Crear una solicitud y definir la configuración de búsqueda

Los usuarios deben tener todos los roles en el grupo de roles de administradores de solicitudes de derechos del asunto (vea Permisos de Priva) para crear una solicitud. Hay dos formas de crear una solicitud:

• A partir de una plantilla, una opción rápida de configuración rápida que usa una configuración predeterminada personalizada; o
• La opción personalizada , que es un proceso guiado para recorrer toda la configuración.

Tipos de solicitud

Priva Subject Rights Requests admite cuatro tipos de solicitudes:

1. Acceso: proporciona un resumen de la información personal del interesado guardada por su organización en Microsoft 365.

2. Exportar: proporciona un resumen y un archivo exportado de elementos de contenido que contienen la información personal del interesado. Estos son los elementos revisados y marcados como Incluidos durante la revisión de los datos recopilados por la configuración de búsqueda.

3. Lista etiquetada para seguimiento: genera un resumen de los archivos que se etiquetaron durante la revisión de datos. Puede ver las etiquetas proporcionadas por Priva y configurar etiquetas personalizadas en la configuración de Priva.

4. Eliminar: elimina los elementos de contenido que contienen la información personal del interesado. Estos son los elementos marcados como Incluir durante la revisión de los datos recopilados, una vez completada la aprobación.

   Nota

   La creación y administración de una solicitud de eliminación implica pasos únicos además de lo que se muestra en este artículo. Consulte las instrucciones detalladas en Crear y administrar una solicitud de eliminación.

Introducción a la primera solicitud

Al iniciar una prueba o suscripción de solicitudes de derechos del asunto, ofrecemos una configuración sencilla y rápida para la primera solicitud que usa la configuración predeterminada. Esta configuración puede ayudarle a explorar el flujo de trabajo de solicitud de derechos del asunto y familiarizarse con su funcionalidad.

La primera vez que llegue a la página Solicitudes de derechos del asunto, verá un banner en la parte superior con un botón Introducción . Cuando un usuario selecciona este botón, aparece un panel flotante con la información del usuario rellenada previamente en los campos de nombre y correo electrónico y muestra toda la configuración predeterminada.

Explorando la funcionalidad de las solicitudes con tu información: probar una solicitud de derechos del tema basada en tu propia información puede ayudarte a familiarizarte y confortarte al desplazarte por cada etapa del proceso. Puede ver lo que devolverá una búsqueda predeterminada y puede practicar el ajuste de los resultados ajustando la configuración de búsqueda. En la pestaña Datos recopilados , puede revisar los elementos del área de vista previa a la derecha y practicar la des-ción del texto, la aplicación de etiquetas, la introducción de notas y el marcado de elementos para incluir o excluir para el informe final (encontrará detalles en Revisar datos para una solicitud de derechos del sujeto).

• No tiene que usar su información para crear su primera solicitud. Si está listo para iniciar una solicitud para un asunto de datos, reemplace su nombre y dirección de correo electrónico por la información del interesado.

Para aceptar toda la configuración y crear la solicitud, seleccione Crear. Se cerrará el panel y verá su nueva solicitud en la página Solicitudes de derechos del asunto . Para cambiar cualquiera de las opciones predeterminadas antes de crear la solicitud, seleccione Editar detalles de la solicitud, lo que le pondrá en el asistente para la creación de solicitudes de derechos del asunto.

Configuración rápida: Usar una plantilla con la configuración predeterminada

Al crear una solicitud directamente desde una plantilla, la configuración predeterminada está pensada para ayudarle a ponerse en marcha rápidamente. Las tres plantillas corresponden a los tres tipos de solicitud: Acceso a datos, Exportación de datos y Datos etiquetados para realizar otras acciones. Puede ver la configuración predeterminada de una plantilla y realizar cambios durante el proceso de creación de solicitudes.

Selección de la relación

Cada plantilla le permite seleccionar el tipo de relación entre el interesado y su organización, que a su vez determina la configuración predeterminada. Los puntos siguientes explican cómo afecta la relación que elija a la configuración de búsqueda de las plantillas:

• Empleado actual: los resultados de búsqueda se personalizan para evitar correos electrónicos o chats de Teams en los que ha participado el empleado o archivos que el empleado ha creado. Esta configuración simplifica los resultados de búsqueda, ya que los empleados actuales suelen tener acceso al contenido que han creado o a la comunicación en la que han participado.

