Last updated on 16 de jul. de 2024

Um artista principal adoece logo antes do seu evento. Como você garante que o show continue sem problemas?

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Imagine o seguinte: você passou meses planejando um evento ao vivo e tudo está pronto para um show espetacular. Então, do nada, você recebe uma ligação - seu artista principal está gripado e incapaz de se apresentar. O pânico se instala, mas como um planejador de eventos experiente, você sabe que o show deve continuar. Garantir uma continuação tranquila requer raciocínio rápido, um plano de backup sólido e a capacidade de manter a calma sob pressão. Veja como você pode navegar por essa reviravolta inesperada e ainda oferecer um evento que seu público se lembrará por todos os motivos certos.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 4 contribuições. Saiba mais

Jonathan A.

Talent Development | Live Events | Community Builder

1 Talento de backup

Quando sua estrela adoece, ter um talento reserva pode salvar o dia. É essencial ter uma lista de possíveis substitutos que estejam familiarizados com o tema e o público do evento. Esses indivíduos devem ser examinados e prontos para intervir a qualquer momento. Informe-os sobre a situação imediatamente e forneça-lhes todos os materiais necessários para se prepararem. Sua prontidão para atuar não apenas preencherá a lacuna, mas também mostrará sua capacidade de lidar com circunstâncias imprevistas com graça e profissionalismo.

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Jonathan A.

Talent Development | Live Events | Community Builder
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Having your little black book of performers is always a safe practice to have when producing events that center on live performances, whether it's a speaker, comedian or musician. As it is unfortunately semi-common for performers or speakers to cancel last minute. Being ready with back-ups will always save time and energy. If the backup lives farther away be prepared to anticipate cancellations and begin routing the new act quickly. Another good practice is to always have a strong relationship with agents. Most agents don't want to lose their booking fee, so if you are cordial they are more likely to help you scramble to replace the performer.

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Gostei

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Alexandra 📊 Lazarenko

Schwab Client Services Intern | IU Kelley Honors Student | Finance + Accounting Major | LinkedIn Poll Lady 📊
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While it's tempting to orient an entire event around a single star performer that draws a huge audience, it's also important to have contingency plans in case that individual cannot attend. There is plenty of aspiring talent who would be thrilled to accept second and even third billing for a chance at additional exposure and an opportunity to headline the event if something happens to the top talent. It is important to arrange this in advance, however, as last-minute desperation will not lead to more acceptances.

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2 Chave de comunicação

A comunicação eficaz é crucial para gerenciar a situação quando um artista adoece. Você deve informar imediatamente sua equipe, a equipe do local e, se necessário, seu público, mas de uma forma que mantenha o entusiasmo pelo evento. Use uma linguagem clara e positiva para explicar a mudança, concentrando-se nas novas oportunidades que ela apresenta, e não no que foi perdido. Essa abordagem ajuda a gerenciar as expectativas e pode até criar um burburinho em torno da mudança inesperada na escalação.

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Melissa Best

Senior Event Producer & Experience Curator
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Inform your team and stakeholders about the situation and your plan to address it. There should be no surprises on the day of the event. Aim to be transparent, reassuring, solution-oriented, and mindful of filling the gap with something that aligns with the event goals.

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3 Ajustar tempos

Ajustar a programação do evento pode proporcionar uma experiência perfeita, apesar da ausência de seu artista principal. Examine seu programa para identificar áreas em que você pode redistribuir o tempo, talvez estendendo outros atos ou incorporando segmentos de engajamento do público. Isso não apenas preenche as lacunas deixadas pelo cancelamento, mas também mantém o ímpeto do evento. Lembre-se de atualizar todas as partes interessadas sobre os novos horários para garantir que todos estejam na mesma página.

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Jonathan A.

Talent Development | Live Events | Community Builder
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Sometimes you may have a back-up performer on-call, however, sometimes they need time to mobilize and get to your event, especially if there is a reasonable distance involved. Being prepared to fill gaps and delay the engagement can buy your replacement time to get to the event. It also can help you navigate the gap in a way that still provides a seamless engagement for the audience. A good practice is to find activities that require the audience to focus or engage as this will take their attention away from the clock and pondering the delay. This will allow you to redirect what could be negative energy into positive experiences.

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Gostei

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4 Envolva o público

Envolver seu público é mais importante do que nunca quando se enfrenta uma mudança de artista de última hora. Considere elementos interativos como sessões de perguntas e respostas, enquetes ao vivo ou engajamento de mídia social para manter o público envolvido. Isso não apenas desvia a atenção da ausência do artista principal, mas também adiciona uma camada de participação que pode tornar seu evento ainda mais memorável. O envolvimento do público pode transformar um possível revés em um destaque único e inesperado.

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5 Conteúdo do Plano B

Sempre tenha o conteúdo do Plano B pronto para preencher quaisquer lacunas de desempenho. Isso pode incluir vídeos pré-gravados, palestrantes convidados ou atos de entretenimento adicionais que se alinham com o tema do seu evento. Ter diversas opções de conteúdo garante que você possa se adaptar rapidamente às mudanças sem deixar seu público com uma experiência sem brilho. Esse conteúdo deve ser facilmente acessível e pronto para ser implantado a qualquer momento para manter o fluxo do seu evento.

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6 Mantenha-se positivo

Manter um comportamento positivo é contagiante e pode influenciar muito a atmosfera geral do seu evento. Quando confrontado com o desafio de um artista importante adoecer, é importante projetar confiança e otimismo. Sua atitude dá o tom para sua equipe e seu público. Ao permanecer positivo, você garante a todos que o evento ainda será um sucesso, promovendo um ambiente de emoção e expectativa , apesar das mudanças imprevistas.

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1 Talento de backup

2 Chave de comunicação

3 Ajustar tempos

4 Envolva o público

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