Directiesecretaris COO/ Adviseur Medezeggenschapsraad

Functie­omschrijving

Heb je talent voor organiseren? Neem je graag je verantwoordelijkheid en ben je communicatief sterk? In de unieke dubbelfunctie van directiesecretaris en adviseur Medezeggenschapraad krijg je bij SSC-ICT een uitdagende taak, waarbij jouw ervaring meer dan welkom is.

Directiesecretaris COO

Als directiesecretaris van het Chief Operating Office weet je wat er speelt op de werkvloer en je vertaalt dit naar een advies voor het management en met name de Chief Operating Officer (COO). Jouw input bij inhoudelijke, procedurele en procesmatige activiteiten is heel belangrijk. Je senioriteit maakt je ook de aangewezen achtervang voor de secretaris van de CEO.

Dankzij jou verloopt iedere vergadering soepel en gestructureerd. Je zorgt voor een goede (inhoudelijke en procesmatige) voorbereiding, overlegt met de COO over de thema’s die op de agenda staan en neemt de verslaglegging voor je rekening. Daarnaast voer je de regie op de verspreiding van stukken, verzorg je annotaties voor de COO en coördineer je de opstelling van (jaar)plannen en memo’s van het COO Office.

Jij houdt als directiesecretaris oog op de navolging van genomen besluiten. Je weet hoe plannen op verschillende niveaus goedgekeurd en uitgewerkt worden. Soms wordt hierin ook een beroep gedaan op je creatieve pen. Bijvoorbeeld wanneer je de vraag krijgt om de eerste aanzet tot een beleidsplan op te stellen, of juist om de laatste check te doen. Af en toe zijn er (kleinere) projecten die de COO met een gerust hart in jouw handen laat. Zie het als een uitdaging om je ondernemerschap te tonen en al je talenten te benutten.

Adviseur Medezeggenschapsraad

In jouw rol als adviseur Medezeggenschapsraad adviseer en ondersteun je de directie inhoudelijk over de onderwerpen en stukken die, conform de Wet op de Ondernemingsraden (WOR), bij de Medezeggenschapsraad op tafel komen. Je adviseert inhoudelijk op concrete (voorgenomen) besluiten en hebt het fingerspitzengefühl om bij lopende projecten ongevraagd aan te geven welke aspecten de WOR raken. Je hebt een toetsende rol en je bent vraagbaak en intermediair tussen de organisatie en de Ondernemingsraad (OR).

Je bent aanwezig bij verschillende overleggen en je bereidt deze voor met annotaties. Zonder problemen schrijf je diverse brieven zoals adviesvragen, instemmingsverzoeken en besluiten. De input haal je actief op en stem je af met je collega’s. In nauw overleg met de ambtelijk secretaris van de OR zorg je dat de formele procesgang op orde is en blijft. Dit betekent het versturen en registreren van formele stukken, het inplannen van overleggen en het actief ophalen van informatie in de organisatie.

Functie-eisen

• Je hebt hbo-plus of wo-werk- en denkniveau.
• Je hebt werkervaring in een soortgelijke rol als directiesecretaris. Dat hoeft niet per definitie in een overheidsomgeving te zijn, al helpt Haagse ervaring zeker.
• Bij voorkeur heb je ervaring aan de medezeggenschapstafel, heb je ervaring met adviseren op en schrijven van formele brieven aan de OR, zoals adviesaanvragen of instemmingsverzoeken.
• Je bent schriftelijk sterk bij het redigeren van beleidsstukken en het schrijven van concepten.
• Je bent communicatief sterk in het contact met collega’s.
• Je hebt enige affiniteit met ICT.
  
  

Competenties

• Je ziet wat er gedaan moet worden en je onderneemt actie voordat het gevraagd wordt. Anderen leunen op jouw talent om alles goed te organiseren.
• Je kunt makkelijk schakelen tussen verschillende taken en onderwerpen. Nieuwe informatie maak je je snel eigen.
• Je hebt het vermogen om hoofdzaken van bijzaken te scheiden.
• Je kunt gestructureerd en planmatig werken.
• Je hebt een goed gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen en verantwoordelijkheden.
  
  

Arbeids­voorwaarden

• Salaris­niveau
  
  

schaal 12



Maand­salaris: Min €4691 - Max €6907