Tworzenie tabel przestawnych

- Jedno z najbardziej kreatywnych i potężnych narzędzi programu Excel nazywa się tabelą przestawną. Jest to oddzielna encja, którą można utworzyć na podstawie danych. Zazwyczaj dane używane jako źródło tabeli przestawnej są zorganizowane jak lista, być może taka, jak to, co widzimy tutaj na ekranie. Jeśli próbujesz przeanalizować te informacje, po prostu masz kilka narzędzi dostępnych na karcie Dane. Teraz większość z nich nie pozwala tak bardzo analizować danych, ale przynajmniej pozwala przeglądać je na różne sposoby. Ta lista składa się z około 900 wierszy, informacji o sprzedawcach, którzy sprzedają określone Produkty różnym Klientom. Mogą sprzedawać do różnych regionów. Śledzimy informacje przez okres dwóch lat. Zobaczysz tutaj różne nagłówki kolumn. Jak to zrozumieć? Na karcie Dane z pewnością znajduje się sortowanie. To z pewnością mogłoby pomóc, gdybyśmy chcieli skupić się na Produktach w kolejności, lub Sprzedawcach. Sortowanie, oczywiście, daje nam wszelkiego rodzaju możliwości widzenia danych w bardziej zorganizowany sposób, ale nie ma tam żadnych rzeczywistych zdolności analitycznych. Filtr z pewnością pomaga. Możemy spojrzeć tylko na dane, które w tej chwili najbardziej nas interesują. Suma częściowa zbliża się nieco do tego, co możemy chcieć zrobić, jeśli chodzi o wymyślanie analiz i sum opartych na posortowanej liście, być może sumach według regionu, produktu, klienta i tak dalej, ale próba zrozumienia tego pod innymi względami nie jest tak łatwa w excelu. Jednym ze sposobów jest zapisanie kilku formuł po prawej stronie kolumny H, a ja robię teraz kolumnę I o wiele węższą. Mamy tu stolik. Przewinę trochę w prawo tutaj. Oto, co może nas zainteresować. Mamy listę wszystkich naszych sprzedawców i różnych przedmiotów, które sprzedajemy, i po prostu próbujemy dowiedzieć się, ile przedmiotów sprzedała każda osoba. To nie jest tabela przestawna, ale możemy utworzyć coś takiego za pomocą tabeli przestawnej w krótkim czasie. Spójrz na niektóre z formuł tutaj. Są prawie takie same. Kliknę dwukrotnie ten w K13. Nie jest to najłatwiejsza formuła do obsługi. Nie nazwałbym tego nauką rakietową ani niczym podobnym, ale dobry doświadczony użytkownik Excela spędza na tym trochę czasu, może zająć około 10 minut, aby nie tylko obniżyć formuły, ale także upewnić się, że są poprawne. Gdybyś również prezentował te informacje, jak łatwo byłoby zmienić ten górny rząd, abyśmy mogli skupić się na tym, ile przedmiotów każdy z naszych sprzedawców sprzedał każdemu klientowi. Innymi słowy, czy możemy zobaczyć Klientów na górze? Czy moglibyśmy dokonać tej zmiany szybko i łatwo? Cóż, gdybyś był analitykiem, mógłbyś powiedzieć: "Cóż, wrócę do ciebie za około 10 minut, "będziemy mieli to gotowe dla ciebie". Dzięki tabeli przestawnej możemy utworzyć taką listę w około pięć lub 10 sekund i będziemy to robić przez chwilę, ale musimy porozmawiać trochę więcej o tym, czym jest tabela przestawna, jak ją tworzymy, a także o naszych danych źródłowych. Nie możesz po prostu powiedzieć: "Mam mnóstwo danych, dlatego słyszałem tak wiele "o tej funkcji tabeli przestawnej, "Po prostu zobaczę, co tabela przestawna może z nią zrobić." Dane, które będą źródłem tabeli przestawnej, muszą być zorganizowane jako lista. Możliwe, że przekonwertowałeś go na tabelę. Nie jest to warunek wstępny, chociaż może być