição do que o evento pode oferecer ou pagar. Para alinhar expectativas e realidade, você precisa educar e informar seus stakeholders sobre as restrições, riscos e oportunidades do evento. Você também precisa negociar e se comprometer com suas partes interessadas para encontrar uma solução mutuamente aceitável que atenda às suas necessidades e respeite a visão do evento. Ao alinhar expectativas e realidade, você pode criar um plano de eventos realista e realizável que satisfaça seus stakeholders e aentregue valor.

5 Avaliar e melhorar

A etapa final do gerenciamento das expectativas dos stakeholders é avaliar e melhorar o desempenho e os resultados do evento. Você precisa coletar feedback e dados de suas partes interessadas e medir o quão bem o evento atendeu às suas expectativas e objetivos. Você também precisa identificar os pontos fortes e fracos do evento e as áreas de melhoria. Você deve compartilhar os resultados e lições aprendidas com suas partes interessadas e agradecê-las por seu apoio e envolvimento. Ao avaliar e melhorar, você pode demonstrar sua responsabilidade e profissionalismo e melhorar seus relacionamentos e satisfação com as partes interessadas.