• Antiguo empleado: la configuración de búsqueda prioriza el buzón del antiguo empleado (si está disponible) y los elementos creados por el empleado. Esta configuración tiene como objetivo devolver contenido en el que los antiguos empleados generaron o participaron.

• Cliente, posible empleado y otros: los resultados de búsqueda de estas relaciones no incluirán el contenido creado por el interesado y solo incluirán las versiones más recientes de elementos de SharePoint (obtenga más información en opciones de búsqueda avanzada).

Pasos para crear una solicitud a partir de una plantilla

1. En función del portal que estés usando:

   • En el nuevo portal de Priva (versión preliminar), seleccione Subject Rights Requets. En Datos de Microsoft 365 , en el panel de navegación izquierdo, selecciona Solicitudes de Microsoft 365 y, a continuación, selecciona Nueva solicitud.
   • En el portal de cumplimiento de Microsoft Purview clásico, seleccione Solicitudes de derechos de asunto en el panel de navegación izquierdo. En la esquina superior derecha de la pantalla, seleccione Crear una solicitud.

2. Busca el tipo de solicitud que quieres crear (Acceso a datos, Exportación de datos o Datos etiquetados para realizar más acciones) y selecciona Introducción. Aparece un panel flotante.

3. En Relación con la organización, seleccione la opción que describe la relación entre el interesado y su organización. Si selecciona Otros, aparecerá un campo de texto Otras relaciones en el panel flotante. Escriba un término que tenga sentido para su organización; por ejemplo, "paciente" o "estudiante".

4. Si quieres revisar todas las opciones de configuración predeterminadas y realizar cambios en cualquiera de ellas, selecciona el botón Ver configuración . La configuración aparece en el panel flotante. Para cambiar cualquier configuración, seleccione Editar configuración, que le llevará al proceso guiado que se describe a continuación.

5. Escriba los detalles del interesado:

   • El nombre y los apellidos, y la dirección de correo electrónico, son campos obligatorios. Para los empleados actuales y antiguos, al escribir el nombre del interesado en el campo Buscar un interesado aparecerá una lista de usuarios entre los que elegir. También puede seleccionar el vínculo situado debajo de ese campo para escribir manualmente su nombre y correo electrónico.
   • Es opcional especificar el país de residencia del interesado, el reglamento de privacidad asociado a su solicitud y un período de tiempo.

   Propina

   El período de tiempo predeterminado buscará contenido creado o modificado en los últimos 12 meses. Puede cambiar esta configuración para seleccionar todo el contenido creado en cualquier momento o establecer un período de tiempo personalizado.

6. Cuando haya terminado, seleccione Crear. Se le lleva a la página de solicitud de derechos del asunto con la nueva solicitud en la parte superior de la lista de solicitudes.

De forma predeterminada, la solicitud se denomina con el nombre del interesado y el tipo de solicitud. Para editar el nombre de la solicitud, seleccione la solicitud de la lista para abrir su página de detalles y seleccione el comando Editar en la parte superior de la pantalla. Llega al Asistente para la creación de solicitudes. Seleccione Siguiente hasta que avance a la página Solicitar nombre , donde puede editar el nombre y agregar una descripción.

Ninguna de las plantillas se pausa automáticamente en la fase de estimación de datos. Sin embargo, puede cambiar esta y otras opciones de configuración de búsqueda seleccionando Ver configuración en el panel flotante de la plantilla.

Configuración personalizada: proceso guiado para elegir todas las opciones de configuración

La opción de solicitud personalizada es un proceso guiado para crear una directiva. Empiece por elegir una plantilla y, a continuación, recorrer cada configuración para personalizar la directiva. Las instrucciones siguientes proporcionan detalles sobre la configuración básica que se aplica a cada uno de los tres tipos de directiva. Cuando la configuración difiere según el tipo de directiva, vinculamos a instrucciones específicas.

Siga los pasos siguientes para crear una solicitud:

1. En función del portal que estés usando:

   • En el nuevo portal de Priva (versión preliminar), seleccione Subject Rights Requets. En Datos de Microsoft 365 , en el panel de navegación izquierdo, selecciona Solicitudes de Microsoft 365 y, a continuación, selecciona Nueva solicitud
   • En el portal de cumplimiento de Microsoft Purview clásico, seleccione Solicitudes de derechos de asunto en el panel de navegación izquierdo. En la esquina superior derecha de la pantalla, seleccione Crear una solicitud.