pomocny. Lista, na którą tutaj patrzymy, nie może zawierać żadnych pustych wierszy ani pustych kolumn. Nagłówki powinny znajdować się w jednym wierszu na górze i generalnie jest to dobra rada dla każdej listy, z którą będziesz pracować w programie Excel, za każdym razem, gdy wykonujesz sortowanie lub filtrowanie lub używasz funkcji Suma częściowa, posiadanie listy zorganizowanej w ten sposób ma sens. Jeśli masz tutaj jakieś tymczasowe sumy częściowe, pozbądź się ich. Pozbądź się tych pustych wierszy. Jeśli od jakiegoś czasu nie widzisz listy, kliknij w jej obrębie, naciśnij Ctrl + A, a następnie naciśnij Ctrl + . cztery lub pięć razy. Spowoduje to przesunięcie Cię po rogach zakresu. Kiedy dojdziesz do dołu, jeśli nie widziałeś tego od jakiegoś czasu, przewiń trochę więcej, aby upewnić się, że nie brakuje Żadnych danych poniżej. Naciskaj ctrl + . aby zabrać nas z powrotem na szczyt. Zebraliśmy więc tę listę. Jeśli często pracujesz z danymi, nie musisz tego robić zbyt często, oczywiście, wiedziałbyś, że ta lista jest razem jako jednostka. Co więc możemy zrobić dalej z tabelą przestawną? Po wskazaniu opcji Sortuj, Filtr i Suma częściowa i przypomnisz sobie o tych możliwościach, z pewnością pomyślisz, że tabela przestawna znajduje się na tej samej karcie Dane w systemie menu Wstążki, ale tak nie jest, jest na karcie Wstawianie. Istnieje funkcja, której przyjrzymy się, być może później, Zalecane tabele przestawne, ale przejdźmy od razu do pomysłu, że chcielibyśmy zobaczyć tabelę przestawną, a może to, co chcielibyśmy zrobić, to utworzyć tabelę przestawną wyglądającą jak to, co widzimy po prawej stronie, ta lista. Szybkie spojrzenie na to, nawiasem mówiąc, suma wynosi 7997 i możesz zobaczyć, kto jest najlepszym wykonawcą, przynajmniej pod względem sprzedanych przedmiotów. Oto on jest tutaj, Sam Ramey, ponad tysiąc, jedyny ponad tysiąc. Spodziewamy się więc, że wkrótce zobaczymy tę listę. Teraz, oczywiście, muszę o tym porozmawiać, ponieważ robimy to, więc zajmie to nieco więcej niż 10 sekund. Tak więc, gdy już rozpoznamy, że nasze dane są w porządku, a przy okazji, możesz mieć tutaj puste komórki. To prawdopodobnie nie jest to, czego chcesz, ale to nie powstrzyma nas przed utworzeniem tabeli przestawnej. Po prostu upewnij się, że nie mamy żadnych pustych komórek na całej linii, a nie mamy tego w tym przykładzie. Kliknij dowolną komórkę w tym miejscu. Na karcie Wstawianie przycisk po lewej stronie. Wiele razy po prostu klikniesz ten przycisk, a następnie klikniesz przycisk OK. Domyślna lokalizacja tabeli przestawnej będzie znajdować się w nowym arkuszu i to właśnie zrobimy za pierwszym razem. Zazwyczaj chcesz rzucić okiem na zakres tabel. Czy program Excel ustalił zakres danych? Z pewnością ma tutaj. Mówi, że widzę dane z komórki A1 w lewym górnym rogu do komórki H910 w prawym dolnym rogu. Klikniemy przycisk OK. Wkrótce zobaczymy nowy arkusz z symbolem zastępczym tabeli przestawnej, gotowy do utworzenia tabeli przestawnej. Symbol zastępczy po lewej stronie. Po prawej stronie zobaczysz okno dialogowe Pola tabeli przestawnej. Teraz może być zadokowany lub zakotwiczony po prawej stronie i to jest w porządku, możesz go tam zostawić. Jeśli chcesz, możesz kliknąć i przeciągnąć pasek tytułu, przeciągnąć go tutaj, możesz ewentualnie zmienić jego rozmiar. Teraz tak naprawdę nie masz jeszcze żadnego uzasadnienia, aby