Seu palestrante principal desiste de última hora. Como salvar a logística do evento e manter o público engajado?
Imagine que você está no comando de um evento ao vivo ansiosamente esperado quando, de repente, seu palestrante principal cancela. O pânico se instala, mas é crucial manter a calma e agir rapidamente para manter o show na estrada. Nesses momentos de alta pressão, sua capacidade de se adaptar rapidamente pode salvar o dia e transformar um desastre em potencial em um sucesso memorável. Ao seguir uma abordagem estratégica, você pode manter o controle, engajar seu público e garantir que seu evento permaneça um destaque no calendário.
Seu primeiro movimento é avaliar suas opções para um alto-falante substituto. Considere promover um palestrante convidado de dentro da programação do evento que tenha carisma e experiência para cativar seu público. Como alternativa, entre em contato com sua rede para obter recomendações ou convide um influenciador local que pode estar disponível em curto prazo. A chave é encontrar alguém que possa agregar valor e manter o ímpeto do evento.
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JoAnn Klinedinst, MEd CPHIMS PMP DES CPTD CPDHTS LFHIMSS FACHE
VP, Content and Programming | HIMSS Global Conference | Informa Markets
Long before the conference, develop a backup plan in case a situation arises. Life happens! Backup plans can include leveraging other speakers’ whose content is similar, scanning the list of attendees for alternatives, leveraging local resources, and engaging your Conference Education Committee if one exists. And I speak from experience, not a keynote per se, but other speakers where we ran multiple concurrent sessions. My conference was scheduled for early April in Atlanta. And it snowed! Air traffic was affected, some speakers were stranded so we implemented our backup plan. I even have attendees that are “at the ready” with a presentation should the unexpected happen. So expect the unexpected!
(editado) -
George Pardos
GM, Tech Disposal Inc
If someone pulls out last moment, and you need a speaker, call on a local athletic team. They usually have a coach or an athlete that easily fill in. If not, you can call the American Legion/VFW and they will have someone who can speak. Those options have netted the best back up plans, because athletes and vets have some of the best stories. Also, Toastmaster International can help with a speaker also.
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David Kaiser-Cross
Retired Executive Minister
I like some of the suggestions others have offered on this page. If you have the ability and confidence to MC this section of the event, using the event topic, call conference attendees to a microphone to share their own ideas, experiences, and challenges. Absent a keynoter, good stuff might just be right there in the room.
A comunicação é crucial na gestão de crises. Atualize seu público imediatamente sobre a mudança de planos, garantindo transparência e mantendo a confiança. Use todos os canais disponíveis — e-mail, redes sociais e aplicativos de eventos — para retransmitir a mensagem. Um pedido de desculpas sincero juntamente com uma introdução entusiástica do novo orador pode ajudar muito a manter o seu público a bordo.
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JoAnn Klinedinst, MEd CPHIMS PMP DES CPTD CPDHTS LFHIMSS FACHE
VP, Content and Programming | HIMSS Global Conference | Informa Markets
For keynotes, it depends upon the situation. If a replacement is obvious, then you have no choice. So be honest and transparent. Recently, I had a volunteer who agreed to be “hacked” real time on stage. They backed out, we were able to identify a replacement but they had an emergency situation. Our keynote proceeded because she had the script built and the consent of the volunteer to proceed. Issue averted!
(editado)
Com um novo palestrante entrando, revise e ajuste a programação do evento conforme necessário. Certifique-se de que a transição seja perfeita e que quaisquer alterações sejam comunicadas aos participantes prontamente. Se necessário, embaralhe os tempos de sessão ou estenda as pausas para acomodar a nova configuração. Seu objetivo é minimizar a interrupção e manter o evento fluindo sem problemas.
Sem seu alto-falante estrela, concentre-se em aumentar o envolvimento do público por meio de elementos interativos. Considere adicionar sessões de perguntas e respostas, painéis de discussão ou workshops que incentivem a participação. Esses momentos interativos podem compensar a mudança e manter seu público investido no conteúdo do evento.
No mundo dos eventos ao vivo, a flexibilidade é a sua melhor amiga. Esteja preparado para fazer ajustes imediatos no programa, seja preenchendo lacunas inesperadas com discussões improvisadas ou mudando o foco para outros destaques do evento. Sua capacidade de adaptação tranquilizará os participantes de que eles ainda estão em uma ótima experiência.
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Franklyn François
Communications Lead | Social Media Content Writing, Marketing Copy
One thing I've found helpful in a pinch is to set up a panel. With a little effort, you can surface people who have experience in the field to talk at your event. And what's even better is sourcing questions from attendees with a Q&A portion. This could pay off nicely in that attendees get to help shape the topics covered. It can create more investment and buy-in too!
Por fim, considere oferecer alguma forma de compensação para reconhecer o inconveniente causado pela mudança de última hora. Isso pode ser um desconto em eventos futuros, acesso a conteúdos exclusivos ou até mesmo um simples sinal de valorização. Tais gestos mostram que você valoriza a experiência de seus participantes e está comprometido em fornecer um serviço de qualidade, apesar dos desafios imprevistos.
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