2. En la opción Personalizado , seleccione Introducción. Se le incorpora al Asistente para la creación de solicitudes.

3. En la página Información del interesado , escribir el nombre y los apellidos del interesado es opcional, pero la dirección de correo electrónico es obligatoria. Seleccione Agregar identificador del interesado para proporcionar más información para ayudar a realizar la búsqueda, como alias, dirección o número de teléfono. Seleccione Agregar residencia para elegir el país de residencia del interesado. Seleccione la opción que identifica cómo está relacionado el interesado con su organización. Si elige Otros, escriba un término para describir la relación que tiene sentido para su organización; por ejemplo, "paciente" o "estudiante". Seleccione Siguiente para ir al paso siguiente.

4. En la página Ubicaciones , decida dónde desea buscar la información del interesado. Elija una o ambas de las siguientes ubicaciones moviendo el conmutador de estado junto a cada opción a la posición Activado :

   • Exchange: busque datos en buzones de Exchange y en chats individuales o grupales de Teams. Puede elegir buscar en todas las cuentas de Exchange de su organización o seleccionar Elegir cuentas para seleccionar usuarios individuales en el panel flotante de buzones de Exchange .

   • SharePoint: busque datos en sitios de SharePoint, sitios de OneDrive para la Empresa y canales de Teams. Puede elegir buscar en todos los sitios de SharePoint de su organización o seleccionar Elegir sitios para seleccionar usuarios individuales en el panel flotante de sitios de SharePoint .

   Propina

   Para obtener ayuda con la identificación de los términos de búsqueda adecuados, consulte los temas siguientes:

   • Direcciones URL y sitios de SharePoint: Administrar sitios en el Centro de administración de SharePoint proporciona instrucciones sobre cómo ordenar y filtrar sitios y cómo buscar un sitio de SharePoint. Use esta opción para buscar las direcciones URL que desea escribir en el campo de búsqueda del panel flotante de sitios de SharePoint .
   • Chats y canales de Teams: Get-Team muestra cómo buscar equipos en Microsoft Teams proporcionando propiedades o información específicas.
   • Sitios y direcciones URL de OneDrive: acerca de las direcciones URL de OneDrive proporciona información sobre el formato y las propiedades adecuados de la dirección URL de OneDrive de un usuario. Use esta opción para ayudarle a identificar los sitios de OneDrive en la búsqueda.

5. En la página Definir configuración de búsqueda , puede elegir realizar cambios en la búsqueda predeterminada eligiendo entre varias opciones de búsqueda avanzada. Aquí es donde también puede elegir obtener una estimación antes de que los datos se devuelvan automáticamente. Si eliges cualquiera de estas opciones, al seleccionar Siguiente procedes a pantallas adicionales. Obtén detalles en Definir configuración de búsqueda a continuación. Si no desea cambiar la búsqueda, deje todas las opciones en blanco y seleccione Siguiente para avanzar a la siguiente fase.

6. En la página Seleccionar el tipo de solicitud , elija el tipo de solicitud: Acceso, Exportar o Lista etiquetada para su seguimiento (consulte las descripciones anteriores). Indique si la solicitud pertenece a un reglamento de privacidad de datos. Revise o realice cambios en la fecha límite de finalización, que de forma predeterminada es dos semanas después de la fecha de creación de la solicitud. A continuación, selecciona Siguiente.

7. En la página Confirmar o editar el nombre de esta solicitud , puede conservar o editar el nombre descriptivo que se proporciona para la solicitud y escribir una descripción opcional. A continuación, selecciona Siguiente.

8. En la página Revisar y finalizar , revise el resumen de lo que ha escrito durante los pasos anteriores. Puede editar cualquier campo seleccionando el vínculo Editar en cada sección. Cuando haya terminado, seleccione Crear solicitud.

Verá una pantalla de confirmación una vez creada la solicitud. Seleccione Listo para volver a la pantalla principal de solicitudes de derechos del asunto. La nueva solicitud se muestra en la parte superior de la lista de solicitudes. Selecciónelo de la lista para empezar a revisar y trabajar en las etapas de progreso.