to zrobić, ale podczas pracy z tabelami przestawnymi czasami warto mieć to bliżej danych, ale możesz to trochę przesunąć, jeśli chcesz. Jeśli chcesz, aby wrócił do swojej zadokowanej pozycji, po prostu kliknij dwukrotnie pasek tytułu, a na chwilę po prostu go tam zostawię. Oto jesteśmy. Widzimy tutaj w górnej części wszystkie nazwy pól, które widzieliśmy wcześniej. Teraz wszystko, co muszę zrobić, aby uzyskać tę tabelę przestawną, to najpierw kliknąć Sprzedawca, a dwie rzeczy będą się działy na ekranie. Po lewej stronie widzimy alfabetyczną listę wszystkich naszych sprzedawców. Poniżej listy Pól tabeli przestawnej znajduje się sekcja o nazwie ROWS. Czasami są one określane jako etykiety wierszy, a w tabeli przestawnej, która na razie nie ma liczb, widzimy również ten termin Etykiety wierszy. Teraz kliknę pole nie. Przedmiotów. Śledzimy nie. sprzedanych przedmiotów. Jest to pole liczbowe, które automatycznie pojawi się w tabeli przestawnej i zobaczymy je po lewej stronie, a także poniżej tutaj, w sekcji zwanej obszarem WARTOŚCI. Sformułowanie może wydawać się trochę dziwne, ale oto te sumy. Pamiętasz 7997, który widzieliśmy? Wtedy możesz zobaczyć, kto jest naszym najlepszym sprzedawcą, to Sam Ramey, właśnie tutaj. Trzecią rzeczą, którą musimy zrobić, jest przeciąganie. Po prostu przeciągnij dowolne pole do obszaru KOLUMNY, więc jeśli chcemy zobaczyć Produkty, przeciągniemy Produkt do obszaru KOLUMNY, a tam jest nasza tabela przestawna. Jeśli wrócimy do rzeczywistego arkusza roboczego, od którego zaczęliśmy tutaj, arkusza Tworzenie, zobaczymy po prawej stronie, ostatecznie te same liczby. Oczywiście nie zapamiętasz ich wszystkich, ale weźmy Dotty Kirsten tutaj, 209, 118. Przeskocz z powrotem, oto jesteśmy, 209, 118, a wszystkie inne liczby są również dokładne. Mamy tabelę przestawną i myślę, że moglibyście sobie wyobrazić, że dzieje się to jeszcze szybciej, gdybym nie wyjaśniał i nie mówił o tym po drodze. Łatwo się dostać. Mamy tabelę przestawną i muszę wspomnieć o tych długich formułach, które widzieliśmy wcześniej, a nie o formule w zasięgu wzroku. Nie tylko nie ma tu formuł, ale także formuł wzdłuż sum wielkich. PivotTable zrobił to dla nas w tle. Mamy tabelę przestawną. Jedna sugestia, którą zwykle robię z tabelami przestawnymi i to, co zwykle robię sam, gdy tworzę tabelę przestawną, terminy Etykiety kolumn i Etykiety wierszy, choć cenne, i są to terminy, z którymi chcesz się zapoznać, niekoniecznie muszą być tutaj, ale pozwólcie, że wskażę, gdy patrzymy na listę pól tabeli przestawnej po prawej stronie, i zamierzam przesunąć górną część w ten sposób, abyśmy mogli zobaczyć trochę lepiej, ta dolna część tabeli przestawnej jest naprawdę opłacalna. Przypomina nam układ tabeli przestawnej i pole tutaj z napisem ROWS, w samej tabeli przestawnej widzimy etykiety wierszy. ROWS lub Etykiety wierszy, po lewej stronie, są w ROWS. Jest to nazywane obszarem ROWS lub czasami obszarem Etykiety wierszy w tabeli przestawnej. U góry znajdują się etykiety kolumn, które odpowiadają temu, co widzimy na liście Pola tabeli przestawnej w tej dolnej części, obszarze KOLUMNY, a liczby tutaj znajdują się w sekcji o nazwie OBSZAR WARTOŚCI. Teraz, jeśli pracujesz z danymi, jesteś analitykiem, patrzysz na liczby, biorąc pod uwagę inne układy, być może, z pewnością nie będzie ci to przeszkadzać, aby to zobaczyć, a nawet w niektórych miejscach prezentacji, to też nie jest takie złe, ale myślę, że większość z nas prawdopodobnie wolałaby nie widzieć tutaj ani nic, albo być może rzeczywiste etykiety pól, które widzimy, innymi słowy, Sprzedawca i Produkt. Jest jeszcze coś, co mogłeś rozpoznać. Nie tylko mamy tę listę pól tabeli przestawnej po prawej stronie, ale mamy nową Wstążkę w systemie menu o nazwie Narzędzia tabel przestawnych. Istnieje karta Analiza z przyciskami powiązanymi z tabelami przestawnymi, a także karta Projektowanie, również związana z tabelami przestawnymi. Kliknij poza tabelą przestawną, tak jak teraz, znikają, a także lista pól po prawej stronie. Kliknij ponownie w tabeli przestawnej, lista pól pojawi się ponownie po prawej stronie, a także mamy nasze dwie karty kontekstowe powyżej. Jeśli nie chcesz widzieć tych terminów tutaj, jedną z opcji jest to, że na karcie Analiza po prawej stronie możemy po prostu wyłączyć nagłówki pól. Myślę, że mógłbyś argumentować za powiedzeniem: "Cóż, tak naprawdę nie są tu potrzebni, "wiemy, że to są produkty, " wiemy, że to są sprzedawcy, więc może nie potrzebujemy niczego. Myślę, że lepszym podejściem jest przywrócenie ich i przejście do karty Projektowanie, a to z pewnością nie jest oczywisty wybór przynajmniej za pierwszym razem, ale jeśli przejdziesz do Układ raportu, zobaczysz, a to oczywiście również nie byłoby oczywiste, obecnie przeglądamy tabelę przestawną w tak zwanej formie kompaktowej. Dwie pozostałe formy, Formularz konturu i Formularz tabelaryczny, faktycznie dają nam nagłówki pól zamiast tych terminów, Etykiety wierszy i Etykiety kolumn. Konspekt i Tabelaryczne są bardzo podobne. Główną różnicą jest to, że Tabela pokazuje linie siatki. Jest jeszcze jedna różnica, którą możemy zobaczyć później. Forma tabelaryczna, proszę bardzo, z liniami siatki, Konspektem, bez, ale ważniejsze, jak sądzę, dla wielu osób, Sprzedawcy i Produktu, a szczególnie jeśli drukujesz to, myślę, że chciałbyś zobaczyć to w arkuszu roboczym lub zrobić prezentację. Teraz, w tym wyglądzie, pamiętaj, że standardowe funkcje Excela są również prawie dostępne. Klikniemy w lewym górnym rogu, zaznaczając cały arkusz roboczy, kliknij dwukrotnie dowolną granicę kolumny, aby ponownie dostosować szerokość kolumny, co jest ważne. Moglibyśmy również ustawić tekst pod kątem, jeśli chcemy, górny rząd tutaj, to z pewnością nie jest krytyczne, ale możemy to również zrobić. Mamy tutaj dobre solidne informacje i jak zobaczycie w nadchodzących filmach, mamy możliwość szybkiego manipulowania tymi danymi i wyświetlania ich na różne sposoby. Utworzenie tabeli przestawnej nie zajmuje dużo czasu. W krótkim podsumowaniu tutaj, wracając do naszych danych źródłowych na karcie Tworzenie, po prostu, przede wszystkim, upewniliśmy się, że nasze dane są ciągłe, wiersz po wierszu, bez pustych wierszy, bez pustych kolumn. Kliknęliśmy w tabeli przestawnej, przeszliśmy do karty Wstawianie, kliknęliśmy ikonę tabeli przestawnej, a stamtąd po prostu kliknęliśmy OK i skończyliśmy na nowym arkuszu. Pamiętaj, że początkowo nie widzieliśmy nic po lewej stronie, ale potem na liście Pola tabeli przestawnej po prawej stronie kliknęliśmy pole Sprzedawca, kliknęliśmy pole Nie. Elementy, a następnie przeciągnij słowo Produkt do obszaru KOLUMNY, a tam znajduje się tabela przestawna. Szybka, łatwa i imponująca analiza na wyciągnięcie ręki.