Qué sucede después de crear la solicitud

Calculamos una estimación de la cantidad de datos que espera encontrar a partir de sus parámetros de búsqueda comienza inmediatamente. Visite la página de detalles de su solicitud en unos minutos a una hora para ver los resultados de la estimación y si la solicitud ha pasado a la siguiente fase. Su solicitud pasará automáticamente de Data Estimate a Data retrieval excepto en las siguientes circunstancias:

• Si seleccionó recibir una esimtae de datos primero en el paso 5, Definir la configuración de búsqueda, podrá ver detalles sobre la búsqueda y realizar cambios en la búsqueda antes de recuperar todos los datos. Tendrás que avanzar manualmente a la siguiente fase de recuperación de datos si pausaste en Estimación de datos.

• Si no eligió detenerse en la estimación de datos, pero pronosticamos que la búsqueda producirá un gran volumen de datos, verá una barra de mensajes en la parte superior de la solicitud con un vínculo para editar la búsqueda antes de continuar con la recuperación de datos.

Visite Estimación y recuperación de datos para obtener más información sobre estas etapas.

Definir la configuración de búsqueda

Al crear una solicitud de derechos de asunto, se ejecuta una búsqueda predeterminada en función de las selecciones que haya en la página Ubicaciones del asistente para la creación. Si desea realizar una búsqueda más dirigida, o si desea obtener una estimación de los datos antes de que se recuperen los elementos de contenido, puede realizar esas selecciones en la página De configuración de búsqueda del asistente para la creación de solicitudes.

Opciones de búsqueda avanzada

• Refinar la búsqueda: esta opción le permite especificar propiedades adicionales para ayudar a identificar al interesado entre los datos de su organización. Después de elegir esta opción, se le pedirá que agregue más parámetros de búsqueda, que se explican a continuación en Refinar la búsqueda.
• Incluir contenido creado por el interesado: esta opción busca contenido creado por el interesado. Algunos ejemplos son los archivos creados por el interesado o cargados en SharePoint por el interesado. Seleccionar esta opción puede aumentar significativamente la cantidad de datos devueltos.
• Incluir todas las versiones de los elementos: si seleccionó SharePoint como ubicación de búsqueda, la consulta de búsqueda predeterminada devolverá solo la versión actual de los elementos de SharePoint. Si activa esta casilla, se devuelve la versión actual y todas las versiones anteriores de elementos de SharePoint, lo que produce una cantidad significativamente mayor de datos para revisar.

Estimación de datos

La opción Obtener una estimación en primer lugar presenta una estimación de la cantidad de datos que esperamos encontrar antes de que los datos se recuperen automáticamente. Cuando su estimación se muestra en la página de detalles de la solicitud, puede elegir ver los resultados de la búsqueda y obtener una vista previa de una muestra de los elementos que se han descubierto. Si los elementos representan los resultados esperados, debe seleccionar Recuperar datos para continuar con la recuperación real de los elementos de contenido. Obtenga más detalles sobre la fase de estimación de datos.

Refinar la búsqueda

Si elige Restringir la búsqueda en la página Configuración de búsqueda, o si ha pausado en la fase Estimación de datos y elige editar la consulta de búsqueda, se le pedirá que proporcione una o más condiciones para dirigir aún más los resultados de la búsqueda. Cuando haya terminado de realizar selecciones en esta sección, la recuperación de datos de la solicitud se basará en la configuración de búsqueda.

Los detalles que se explican a continuación también son lo que se le pedirá que proporcione si ha pausado la fase de estimación de datos y elige editar la consulta de búsqueda.

Condiciones

En la página Definir configuración de búsqueda , selecciona Agregar condiciones de búsqueda. Se abrirá un panel flotante Restringir la búsqueda . Seleccione Agregar condiciones para ver un menú de opciones de las condiciones que puede proporcionar. Algunos ejemplos son el nombre del elemento, el nombre del remitente y los destinatarios, el tipo de datos personales y si el elemento se compartió externamente fuera de su organización. Cuando selecciona un elemento del menú, escribe un valor y designa si la búsqueda debe incluir alguno, todo o ninguno del valor que escriba. Los campos de texto de los valores admiten varias entradas separadas por un punto y coma. Cuando hayas terminado de agregar condiciones, selecciona Guardar para cerrar el panel flotante y, a continuación, selecciona Siguiente.

Pasos siguientes

Una vez creada la solicitud, la verá enumerada en la página de solicitud de derechos del asunto. Para obtener más información sobre cómo continuar con la revisión, vea Revisar datos y colaborar en solicitudes.

Declinación de responsabilidades

Declinación de responsabilidades de Microsoft Priva